Article Annexe XIII of the French Commercial code

PRINCIPAL CONTROL OPERATIONS WITH A VIEW TO CONTROLLING THE FIGURED CHARACTERISTICS OF TRADE EVENTS

(Annex XIII of Annex 7-10 of Book Seven of the Decree section of the French Commercial Code)

I. – General principles

With a view to checking the numerical characteristics of commercial events, the body carries out the following two types of check:

– first-level check: accounting-type check of documents communicated by the event organiser;

– second-level check: consistency check between the results of the first-level check and the numerical characteristics usually observed by the profession for this type of event.

For these checks, the body:

– complies with the regulatory definitions in force;

– uses, to carry out the second level check, only the official figures published by the ministry responsible for trade.

The body follows the following steps:

1. Registration of the prior application from the event organiser;

2. Collection of the event’s numerical characteristics from the organiser;

3. First-level control of the data collected;

4. Drawing up a provisional report based on the results of the first-level check;

5. Second-level control of the data collected;

6. Drawing up of a final report-validating the numerical characteristics of the event-on the basis of the results of the second-level check.

The body responsible for checking the figures for commercial events collects from the event organiser the documents and information required for these operations, and in particular:

– accounting documents: invoices, account statements relating to income from exhibitors, ticket sales and advance sales;

– figures declared by the organiser after the event (press release….);

– any documents it deems useful;

– exhibitors’ registration files mentioning rates, surface areas occupied and amounts invoiced;

– layout plan of the event ;

– where applicable, catalogue of the event and its addenda;

– list of exhibitors (contact details, surface areas occupied, amounts invoiced by type of service provided and, where applicable, nationality) ;

– list breaking down exhibitors into main exhibitors and co-exhibitors;

– where applicable, list breaking down exhibitors into French and foreign exhibitors;

– net areas allocated to entertainment or presentations related to the theme of the event;

– the total surface area, known as the gross surface area, rented by the site manager to the event organiser;

– ticket stubs checked at the entrance to the event, classified by category;

– number of visitors registered in advance and who actually visited the event and number of visitors registered at the entrance to the event ;

– invoice for the issue of admission tickets showing serial numbers;

– if applicable, bailiff’s report of destruction of ticketing ;

– for an event whose visitors are recorded by an external service provider of the organiser, the certified true and correct document attesting to the number of visitors checked;

– the number of badges allocated by the organiser to exhibitors’ staff.

II. – Control procedures

A. – First level control

This is an accounting type control, based on documents, either on site at the event organiser’s premises or on the basis of documents sent by the organiser. It covers:

1. The number of exhibitors:

– reconciliation of the number of exhibitors checked with the list of exhibitors provided by the organiser;

– reconciliation of the data mentioned in the exhibitors’ registration files (surface areas occupied and amounts invoiced) with those in the list of exhibitors and with the layout plan of the event;

– reconciliation of the rental rates recorded with the rates mentioned on the registration forms as well as on a random sampling of invoices issued;

– reconciliation of the amount of income from stand rental with the account statements relating to income relating to exhibitors;

– reconciliation of the list of co-exhibitors checked with the certificates of the main exhibitors providing accommodation.

2. On the number of visitors:

For visitors with a ticket purchased at the event ticket offices or in advance:

– reconciliation of the price mentioned in the provisional minutes with that shown on the tickets;

– reconciliation of the amount of revenue mentioned in the provisional minutes with the account statements relating to revenue from ticket sales and advance sales;

– reconciliation of the amount of revenue mentioned in the provisional minutes with the number of ticket stubs checked classified by category.

For visitors with a ticket obtained from the event organiser, an exhibitor or a third party:

– reconciliation of the ticket publisher’s invoice with the number of tickets issued mentioned in the provisional minutes;

– reconciliation of the various prices with those mentioned in the registration packs;

– reconciliation of the amount of revenue mentioned in the provisional minutes with the statements of account relating to revenue from ticket sales and advance sales;

– reconciliation of the number of tickets issued, sold and not sold and, where applicable, the number mentioned in the bailiff’s report of destruction of the ticket office.

For events where the number of visitors is provided by an external service provider of the organiser:

– reconciliation of the information mentioned in the provisional minutes with the certified documents of the external service provider;

– reconciliation of the amount of revenue mentioned in the provisional minutes with the account statements relating to revenue from ticket sales and advance sales.

B. – Additional first-level inspection

In the absence of any hypothesis of anomaly, the inspection body carries out a double first-level inspection of the numerical characteristics of certain events chosen by random sampling (at least one event out of forty).

C. – Second level check

The second level check identifies significant discrepancies that justify additional information from the organiser. It is carried out by processing and comparing the figures from the first-level checks by calculating the following ratios (in absolute values):

– net surface area of the event divided by the gross surface area of the event: this ratio is generally less than or equal to 2/3;

– net surface area of stands divided by the number of exhibitors: this ratio is generally greater than or equal to 6 square metres;

– number of admissions divided by the gross surface area of the event divided by the number of days the event is open to the public: this ratio is generally less than 1 visit/sq.m/day;

– numerical characteristics of the session checked with those of previous sessions of the event. A variation of more than 10% compared with the previous session constitutes a significant difference; this variation must nevertheless also be assessed over several sessions;

– numerical characteristics of the session checked with those of previous sessions in the same sector and for the same type of event (as defined in article 2 of decree no. 2006-85 of 27 January 2006). A significant deviation is a variation greater than the standard deviation observed in the same sector and for the same type of event in the following ratios:

– average stand area = total area occupied by exhibitors divided by the number of exhibitors;

– average number of visits per exhibitor per day = number of visits divided by the number of exhibitors, divided by the number of days the event is open.

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Original in French 🇫🇷

Article Annexe XIII

PRINCIPALES OPÉRATIONS DE CONTRÔLE EN VUE DU CONTRÔLE DES CARACTÉRISTIQUES CHIFFRÉES DES MANIFESTATIONS COMMERCIALES

(annexe XIII de l’annexe 7-10 du livre septième de la partie Arrêtés du code de commerce)

I. – Principes généraux

En vue de contrôler les caractéristiques chiffrées des manifestations commerciales, l’organisme réalise les deux types de contrôle suivants :

– contrôle de premier niveau : contrôle de type comptable de documents communiqués par l’organisateur de la manifestation ;

– contrôle de second niveau : contrôle de cohérence entre les résultats du contrôle de premier niveau et les caractéristiques chiffrées habituellement observées par la profession pour ce type de manifestation.

Pour ces contrôles, l’organisme :

– respecte les définitions réglementaires en vigueur ;

– utilise, pour procéder au contrôle de second niveau, les seuls chiffres officiels publiés par le ministère chargé du commerce.

L’organisme suit les étapes suivantes :

1. Enregistrement de la demande préalable de l’organisateur de la manifestation ;

2. Recueil des caractéristiques chiffrées de la manifestation auprès de l’organisateur ;

3. Contrôle de premier niveau des données recueillies ;

4. Etablissement d’un procès-verbal provisoire sur la base des résultats du contrôle de premier niveau ;

5. Contrôle de second niveau des données recueillies ;

6. Etablissement d’un procès-verbal définitif-valant contrôle des caractéristiques chiffrées de la manifestation-sur la base des résultats du contrôle de second niveau.

L’organisme chargé de contrôler les caractéristiques chiffrées des manifestations commerciales recueille auprès de l’organisateur de la manifestation les documents et informations nécessaires pour ces opérations, et notamment :

– documents comptables : factures, extraits de comptes relatifs aux recettes afférentes aux exposants, à la vente et à la prévente de tickets ;

– chiffres déclarés par l’organisateur à l’issue de la manifestation (communiqué de presse…) ;

– tout document qu’il juge utile ;

– dossiers d’inscription des exposants mentionnant les tarifs, les surfaces occupées et les montants facturés ;

– plan d’implantation de la manifestation ;

– le cas échéant, catalogue de la manifestation et ses additifs ;

– liste des exposants (coordonnées, surfaces occupées, montants facturés par nature de service fourni et, le cas échéant, nationalité) ;

– liste de ventilation des exposants entre exposants principaux et coexposants ;

– le cas échéant, liste de ventilation des exposants entre exposants français et étrangers ;

– les surfaces nettes allouées aux animations ou présentations en relation avec le thème de la manifestation ;

– la surface totale, dite surface brute, louée par le gestionnaire du site à l’organisateur de la manifestation ;

– talons de tickets contrôlés à l’entrée de la manifestation, classés par catégorie ;

– nombre de visiteurs enregistrés par avance et ayant visité effectivement la manifestation et nombre de visiteurs enregistrés à l’entrée de la manifestation ;

– facture relative à l’édition des titres d’accès mentionnant les numéros de série ;

– le cas échéant, procès-verbal d’huissier de destruction de la billetterie ;

– pour une manifestation dont les visiteurs sont enregistrés par un prestataire externe de l’organisateur, le document certifié sincère et conforme attestant du nombre de visiteurs contrôlés ;

– le nombre de badges attribués par l’organisateur aux personnels des exposants.

II. – Modalités de contrôle

A. – Contrôle de premier niveau

Ce contrôle est de type comptable, sur pièces, soit sur place chez l’organisateur de la manifestation, soit sur la base de documents transmis par ce dernier. Il porte :

1. Sur le nombre d’exposants :

– rapprochement du nombre d’exposants vérifiés avec la liste des exposants fournie par l’organisateur ;

– rapprochement des données mentionnées aux dossiers d’inscription des exposants (surfaces occupées et montants facturés) avec celles de la liste des exposants et avec le plan d’implantation de la manifestation ;

– rapprochement des tarifs de location relevés avec les tarifs mentionnés sur les dossiers d’inscription ainsi que sur un échantillonnage aléatoire de factures émises ;

– rapprochement du montant des recettes issues de la location de stands avec les extraits de comptes relatifs aux recettes afférentes aux exposants ;

– rapprochement de la liste des coexposants vérifiés avec les attestations des exposants principaux hébergeurs.

2. Sur le nombre de visiteurs :

Pour les visiteurs munis d’un ticket acheté aux guichets de la manifestation ou en prévente :

– rapprochement du tarif mentionné au procès-verbal provisoire avec celui figurant sur les tickets ;

– rapprochement du montant des recettes mentionné au procès-verbal provisoire avec les extraits de comptes relatifs aux recettes afférentes à la vente et à la prévente de tickets ;

– rapprochement du montant des recettes mentionné au procès-verbal provisoire avec le nombre de talons de tickets contrôlés classés par catégorie.

Pour les visiteurs munis d’un ticket obtenu auprès de l’organisateur de la manifestation, d’un exposant ou d’un tiers :

– rapprochement de la facture de l’éditeur des tickets avec le nombre de tickets édités mentionné au procès-verbal provisoire ;

– rapprochement des différents tarifs avec ceux mentionnés aux dossiers d’inscription ;

– rapprochement du montant des recettes mentionné au procès-verbal provisoire avec les extraits de comptes relatifs aux recettes afférentes à la vente et à la prévente de tickets ;

– rapprochement du nombre de tickets édités, vendus et non vendus et, le cas échéant, du nombre mentionné au procès-verbal d’huissier de destruction de la billetterie.

Pour les manifestations dont le nombre de visiteurs est fourni par un prestataire externe de l’organisateur :

– rapprochement des informations mentionnées au procès-verbal provisoire avec les documents certifiés du prestataire externe ;

– rapprochement du montant des recettes mentionné au procès-verbal provisoire avec les extraits de comptes relatifs aux recettes afférentes à la vente et à la prévente de tickets.

B. – Contrôle complémentaire de premier niveau

En dehors de toute hypothèse d’anomalie, l’organisme de contrôle procède à un double contrôle de premier niveau des caractéristiques chiffrées de certaines manifestations choisies par échantillonnage aléatoire (une manifestation sur quarante au moins).

C. – Contrôle de second niveau

Le contrôle de second niveau permet d’identifier les écarts significatifs justifiant un complément d’information de la part de l’organisateur. Il est réalisé par traitement et comparaison des caractéristiques chiffrées issues des contrôles de premier niveau par calcul des ratios suivants (en valeur absolue) :

– surface nette de la manifestation divisée par surface brute de la manifestation : ce ratio est généralement inférieur ou égal à 2/3 ;

– surface nette des stands divisée par nombre d’exposants : ce ratio est généralement supérieur ou égal à 6 mètres carrés ;

– nombre d’entrées divisé par surface brute de la manifestation divisé par le nombre de jours d’ouverture au public de la manifestation : ce ratio est généralement inférieur à 1 visite/ m ² et par jour ;

– caractéristiques chiffrées de la session contrôlée avec celles des sessions précédentes de la manifestation. Est constitutive d’un écart significatif une variation supérieure à 10 % par rapport à la session précédente ; cette variation doit néanmoins également s’apprécier sur plusieurs sessions ;

– caractéristiques chiffrées de la session contrôlée avec celles des sessions précédentes dans le même secteur et pour le même type de manifestation (tels que définis à l’article 2 du décret n° 2006-85 du 27 janvier 2006). Est constitutive d’un écart significatif une variation supérieure à l’écart type observé dans le même secteur et pour le même type de manifestation des ratios suivants :

– surface moyenne des stands = surface totale occupée par les exposants divisée par nombre d’exposants ;

– nombre moyen de visites par exposant et par jour = nombre de visites divisé par nombre d’exposants, divisé par nombre de jours d’ouverture de la manifestation.