Article A823-14 of the French Commercial code

The standard of professional practice relating to management declarations, approved by the Minister of Justice, is set out below:

MANAGEMENT STATEMENTS

Introduction

1. As part of the audit of the accounts, members of management, including the legal representative, make statements to the statutory auditor. These constitute elements collected to reach conclusions on which he bases his opinion on the accounts.

2. The purpose of this standard is to define:

– the principles relating to the use by the statutory auditor of management declarations obtained during the audit of the accounts;

– the principles relating to the declarations that the statutory auditor considers necessary to conclude on the assertions that he wishes to verify;

– the possible consequences that the statutory auditor draws on the expression of his opinion from the fact that the legal representative responsible for the accounts does not provide him with the written declarations requested.

Use of management representations

3. Throughout the audit of the accounts, management makes oral or written statements to the statutory auditor, either spontaneously or in response to specific requests. These statements may be made by members of management with different levels of responsibility and areas of expertise depending on the matters to which the statements relate.

4. When they relate to significant elements of the accounts, the statutory auditor:

– seeks to collect elements that corroborate management’s statements;

– assesses, where appropriate, whether they are consistent with the other elements collected;

– determines whether the persons making these statements are those with the best competence and knowledge with regard to the elements on which they are expressing an opinion.

5. Where the statutory auditor identifies a management statement that does not appear to be consistent with other evidence gathered, the statutory auditor performs audit procedures to elucidate the inconsistency and, where appropriate, reconsiders the entity’s other management statements.

Statements that the statutory auditor considers necessary to conclude on the assertions it wishes to audit

6. The statutory auditor shall request from the legal representative a written formulation of the statements he considers necessary to conclude on the assertions he wishes to verify.

7. Independently of other written statements that the statutory auditor may consider necessary, he shall request from the legal representative written statements whereby:

– he declares that controls designed to prevent and detect errors and fraud have been designed and implemented in the entity;

– he considers that the uncorrected misstatements identified by the statutory auditor are not, alone or in the aggregate, material in relation to the accounts taken as a whole. A statement of these uncorrected misstatements is attached to this written declaration. In addition, when the legal representative considers that certain items reported on this statement do not constitute misstatements, he mentions this in his statement;

– he confirms that he has communicated to the statutory auditor his assessment of the risk that the financial statements may contain material misstatements resulting from fraud ;

– it declares that it has reported to it all proven fraud of which it has knowledge or which it has suspected, and involving management, employees with a key role in the internal control system or other persons whenever the fraud is likely to result in material misstatement of the accounts;

– he declares that he has reported to him all allegations of fraud having an impact on the entity’s accounts and brought to his attention by employees, former employees, analysts, regulators or others;

– he declares that, to the best of his knowledge, he has applied the legal and regulatory texts;

– it declares that it has provided in the notes to the financial statements, to the best of its knowledge, the information on related parties required by the accounting standards applied;

– when facts or events likely to call into question the entity’s ability to continue as a going concern have been identified, it declares that it has communicated to it the action plans defined for the future of the entity. It further declares that these action plans reflect management’s intentions;

– it declares that the main assumptions used to establish accounting estimates reflect management’s intentions and the entity’s ability, to date, to complete the planned actions…;

– it declares that to date it is not aware of any event occurring since the balance sheet date that would require accounting treatment or disclosure in the notes to the financial statements and/or in the report of the competent body to the body called upon to approve the financial statements.

8. Written statements may take the form of:

– a letter from the legal representative to the statutory auditor, referred to as a “letter of affirmation”;

– a letter from the statutory auditor to the legal representative in which he explains his understanding of these statements.

In addition, certain statements made by the legal representative may be recorded in an extract from the minutes of a meeting of the body responsible for administration.

9. When the statutory auditor requests a letter of affirmation, he asks that the signatory specify that he is drawing up the letter as the person responsible for drawing up the accounts, that the letter be dated and signed and that it be sent directly to him.

Where one of the declarations relates to a specific element of the accounts that requires particular technical skills, it may be co-signed by the member of management competent on the subject.

10. The letter of affirmation shall be issued as close as possible to the date of signature of the auditor’s report and may not be later than the latter.

11. When the statutory auditor sends a letter to the legal representative, he shall ask him to acknowledge receipt and to confirm in writing his agreement with the terms set out as close as possible to the date of signature of his report. This confirmation may not be later than the date on which the report is signed.

12. Where statements by the legal representative are recorded in an extract from the minutes of a meeting of a body referred to in Article L. 823-16 of the French Commercial Code, the statutory auditor shall ensure that the date of the meeting concerned is sufficiently close to the date on which his report is signed.

Consequences for the expression of the statutory auditor’s opinion of the failure of the legal representative to provide the requested written statements

13. Where the legal representative refuses to provide or confirm one or more of the written statements requested by the statutory auditor, the statutory auditor shall enquire of the legal representative as to the reasons for such refusal.

Based on the answers provided, the statutory auditor draws any consequences for the expression of his opinion.

Documentation

14. The statutory auditor shall keep in his working file the minutes of his interviews with the entity’s management and the written statements obtained from the latter.

Original in French 🇫🇷

Article A823-14

La norme d’exercice professionnel relative aux déclarations de la direction, homologuée par le garde des sceaux, ministre de la justice, figure ci-dessous :

DÉCLARATIONS DE LA DIRECTION

Introduction

1. Dans le cadre de l’audit des comptes, les membres de la direction, y compris le représentant légal, font des déclarations au commissaire aux comptes. Celles-ci constituent des éléments collectés pour aboutir à des conclusions sur lesquelles il fonde son opinion sur les comptes.

2. La présente norme a pour objet de définir :

– les principes relatifs à l’utilisation par le commissaire aux comptes des déclarations de la direction obtenues au cours de l’audit des comptes ;

– les principes relatifs aux déclarations que le commissaire aux comptes estime nécessaires pour conclure sur les assertions qu’il souhaite vérifier ;

– les conséquences éventuelles que le commissaire aux comptes tire sur l’expression de son opinion du fait que le représentant légal responsable des comptes ne lui fournit pas les déclarations écrites demandées.

Utilisation des déclarations de la direction

3. Tout au long de l’audit des comptes, la direction fait, au commissaire aux comptes, des déclarations, orales ou écrites, spontanées ou en réponse à des demandes spécifiques. Ces déclarations peuvent être faites par des membres de la direction de niveaux de responsabilité et de domaines de compétence différents selon les éléments sur lesquels portent les déclarations.

4. Lorsqu’elles concernent des éléments significatifs des comptes, le commissaire aux comptes :

– cherche à collecter des éléments qui corroborent les déclarations de la direction ;

– apprécie, le cas échéant, si elles sont cohérentes avec les autres éléments collectés ;

– détermine si les personnes à l’origine de ces déclarations sont celles qui possèdent la meilleure compétence et la meilleure connaissance au regard des éléments sur lesquels elles se prononcent.

5. Lorsque le commissaire aux comptes identifie une déclaration de la direction qui ne semble pas cohérente avec d’autres éléments collectés, il met en œuvre des procédures d’audit afin d’élucider cette incohérence et, le cas échéant, reconsidère les autres déclarations de la direction de l’entité.

Déclarations que le commissaire aux comptes estime nécessaires pour conclure sur les assertions qu’il souhaite vérifier

6. Le commissaire aux comptes demande au représentant légal une formulation écrite des déclarations qu’il estime nécessaires pour conclure sur les assertions qu’il souhaite vérifier.

7. Indépendamment d’autres déclarations écrites que le commissaire aux comptes estimerait nécessaires, il demande au représentant légal des déclarations écrites par lesquelles :

– il déclare que des contrôles destinés à prévenir et à détecter les erreurs et les fraudes ont été conçus et mis en œuvre dans l’entité ;

– il estime que les anomalies non corrigées relevées par le commissaire aux comptes ne sont pas, seules ou cumulées, significatives au regard des comptes pris dans leur ensemble. Un état de ces anomalies non corrigées est joint à cette déclaration écrite. En outre, lorsque le représentant légal considère que certains éléments reportés sur cet état ne constituent pas des anomalies, il le mentionne dans sa déclaration ;

– il confirme lui avoir communiqué son appréciation sur le risque que les comptes puissent comporter des anomalies significatives résultant de fraudes ;

– il déclare lui avoir signalé toutes les fraudes avérées dont il a eu connaissance ou qu’il a suspectées, et impliquant la direction, des employés ayant un rôle clé dans le dispositif de contrôle interne ou d’autres personnes dès lors que la fraude est susceptible d’entraîner des anomalies significatives dans les comptes ;

– il déclare lui avoir signalé toutes les allégations de fraudes ayant un impact sur les comptes de l’entité et portées à sa connaissance par des employés, anciens employés, analystes, régulateurs ou autres ;

– il déclare avoir, au mieux de sa connaissance, appliqué les textes légaux et réglementaires ;

– il déclare avoir fourni dans l’annexe des comptes, au mieux de sa connaissance, l’information sur les parties liées requise par le référentiel comptable appliqué ;

– lorsque des faits ou événements susceptibles de remettre en cause la continuité de l’exploitation de l’entité ont été identifiés, il déclare lui avoir communiqué les plans d’actions définis pour l’avenir de l’entité. Il déclare en outre que ces plans d’actions reflètent les intentions de la direction ;

– il déclare que les principales hypothèses retenues pour l’établissement des estimations comptables reflètent les intentions de la direction et la capacité de l’entité, à ce jour, à mener à bien les actions envisagées ;

– il déclare qu’à ce jour il n’a connaissance d’aucun événement survenu depuis la date de clôture de l’exercice qui nécessiterait un traitement comptable ou une mention dans l’annexe et/ ou dans le rapport de l’organe compétent à l’organe appelé à statuer sur les comptes.

8. Les déclarations écrites peuvent prendre la forme :

– d’une lettre du représentant légal adressée au commissaire aux comptes, qualifiée de ” lettre d’affirmation ” ;

– d’une lettre adressée par le commissaire aux comptes au représentant légal dans laquelle il explicite sa compréhension de ces déclarations.

Par ailleurs, certaines déclarations du représentant légal peuvent être consignées dans un extrait de procès-verbal d’une réunion de l’organe chargé de l’administration.

9. Lorsque le commissaire aux comptes sollicite une lettre d’affirmation, il demande que le signataire précise qu’il établit cette lettre en tant que responsable de l’établissement des comptes, que la lettre soit datée et signée et qu’elle lui soit envoyée directement.

Lorsqu’une des déclarations porte sur un élément spécifique des comptes qui demande des compétences techniques particulières, celle-ci peut être cosignée par le membre de la direction compétent sur le sujet.

10. La lettre d’affirmation est émise à une date la plus rapprochée possible de la date de signature du rapport du commissaire aux comptes et ne peut être postérieure à cette dernière.

11. Lorsque le commissaire aux comptes adresse une lettre au représentant légal, il lui demande d’en accuser réception et de confirmer par écrit son accord sur les termes exposés à une date la plus rapprochée possible de la date de signature de son rapport. Cette confirmation ne peut être postérieure à la date de signature du rapport.

12. Lorsque des déclarations du représentant légal sont consignées dans un extrait de procès-verbal d’une réunion d’un organe mentionné à l’article L. 823-16 du code de commerce, le commissaire aux comptes s’assure que la date de la réunion concernée est suffisamment proche de la date de signature de son rapport.

Conséquences sur l’expression de l’opinion du commissaire aux comptes du fait que le représentant légal ne fournit pas les déclarations écrites demandées

13. Lorsque le représentant légal refuse de fournir ou de confirmer une ou plusieurs des déclarations écrites demandées par le commissaire aux comptes, celui-ci s’enquiert auprès de lui des raisons de ce refus.

En fonction des réponses formulées, le commissaire aux comptes tire les conséquences éventuelles sur l’expression de son opinion.

Documentation

14. Le commissaire aux comptes conserve dans son dossier de travail les comptes rendus de ses entretiens avec la direction de l’entité et les déclarations écrites obtenues de cette dernière.