Article Annexe A of the French General Code of Local Authorities

Agents’ travel expenses (1)

(1) Agents will be reminded that the supporting documents in their possession must be produced in support of the statement, to their managing department.

1. Identification of the agent

Specify:

– surname;

– first name;

– grade or post;

– family residence;

administrative residence.
– administrative residence;

2. Detailed settlement of rights

Indicate:

– place of travel;

– the reason for the journey.

2.1 Personal transport costs

For journeys for which reimbursement of expenses is claimed, specify:

– the journey made;

– the mode of transport used or the nature of the vehicle used.

2.1.1 Use of public transport

a) General case: indicate the fare paid.

b) For employees who frequently travel within the territory of the municipality of their administrative residence, the municipality where the temporary travel takes place or the municipality of their family residence: indicate the price of the season ticket paid.

2.1.2 Use of a personal vehicle

a) Use of a private land motor vehicle

Compensation paid on the basis of the cheapest public passenger transport fare:

Indicate the price of the mode of public transport.
Indicate the price of the public transport mode chosen.

Compensation in the form of mileage allowances:

If using a private vehicle (car), indicate:

– the tax rating of the vehicle;

– the number of kilometres travelled since the beginning of the calendar year for service purposes;

– the number of kilometres travelled in respect of the journey for which compensation is requested;

– the applicable rate(s);

> the amount of mileage allowance claimed
– the amount of the mileage allowance;

Where a motorbike, moped or other motor vehicle is used indicate:

– the engine capacity of the vehicle;

– the number of kilometres travelled in respect of the journey for which compensation is claimed;

– the applicable rate or rates;

> the amount of the mileage allowance
– the amount of the mileage allowance;

Indemnification of an agent posted abroad, indicate:

– the average price in euros, excluding tax, of a 5CV to 7CV three-year old vehicle chosen by the local authority;

– the number of kilometres covered by the journey for which compensation is requested;

>the price of fuel in the country concerned
– the price of fuel in the country concerned;

b) Use of a taxi, hire car or personal vehicle other than a land motor vehicle

>.
Indicate the amount of compensation

c) Reimbursement of car park and motorway toll charges

Indicate amount paid.
Indicate amount paid.

2.2 Mission expenses

2.2.1 Missions and temporary assignments in mainland France

Indicate:

– the number of meals taken during the assignment or temporary assignment;

– the number of overnight stays during the assignment or temporary assignment.

2.2.2 Overseas or foreign assignments

Indicate:

– number of days on assignment;

– specify, where applicable, whether the agent is provided with free accommodation, is fed at one of the midday or evening meals, is fed and accommodated free of charge at the midday and evening meals;

– nature and amount of miscellaneous expenses incurred.

2.2.3 Overseas or foreign tour

Indicate:

– number of days on tour;

– specify, where applicable, whether the agent is provided with free accommodation, is fed at one of the midday or evening meals, is fed and accommodated free of charge at the midday and evening meals;

– nature and amount of miscellaneous expenses incurred.

2.3 Allowances for work placements as part of initial training (2) (3)

(2) Work placements carried out as part of continuing education initiatives are compensated in the form of mission allowances.

(3) These expenses must not also be covered by miscellaneous expenses incurred during tours and missions overseas and abroad (see 2.2.2 and 2.2.3)

Please specify:

– whether the trainee is provided with accommodation free of charge and whether the trainee has the opportunity to eat in an administrative restaurant or similar;

– whether the trainee will be provided with free meals at one of the two main meals during the placement;

– the duration of the work placement broken down by compensation period;

– the amount of traineeship allowance to be paid;

3. Summary

Specify:

– the agent’s total entitlement;

– the amount of any advances granted;

– the total sums due to the agent.

4. Signatures to be entered on the statement of expenses (4)

a) The agent:

– certifies the accuracy of the information given on the expense claim;

– dates and signs the statement of costs.

b) The representative of the local body:

– certifies the accuracy of all the information given on the expense claim;

dates and signs it.
– date and sign.

(4) When the expense claim is dematerialised, validation by the employee of the reimbursement claim in the local authority’s travel expense management software is equivalent to the employee signing the expense claim. By validating the claim, the employee certifies that the information on the expense claim is accurate. The signing of the corresponding mandate slip by the local authority or public institution is equivalent to signing the expense claim produced in XML format. This signature is equivalent to certification of all the information entered on the expense claim.

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Original in French 🇫🇷

Article Annexe A

Frais de déplacement des agents (1)

(1) Une mention rappellera à l’attention des agents que les pièces justificatives en leur possession doivent être produites à l’appui de l’état, à leur service gestionnaire.

1. Identification de l’agent

Préciser :

– nom ;

– prénom ;

– grade ou emploi ;

– la résidence familiale ;

– la résidence administrative.

2. Liquidation détaillée des droits

Indiquer :

– le lieu du déplacement ;

– le motif du déplacement.

2.1 Les frais de transport de personnes

Pour les déplacements dont le remboursement des frais est demandé, préciser :

– le trajet effectué ;

– le mode de transport utilisé ou la nature du véhicule utilisé.

2.1.1 Utilisation de transports publics

a) Cas général : indiquer le prix du titre de transport acquitté.

b) Pour l’agent qui se déplace fréquemment à l’intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune où s’effectue le déplacement temporaire ou de la commune de résidence familiale : indiquer le prix de l’abonnement acquitté.

2.1.2 Utilisation d’un véhicule personnel

a) Utilisation d’un véhicule terrestre à moteur personnel.

Indemnisation réalisée sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux :

Indiquer le prix du mode transport public retenu.

Indemnisation sous forme d’indemnités kilométriques :

En cas d’utilisation du véhicule personnel (voiture) indiquer :

– la puissance fiscale du véhicule ;

– le nombre de kilomètres parcourus depuis le début de l’année civile pour les besoins du service ;

– le nombre de kilomètres réalisés au titre du déplacement dont l’indemnisation est demandée ;

– le ou les taux applicable(s) ;

– le montant des indemnités kilométriques.

En cas d’utilisation d’une motocyclette, d’un vélomoteur ou un autre véhicule à moteur indiquer :

– la cylindrée du véhicule ;

– le nombre de kilomètres réalisés au titre du déplacement dont l’indemnisation est demandée ;

– le ou les taux applicable(s) ;

– le montant des indemnités kilométriques.

Indemnisation d’un agent en poste à l’étranger, indiquer :

– le prix moyen hors taxe en euros d’un véhicule de 5CV à 7CV de trois ans retenue par l’autorité territoriale ;

– le nombre de kilomètres réalisés au titre du déplacement dont l’indemnisation est demandée ;

– le prix du carburant dans le pays concerné.

b) Utilisation d’un taxi, d’un véhicule de location ou d’un véhicule personnel autre qu’un véhicule terrestre à moteur.

Indiquer le montant de l’indemnisation.

c) Remboursement des frais de parc de stationnement et de péage d’autoroute

Indiquer montant acquitté.

2.2 Frais de missions

2.2.1 Missions et intérims en métropole

Indiquer :

– le nombre de repas pris au cours de la mission ou de l’intérim ;

– le nombre de nuitées effectuées au cours de la mission ou de l’intérim.

2.2.2 Missions outre-mer ou à l’étranger

Indiquer :

– nombre de jours de mission ;

– préciser, le cas échéant, si l’agent est logé gratuitement, est nourri à l’un des repas de midi ou du soir, est nourri et logé gratuitement aux repas de midi et du soir ;

– nature et montant des frais divers exposés.

2.2.3 Tournée outre-mer ou à l’étranger

Indiquer :

– nombre de jours de tournée ;

– préciser, le cas échéant, si l’agent est logé gratuitement, est nourri à l’un des repas de midi ou du soir, est nourri et logé gratuitement aux repas de midi et du soir ;

– nature et montant des frais divers exposés.

2.3 Indemnités de stages dans le cadre d’actions de formation initiale (2) (3)

(2) Les stages réalisés dans le cadre d’actions de formation continue sont indemnisés sous forme d’indemnités de missions.

(3) Ces dépenses ne doivent pas être par ailleurs prises en charge au titre des frais divers exposés lors des tournées et des missions outre-mer et à l’étranger (voir 2.2.2 et 2.2.3)

Préciser :

– si le stagiaire est logé gratuitement et si le stagiaire a la possibilité de prendre ses repas dans un restaurant administratif ou assimilé ;

– si le stagiaire est nourri gratuitement à l’un des deux principaux repas durant le stage ;

– la durée du stage détaillée par période d’indemnisation ;

– le montant des indemnités de stage à verser.

3. Récapitulation

Préciser :

– le total des droits de l’agent ;

– le montant éventuel des avances consenties ;

– le total des sommes dues à l’agent.

4. Signatures à porter sur l’état de frais (4)

a) L’agent :

– certifie l’exactitude des renseignements portés sur l’état de frais ;

– demande le versement de la somme indiquée au point 3 ;

– date et signe l’état de frais.

b) Le représentant de l’organisme local :

– certifie l’exactitude de l’ensemble des indications portées sur l’état de frais ;

– date et signe.

(4) Lorsque l’état de frais est dématérialisé, la validation par l’agent de la demande de remboursement dans le logiciel de gestion des frais de déplacement de la collectivité vaut signature de l’état de frais par celui-ci. Par cette validation, l’agent certifie l’exactitude des renseignements portés sur l’état de frais. La signature du bordereau de mandats correspondant par la collectivité territoriale ou l’établissement public vaut signature de l’état de frais produit au format XML. Cette signature vaut certification de l’ensemble des indications portées sur l’état de frais.