Article Annexe II of the French Commercial code

NATIONAL COUNCIL APPROVAL

1. The following are approved, for the keeping of the special accounts of court-appointed administrators and court-appointed agents for the liquidation of companies, automated processing software that enables the professional users to comply with all the legal obligations to which they are subject in terms of special accounts and that complies with the provisions of the loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

This software must meet the requirements laid down by the National Council.

To develop these, the National Council appoints a committee comprising:

– members of the National Council’s IT committee;

– an IT expert chosen from the list of experts at the Court of Cassation, with a deputy;

– an auditor chosen from the list drawn up pursuant to the second paragraph of Article 58 of Decree no. 85-1389 of 27 December 1985, with a deputy, after consulting the Compagnie nationale des commissaires aux comptes.

This commission draws up a set of specifications submitted for approval to the Minister of Justice and approved by the National Council.

2. The compliance of software for the automated processing of the special accounts of court-appointed administrators and court-appointed agents for the liquidation of companies with the provisions of Law No. 78-17 of 6 January 1978, relating to information technology, files and freedoms, and with the specifications drawn up by the National Council is recorded by a certificate issued by a panel of two experts comprising:

– an information technology expert;

– an auditor.

The lists of IT experts and statutory auditors authorised for this purpose are drawn up by the National Council after, in the case of statutory auditors, an opinion from the Compagnie nationale des commissaires aux comptes.

To be authorised:

– a computer expert must appear as such on a list drawn up by the Court of Cassation;

– a statutory auditor must be entered on the list provided for in l’article 219 de la loi n° 66-537 du 24 juillet 1966 et figurer sur la liste établie en application du deuxième alinéa de article 58 of decree no. 85-1389 of 27 December 1985.

Any statutory auditor or IT expert registered on the above-mentioned lists must be free of any link whatsoever with a designer who develops software for the automated processing of the special accounts of judicial administrators and judicial representatives for the liquidation of companies. To this end, he or she shall sign an undertaking on his or her honour prior to registration.

3.The certificate of compliance is issued by the college of two experts. It must accurately identify the software references, in particular its name and version number. Where the software includes applications external to the keeping of special accounts, the attestation relates only to the module for automated processing of special accounts.

A new attestation is required prior to the commissioning of a new version of the software or, if the software includes applications outside special accounting, a new version of the software affecting the automated special accounting processing module.

4. The designer who develops software for the automated processing of special accounts chooses from the lists drawn up pursuant to paragraph 2 above, an IT expert and an auditor whom he instructs to carry out, at his own expense, the compliance review.

5. For the conformity examination, the experts have a right of access, in the presence of the designer-developer unless expressly exempted by the latter, to the documentation relating to the analyses, programming and execution of the processing with a view to carrying out any tests they deem necessary.

6. The College of Experts shall draw up a report describing its work and including, where appropriate, a certificate of compliance. It shall send a copy to the National Council.

The National Council shall ensure, in the light of this report, that the rules governing the appointment of the college of experts have been complied with and that there is an unqualified certificate of compliance that accurately identifies the software concerned.

The National Council then issues a receipt for the certificate of conformity and transfers it to the developer.

When the automated processing system for keeping special accounts is installed each time, the designer-developer issues a copy of the receipt for filing the certificate of compliance to the judicial administrator or the judicial representative for the liquidation of the companies concerned, who must keep it in order to present it, where appropriate, to his statutory auditor or to the auditors if they so request.

Any new version of the software (affecting, if it includes several applications, the special automated accounting processing module) that is not the subject of a new certificate of compliance from a college of experts will result in the lapse of the receipt issued by the National Council.

7. Subject to the transitional provisions set out in paragraph 9 below, the judicial administrator or the judicial representative for the liquidation of companies concerned shall inform the National Council by registered letter with acknowledgement of receipt as soon as special automated bookkeeping software is put into service in his office (or in an ancillary office), indicating its precise references as well as those of the receipt for filing the attestation of conformity.

8. These provisions shall apply even where the special accounts are kept in whole or in part by a processing centre outside the office of the judicial administrator or the judicial representative for the liquidation of companies.

9. Automated processing software for keeping special accounts in operation on the date of entry into force of these provisions must be subject to the procedure provided for above and receive their certificate of compliance no later than eighteen months after these rules are issued.

Original in French 🇫🇷

Article Annexe II

DE L’AGRÉMENT DU CONSEIL NATIONAL

1. Sont agréés, pour la tenue de la comptabilité spéciale des administrateurs judiciaires et des mandataires judiciaires à la liquidation des entreprises, les logiciels de traitement automatisés permettant aux professionnels utilisateurs de respecter l’ensemble des obligations légales auxquelles ils sont soumis en matière de comptabilité spéciale et conformes aux dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Ces logiciels doivent répondre aux prescriptions arrêtées par le Conseil national.

Pour l’élaboration de celles-ci, le Conseil national désigne une commission comprenant :

― les membres de la commission informatique du Conseil national ;

― un expert en informatique choisi sur la liste des experts près la Cour de cassation, avec un suppléant ;

― un commissaire aux comptes choisi sur la liste établie en application du deuxième alinéa de l’article 58 du décret n° 85-1389 du 27 décembre 1985, avec un suppléant, après avis de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes.

Cette commission rédige un cahier des charges soumis à l’approbation du ministre de la justice et arrêté par le Conseil national.

2. La conformité des logiciels de traitement automatisé de la comptabilité spéciale des administrateurs judiciaires et des mandataires judiciaires à la liquidation des entreprises aux dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, et au cahier des charges arrêté par le Conseil national est constatée par une attestation délivrée par un collège de deux experts composé :

― d’un expert en informatique ;

― d’un commissaire aux comptes.

Les listes des experts en informatique et des commissaires aux comptes habilités à cet effet sont arrêtées par le Conseil national après, s’agissant des commissaires aux comptes, avis de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes.

Pour être habilité :

― un expert en informatique doit figurer à ce titre sur une liste établie par la Cour de cassation ;

― un commissaire aux comptes doit être inscrit sur la liste prévue à l’article 219 de la loi n° 66-537 du 24 juillet 1966 et figurer sur la liste établie en application du deuxième alinéa de l’article 58 du décret n° 85-1389 du 27 décembre 1985.

Tout commissaire aux comptes ou expert en informatique inscrit sur les listes mentionnées ci-dessus doit être dépourvu de tout lien, de quelque nature que ce soit, avec un concepteur développeur d’un logiciel de traitement automatisé de la comptabilité spéciale des administrateurs judiciaires et mandataires judiciaires à la liquidation des entreprises. Il souscrit à cet effet un engagement sur l’honneur préalablement à son inscription.

3.L’attestation de conformité est délivrée par le collège des deux experts. Elle doit identifier avec précision les références du logiciel, notamment son nom et le numéro de sa version. Lorsque le logiciel comprend des applications extérieures à la tenue de la comptabilité spéciale, l’attestation ne porte que sur le module de traitement automatisé de la comptabilité spéciale.

Une attestation nouvelle est nécessaire préalablement à la mise en service d’une nouvelle version du logiciel ou, si le logiciel comprend des applications extérieures à la tenue de la comptabilité spéciale, d’une nouvelle version du logiciel affectant le module de traitement automatisé de la comptabilité spéciale.

4. Le concepteur développeur d’un logiciel de traitement automatisé de la comptabilité spéciale choisit sur les listes établies en application du paragraphe 2 ci-dessus, un expert en informatique et un commissaire aux comptes qu’il charge de procéder, à ses frais, à l’examen de conformité.

5. Pour l’examen de conformité, les experts disposent d’un droit d’accès, en présence du concepteur développeur sauf dispense expresse de celui-ci, à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements en vue de procéder aux tests qui leur sembleront nécessaires.

6. Le collège d’experts établit un rapport relatant ses diligences et comportant, le cas échéant, une attestation de conformité. Il en adresse un exemplaire au Conseil national.

Le Conseil national s’assure, au vu de ce rapport, du respect des règles de désignation du collège d’experts et de la présence d’une attestation de conformité exempte de réserve et permettant d’identifier avec précision le logiciel concerné.

Le Conseil national délivre alors un récépissé de dépôt de l’attestation de conformité et le transfert au concepteur développeur.

Lors de chaque installation du système de traitement automatisé de tenue de la comptabilité spéciale, le concepteur développeur délivre une copie du récépissé de dépôt de l’attestation de conformité à l’administrateur judiciaire ou au mandataire judiciaire à la liquidation des entreprises concerné qui doit la conserver pour la présenter, le cas échéant, à son commissaire aux comptes ou aux contrôleurs si ceux-ci lui en font la demande.

Toute nouvelle version du logiciel (affectant, si celui-ci comprend plusieurs applications, le module de traitement automatisé de la comptabilité spéciale) qui ne fait pas l’objet une nouvelle attestation de conformité d’un collège d’experts entraîne la caducité du récépissé délivré par le Conseil national.

7. Sous réserve des dispositions transitoires prévues au paragraphe 9 ci-après, l’administrateur judiciaire ou le mandataire judiciaire à la liquidation des entreprises concerné informe par lettre recommandée avec accusé réception le Conseil national dès la mise en service à son étude (ou dans un bureau annexe) d’un logiciel de traitement automatisé de tenue de comptabilité spéciale en indiquant ses références précises ainsi que celles du récépissé de dépôt de l’attestation de conformité.

8. Les présentes dispositions s’appliquent même lorsque la comptabilité spéciale est tenue en tout ou partie par un centre de traitement extérieur à l’étude de l’administrateur judiciaire ou du mandataire judiciaire à la liquidation des entreprises.

9. Les logiciels de traitement automatisé de tenue de comptabilité spéciale en fonctionnement à la date d’entrée en vigueur des présentes dispositions devront être soumis à la procédure prévue ci-dessus et recevoir leur attestation de conformité au plus tard dans un délai de dix-huit mois après l’arrêté de ces règles.