Article Annexe B of the French General Code of Local Authorities

Statement of change of residence expenses

Items that must appear on the document(s) presented to the accountant (presentation in code form is excluded):

1. Identification of the agent

Specify:

– surname;

– first name;

– grade or post;

– index of remuneration or monthly remuneration base;

– marital status (single, married, partner in a PACS, cohabiting partner, widowed, divorced, legally separated).

2. Agent’s rights

Indicate:

– date of entry into the local authority or state civil service;

– date of taking up the duties in the previous post;

– date of installation in the new post;

– municipality of the former administrative residence;

– address of the former family home;

– address of the new family home;

– effective date of the change of family residence;

– reference to the decision giving rise to the entitlement, with article and paragraph of decree no. 90-437 of 28 May 1990 as amended or decree no. 2001-654 of 19 July 2001 which is being applied;

– whether it concerns the reconciliation of spouses or PACS partners;

>

– where applicable, information enabling the length of service condition to be assessed as having been met;

– where applicable, that the employer of the agent’s spouse, PACS partner or cohabiting partner does not pay for the agent’s removal expenses.

3. Beneficiaries

3.1 Spouse, PACS partner or cohabitee

Specify:

– surname (and maiden name);

– first name;

– profession;

– if both spouses, civil solidarity pact partners or cohabitees are not civil servants that the personal resources of the spouse, civil solidarity pact partner or cohabitee do not exceed the minimum civil service salary, or that the total of the personal resources of the spouse, civil solidarity pact partner or cohabitee and the gross salary of the agent does not exceed three and a half times the minimum salary mentioned above.

3.2 Children of the couple, of the agent, of the spouse, PACS partner or cohabitee, foster children, dependent children within the meaning of the legislation on family benefits, disabled children within the meaning of Article 196 of the General Tax Code, habitually living under the agent’s roof

Specify:

– surname;

– first name;

– date of birth ;

– any comments;

– where applicable, that the cost of transporting children and their furniture is not covered by the employer of the spouse, PACS partner or cohabitee.

3.3 Ascendants of the employee or spouse usually living under the employee’s roof and not subject to personal income tax

Specify:

– surname;

– first name;

– any observations;

– where applicable, that expenses relating to ascendants are not covered by the employer of the spouse or partner in a PACS.

.
4. Detailed calculation of entitlements

4.1 Personal travel expenses

For journeys for which reimbursement of expenses is claimed, specify:

– the journey made;

– the mode of transport used or the nature of the vehicle used.

4.1.1 Use of public transport

Indicate the fare paid.

4.1.2 Use of a private vehicle

a) Use of a private land motor vehicle

Compensation paid on the basis of the cheapest public passenger transport fare:

Indicate the price of the mode of public transport used.
Indicate the price of the mode of public transport chosen.

Compensation in the form of mileage allowances:

If using a private vehicle (car), indicate:

– the tax rating of the vehicle;

– the number of kilometres travelled since the beginning of the calendar year for service purposes;

– the number of kilometres travelled in respect of the journey for which compensation is requested;

– the applicable rate(s);

> the amount of mileage allowance claimed
– the amount of the mileage allowance;

b) Use of a taxi, hire car or personal vehicle other than a motorised land vehicle

Indicate the amount of compensation.

c) Reimbursement of car park and motorway toll charges

Indicate amount paid.
Indicate amount paid.

4.1.3 Total personal transport costs

Specify:

– the agent’s total entitlement;

– the amount of any advances granted;

– the total sums due to the agent, after application, where applicable, of the 20% deduction (art. 10, 12 and 13-2nd paragraph of decree no. 2001-654 of 19 July 2001).

Flat-rate allowance for transporting furniture or luggage

Specify:

– weight of luggage (P);

– or volume of furniture (V);

– distance in kilometres between the old and new residence;

– calculation of allowance;

> amount of allowance
– amount of the allowance;

– in the event of a change of residence between mainland France and Corsica or between mainland France and the coastal islands, amount of the additional allowance;

– total;

– the amount of any advances granted;

>
– the amount to be paid to the agent, after application, where applicable, of the 20% deduction (articles 10, 12 and 13-2nd paragraph of decree no. 2001-654 of 19 July 2001).

5. Commitments of the agent

5.1. If the agent’s family is already settled in the new family residence

The agent certifies that he/she has definitively relocated to his/her new personal residence with the members of his/her family for whom he/she is requesting payment of removal expenses;

5.2. If the family has not settled in the new family residence

Or the employee requests the lump-sum allowance for himself alone,

or
Or he/she requests the flat-rate allowance for himself/herself and all the members of his/her family and, in this case, undertakes to produce to his/her manager within one year of the date of his/her change of administrative residence, under penalty of repayment to the Treasury of the sums unduly received, proof that all the members of his/her family taken into account for the calculation of the allowance have actually joined him/her in his/her new family residence during the nine months following his/her installation in his/her new duties.

6. Summary

Total the sums due to the agent.

7. Signatures to be entered on the expense claim (1)

a) The agent:

– certifies the accuracy of the information given on the expense claim;

– dates and signs the statement of costs.

b) The representative of the local body:

– certifies the accuracy of all the information given on the statement of expenses (marital status of the agent; entitlement of the spouse, PACS partner or cohabitee, children, ascendants, etc.);

dates and signs it.

c) The representative of the local body
– date and sign.

(1) When the expense claim is dematerialised, the agent’s validation of the reimbursement claim in the local authority’s travel expense management software is equivalent to the agent’s signature of the expense claim. By validating the claim, the employee certifies that the information on the expense claim is accurate. The signing of the corresponding mandate slip by the local authority or public institution is equivalent to signing the expense claim produced in XML format. This signature is equivalent to certification of all the information entered on the expense claim.

8. Comments

Agents will be reminded that the supporting documents in their possession must be submitted to their management department in support of the statement.

Original in French 🇫🇷

Article Annexe B

Etat de frais de changement de résidence

Eléments qui doivent figurer sur le(s) document(s) présenté(s) au comptable (la présentation sous forme de codes est exclue) :

1. Identification de l’agent

Préciser :

– nom ;

– prénom ;

– grade ou emploi ;

– indice de rémunération ou base de rémunération mensuelle ;

– situation de famille (célibataire, marié, partenaire d’un PACS, concubin, veuf, divorcé, séparé de corps).

2. Droits de l’agent

Indiquer :

– date d’entrée dans la fonction publique territoriale ou de l’Etat ;

– date de prise de fonctions dans l’ancien poste ;

– date d’installation dans le nouveau poste ;

– commune de l’ancienne résidence administrative ;

– adresse de l’ancien domicile familial ;

– adresse du nouveau domicile familial ;

– date d’effet du changement de domicile familial ;

– référence de la décision génératrice du droit, avec article et paragraphe du décret n° 90-437 du 28 mai 1990 modifié ou du décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 dont il est fait application ;

– s’il s’agit d’un rapprochement d’époux, de partenaire d’un PACS ;

– le cas échéant, éléments permettant d’apprécier que la condition de durée de service est remplie ;

– si l’agent est ou n’est pas logé dans un logement meublé fourni par l’administration ;

– le cas échéant, que l’employeur du conjoint, partenaire d’un PACS ou concubin ne prend pas en charge les frais de déménagement de l’agent.

3. Ayants droit

3.1 Conjoint, partenaire d’un PACS ou concubin

Préciser :

– nom (et nom de jeune fille) ;

– prénom ;

– profession ;

– que les frais de déplacement du conjoint, partenaire d’un PACS ou concubin, ainsi que le transport de son mobilier, ne sont pas pris en charge par l’employeur de celui-ci ;

– si les deux conjoints, partenaires de pacte civil de solidarité ou concubins ne sont pas fonctionnaires que les ressources personnelles du conjoint, du partenaire de pacte civil de solidarité ou du concubin n’excèdent pas le traitement minimum de la fonction publique, ou que le total des ressources personnelles du conjoint, du partenaire de pacte civil de solidarité ou du concubin et le traitement brut de l’agent n’excède pas trois fois et demie le traitement minimum mentionné ci-dessus.

3.2 Enfants du couple, de l’agent, du conjoint, partenaire d’un PACS ou concubin, enfants recueillis, à charge au sens de la législation sur les prestations familiales, enfants infirmes au sens de l’article 196 du code général des impôts, vivant habituellement sous le toit de l’agent

Préciser :

– nom ;

– prénom ;

– date de naissance ;

– observations éventuelles ;

– le cas échéant, que les frais de transport des enfants et de leur mobilier ne sont pas pris en charge par l’employeur du conjoint, partenaire d’un PACS ou concubin.

3.3 Ascendants de l’agent ou du conjoint vivant habituellement sous le toit de l’agent et non assujettis à l’impôt sur le revenu des personnes physiques

Préciser :

– nom ;

– prénom ;

– observations éventuelles ;

– le cas échéant, que les frais concernant les ascendants ne sont pas pris en charge par l’employeur du conjoint ou partenaire d’un PACS.

4. Liquidation détaillée des droits

4.1 Les frais de transport des personnes

Pour les déplacements dont le remboursement des frais est demandé, préciser :

– le trajet effectué ;

– le mode de transport utilisé ou la nature du véhicule utilisé.

4.1.1 Utilisation de transports publics

Indiquer le prix du titre de transport acquitté.

4.1.2 Utilisation d’un véhicule personnel

a) Utilisation d’un véhicule terrestre à moteur personnel

Indemnisation réalisée sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux :

Indiquer le prix du mode transport public retenu.

Indemnisation sous forme d’indemnités kilométriques :

En cas d’utilisation du véhicule personnel (voiture) indiquer :

– la puissance fiscale du véhicule ;

– le nombre de kilomètres parcourus depuis le début de l’année civile pour les besoins du service ;

– le nombre de kilomètres réalisés au titre du déplacement dont l’indemnisation est demandée ;

– le ou les taux applicable(s) ;

– le montant des indemnités kilométriques.

b) Utilisation d’un taxi, d’un véhicule de location ou d’un véhicule personnel autre qu’un véhicule terrestre à moteur

Indiquer le montant de l’indemnisation.

c) Remboursement des frais de parc de stationnement et de péage d’autoroute

Indiquer montant acquitté.

4.1.3 Totalisation des frais de transport des personnes

Préciser :

– le total des droits de l’agent ;

– le montant éventuel des avances consenties ;

– le total des sommes dues à l’agent, après application, s’il y a lieu, de l’abattement de 20 % (art. 10, 12 et 13-2e alinéa du décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001).

Indemnité forfaitaire pour le transport de mobilier ou de bagages

Préciser :

– poids de bagages (P) ;

– ou volume de mobilier (V) ;

– distance kilométrique entre l’ancienne et la nouvelle résidence ;

– calcul de l’indemnité ;

– montant de l’indemnité ;

– dans le cas de changement de résidence entre la France continentale et la Corse ou entre la France continentale et les îles côtières, montant de l’indemnité complémentaire ;

– total ;

– le montant éventuel des avances consenties ;

– le montant à verser à l’agent, après application, s’il y a lieu, de l’abattement de 20 % (article 10, 12 et 13-2e alinéa du décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001).

5. Engagements de l’agent

5.1. Si la famille de l’agent est déjà installée dans la nouvelle résidence familiale

L’agent certifie qu’il est définitivement réinstallé à son nouveau domicile personnel avec les membres de sa famille pour lesquels il demande la prise en charge des frais de déménagement ;

5.2. Si la famille n’est pas installée dans la nouvelle résidence familiale

Ou l’agent demande le bénéfice de l’indemnité forfaitaire pour lui seul,

Ou il demande le bénéfice de l’indemnité forfaitaire pour lui-même et tous les membres de sa famille et, dans ce cas, s’engage à produire à son gestionnaire dans le délai d’un an à compter de la date de son changement de résidence administrative, sous peine de reversement au Trésor des sommes indûment perçues, la preuve que tous les membres de sa famille pris en compte pour le calcul de l’indemnité l’ont effectivement rejoint dans sa nouvelle résidence familiale au cours des neuf mois suivant son installation dans ses nouvelles fonctions.

6. Récapitulation

Totaliser les sommes dues à l’agent.

7. Signatures à porter sur l’état de frais (1)

a) L’agent :

– certifie l’exactitude des renseignements portés sur l’état de frais ;

– demande le versement de la somme indiquée au point 6 ;

– date et signe l’état de frais.

b) Le représentant de l’organisme local :

– certifie l’exactitude de l’ensemble des indications portées sur l’état de frais (situation matrimoniale de l’agent ; caractère d’ayants droit du conjoint, partenaire d’un PACS ou concubin, des enfants, des ascendants…) ;

– date et signe.

(1) Lorsque l’état de frais est dématérialisé, la validation par l’agent de la demande de remboursement dans le logiciel de gestion des frais de déplacement de la collectivité vaut signature de l’état de frais par celui-ci. Par cette validation, l’agent certifie l’exactitude des renseignements portés sur l’état de frais. La signature du bordereau de mandats correspondant par la collectivité territoriale ou l’établissement public vaut signature de l’état de frais produit au format XML. Cette signature vaut certification de l’ensemble des indications portées sur l’état de frais.

8. Observations

Une mention rappellera à l’attention des agents que les pièces justificatives en leur possession doivent être produites à l’appui de l’état à leur service gestionnaire.