Article A823-4 of the French Commercial code

The professional practice standard relating to the documentation of the audit of accounts, approved by the Minister of Justice, is shown below:

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NEP-230. Documentation of the audit of accounts

Introduction

01. The statutory auditor shall establish for each entity it audits a file containing the documentation of the audit of the accounts. This obligation arises from the provisions of article R. 823-10 of the French Commercial Code.

02. The statutory auditor shall include in his file the documents that make it possible to support the opinion expressed in his report and that make it possible to establish that the audit of the accounts was carried out in compliance with the legal and regulatory texts and in accordance with professional practice standards.

03. The purpose of this standard is to define the principles relating to the documentation of the work carried out by the statutory auditor in the context of his audit assignment.

Other professional practice standards provide guidance on the documentation of the work carried out by the statutory auditor in the context of his audit assignment.
Certain other professional practice standards provide clarification on specific items to be included in the file without calling into question the principles set out in this standard.

Form, content and scope of documentation

04. The statutory auditor shall document such matters as will enable any other person experienced in the practice of auditing and not involved in the engagement to be able to understand:

-the planning of the audit, the main elements of which are formalised in the engagement plan and work programme;

-the nature, timing and extent of audit procedures performed;

-the characteristics that make it possible to identify the elements that it has tested in order to specify the scope of the procedures performed;

the results of these procedures and the elements collected;

-problems concerning significant elements of the product
-problems concerning significant elements of the accounts that were identified during the audit and the auditor’s conclusions on these problems.

05. The statutory auditor shall also formalise in his file any exchanges that have taken place with the entity’s management or with other interlocutors in respect of significant elements of the accounts.

Where the statutory auditor identifies information that is contradictory or inconsistent with the conclusion he has reached on an issue relating to material items in the accounts, he shall document in the file the manner in which he has dealt with this contradiction or inconsistency in reaching his final conclusion.

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06. The statutory auditor shall formalise the documentation on paper, electronically or on any other medium that enables all legible data to be retained for the statutory retention period.

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07. Pursuant to Article R. 823-10 of the Commercial Code, the statutory auditor shall provide the explanations and justifications that the supervisory authorities consider necessary. These explanations and justifications do not constitute part of the documentation, even if they are provided by the statutory auditor to clarify the information contained in his file.

08. The items of documentation in the file mention the identity of the member of the audit team who carried out the work and the date on which it was carried out.

If there is a review of the work carried out by the auditor, the auditor should be informed of this.
If there is a review of the work, the documentation also mentions the identity of the person who carried out the review and the date and scope of the review.

Timetable

09. The statutory auditor shall document his work as and when it is carried out and within a timeframe that is compatible with its review.

After the date of signature of his report, the statutory auditor may not make any substantive changes to the documentation. He may only make formal changes or review their classification within a period of sixty days after the date on which the report on the accounts is signed.

10. When the statutory auditor becomes aware, between the date of signature of his report and the date of approval of the accounts, of an event that leads him to implement new audit procedures or to formulate new conclusions, he shall complete his file by recording:

-the circumstances in which the event occurred;

-the nature of the event;

the nature, timing and extent of the audit procedures performed as a result;

-the characteristics that enable the identification of the event
-the characteristics that make it possible to identify the elements that it has tested in order to specify the scope of the procedures carried out;

-the results of these procedures and the elements collected.

This includes events after the end of the financial year.

11. In accordance with the provisions of article R. 821-68 of the French Commercial Code, without prejudice to the provisions of paragraphs 74 and 75 of the standard of professional practice relating to the obligations of the statutory auditor with regard to the fight against money laundering and terrorist financing, the file is kept in its entirety for the statutory retention period of six years.

Original in French 🇫🇷

Article A823-4

La norme d’exercice professionnel relative à la documentation de l’audit des comptes, homologuée par le garde des sceaux, ministre de la justice, figure ci-dessous :

NEP-230. Documentation de l’audit des comptes

Introduction

01. Le commissaire aux comptes constitue pour chaque entité qu’il contrôle un dossier contenant la documentation de l’audit des comptes. Cette obligation résulte des dispositions de l’article R. 823-10 du code de commerce.

02. Le commissaire aux comptes fait figurer dans son dossier les documents qui permettent d’étayer l’opinion formulée dans son rapport et qui permettent d’établir que l’audit des comptes a été réalisé dans le respect des textes légaux et réglementaires et conformément aux normes d’exercice professionnel.

03. La présente norme a pour objet de définir les principes relatifs à la documentation des travaux effectués par le commissaire aux comptes dans le cadre de sa mission d’audit.

Certaines autres normes d’exercice professionnel apportent des précisions quant à des éléments particuliers à faire figurer au dossier sans que cela remette en cause les principes énoncés dans la présente norme.

Forme, contenu et étendue de la documentation

04. Le commissaire aux comptes consigne dans son dossier les éléments qui permettent à toute autre personne ayant une expérience de la pratique de l’audit et n’ayant pas participé à la mission d’être en mesure de comprendre :

-la planification de l’audit dont les principaux éléments sont formalisés dans le plan de mission et le programme de travail ;

-la nature, le calendrier et l’étendue des procédures d’audit effectuées ;

-les caractéristiques qui permettent d’identifier les éléments qu’il a testés afin de préciser l’étendue des procédures mises en œuvre ;

-les résultats de ces procédures et les éléments collectés ;

-les problématiques concernant les éléments significatifs des comptes qui ont été relevées au cours de l’audit et les conclusions du commissaire aux comptes sur ces problématiques.

05. Le commissaire aux comptes formalise également dans son dossier les échanges intervenus avec la direction de l’entité ou avec d’autres interlocuteurs au titre des éléments significatifs des comptes.

Lorsque le commissaire aux comptes identifie une information contradictoire ou incohérente avec la conclusion qu’il a formulée sur une problématique concernant des éléments significatifs des comptes, il documente dans le dossier la manière dont il a traité cette contradiction ou cette incohérence pour parvenir à sa conclusion finale.

06. Le commissaire aux comptes formalise la documentation sur un support papier, un support électronique ou tout support permettant de conserver l’intégralité des données lisibles pendant la durée légale de conservation du dossier.

07. En application de l’article R. 823-10 du code de commerce, le commissaire aux comptes fournit les explications et les justifications que les autorités de contrôle estiment nécessaires. Ces explications et justifications ne constituent pas un élément de documentation même si elles sont fournies par le commissaire aux comptes pour préciser l’information contenue dans son dossier.

08. Les éléments de documentation consignés dans le dossier mentionnent l’identité du membre de l’équipe d’audit qui a effectué les travaux et leur date de réalisation.

S’il existe une revue des travaux, les éléments de documentation mentionnent également l’identité de la personne qui a effectué la revue ainsi que la date et l’étendue de cette revue.

Calendrier

09. Le commissaire aux comptes documente ses travaux au fur et à mesure de leur réalisation et dans des délais compatibles avec leur revue.

Au-delà de la date de signature de son rapport, le commissaire aux comptes ne peut apporter aucune modification de fond aux éléments de documentation. Il ne peut y apporter que des modifications de forme ou revoir leur classement dans un délai de soixante jours après la date de signature du rapport sur les comptes.

10. Lorsque le commissaire aux comptes a connaissance, entre la date de signature de son rapport et la date d’approbation des comptes, d’un évènement qui le conduit à mettre en œuvre de nouvelles procédures d’audit ou à formuler de nouvelles conclusions, il complète son dossier en y consignant :

-les circonstances de la survenance de cet évènement ;

-la nature de cet évènement ;

-la nature, le calendrier et l’étendue des procédures d’audit mises en œuvre en conséquence ;

-les caractéristiques qui permettent d’identifier les éléments qu’il a testés afin de préciser l’étendue des procédures mises en œuvre ;

-les résultats de ces procédures et les éléments collectés.

Il s’agit notamment d’évènements postérieurs à la clôture de l’exercice.

11. Conformément aux dispositions de l’article R. 821-68 du code de commerce, sans préjudice des dispositions des paragraphes 74 et 75 de la norme d’exercice professionnel relative aux obligations du commissaire aux comptes en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, le dossier est conservé dans son intégralité durant la durée légale de conservation de six ans.