Article L4121-3-1 of the French Labour Code

I.-The single occupational risk assessment document lists all the occupational risks to which workers are exposed and ensures that these exposures can be traced collectively.

II – The employer shall transcribe and update in the single document the results of the assessment of risks to the health and safety of workers which it carries out in application of article L. 4121-3.

III.The results of this assessment lead to:

1° For companies with fifty or more employees, an annual programme for the prevention of occupational risks and the improvement of working conditions which :

a) Determines the detailed list of measures to be taken in the coming year, including measures to prevent the effects of exposure to occupational risk factors and, for each measure, the conditions under which it will be implemented, performance indicators and an estimate of its cost ;

b) Identifies the company resources that can be mobilised;

c) Includes a timetable for implementation;

2° For companies with fewer than fifty employees, on the definition of risk prevention and employee protection actions. The list of these actions is recorded in the single occupational risk assessment document and its updates.

IV-The organisations and bodies set up by the branch may assist companies in drawing up and updating the single occupational risk assessment document provided for in I, in defining the annual programme for preventing occupational risks and improving working conditions provided for in 1° of III and in defining the prevention and protection actions provided for in 2° of the same III by means of methods and benchmarks adapted to the risks in question and drafting assistance tools.

V.-A.-The single occupational risk assessment document, in its successive versions, is kept by the employer and made available to workers, former workers and any person or body able to demonstrate an interest in having access to it. The duration, which may not be less than forty years, and the procedures for keeping and making the document available, as well as the list of persons and bodies, are set by decree in the Conseil d’Etat.

B.-For the implementation of the obligations mentioned in A of this V, the single occupational risk assessment document and its updates are filed electronically on a digital portal deployed and administered by a body managed by the professional employers’ organisations that are representative at national and cross-industry level. This portal ensures that the single document is stored and made available in accordance with the legislative and regulatory provisions in force. It preserves the confidentiality of the data contained in the single document and restricts access to it by means of a secure authentication procedure reserved for persons and bodies authorised to file and update the document on the portal, as well as persons and bodies demonstrating an interest in having access to it.

The following shall be drawn up by the professional employers’ organisations that are representative at national and cross-industry level and approved by the Minister for Employment, in accordance with the procedures and within the timeframes laid down by decree:

1° The specifications for the deployment and operation of the digital portal, with the assent of the Commission nationale de l’informatique et des libertés;

2° The articles of association of the body managing the digital portal.

In the absence of approval of the elements mentioned in 1° and 2° of this B on expiry of the deadlines mentioned in the second paragraph, the implementing measures required for the entry into force of the first paragraph shall be determined by decree of the Conseil d’Etat.

The obligation to file the single document by electronic means provided for in the same first paragraph shall apply:

a) As from 1 July 2023, to companies with a workforce of one hundred and fifty employees or more;

b) As from dates set by decree, depending on the size of the companies, and at the latest as from 1 July 2024 to companies with a workforce of less than one hundred and fifty employees.

VI.-The single occupational risk assessment document is sent by the employer each time it is updated to the occupational health and prevention service of which it is a member.

Original in French 🇫🇷

Article L4121-3-1

I.-Le document unique d’évaluation des risques professionnels répertorie l’ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les travailleurs et assure la traçabilité collective de ces expositions.

II.-L’employeur transcrit et met à jour dans le document unique les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs à laquelle il procède en application de l’article L. 4121-3.

III.-Les résultats de cette évaluation débouchent :

1° Pour les entreprises dont l’effectif est supérieur ou égal à cinquante salariés, sur un programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail qui :

a) Fixe la liste détaillée des mesures devant être prises au cours de l’année à venir, qui comprennent les mesures de prévention des effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels ainsi que, pour chaque mesure, ses conditions d’exécution, des indicateurs de résultat et l’estimation de son coût ;

b) Identifie les ressources de l’entreprise pouvant être mobilisées ;

c) Comprend un calendrier de mise en œuvre ;

2° Pour les entreprises dont l’effectif est inférieur à cinquante salariés, sur la définition d’actions de prévention des risques et de protection des salariés. La liste de ces actions est consignée dans le document unique d’évaluation des risques professionnels et ses mises à jour.

IV.-Les organismes et instances mis en place par la branche peuvent accompagner les entreprises dans l’élaboration et la mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels prévu au I, dans la définition du programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail prévu au 1° du III ainsi que dans la définition des actions de prévention et de protection prévues au 2° du même III au moyen de méthodes et référentiels adaptés aux risques considérés et d’outils d’aide à la rédaction.

V.-A.-Le document unique d’évaluation des risques professionnels, dans ses versions successives, est conservé par l’employeur et tenu à la disposition des travailleurs, des anciens travailleurs ainsi que de toute personne ou instance pouvant justifier d’un intérêt à y avoir accès. La durée, qui ne peut être inférieure à quarante ans, et les modalités de conservation et de mise à disposition du document ainsi que la liste des personnes et instances sont fixées par décret en Conseil d’Etat.

B.-Pour la mise en œuvre des obligations mentionnées au A du présent V, le document unique d’évaluation des risques professionnels et ses mises à jour font l’objet d’un dépôt dématérialisé sur un portail numérique déployé et administré par un organisme géré par les organisations professionnelles d’employeurs représentatives au niveau national et interprofessionnel. Ce portail garantit la conservation et la mise à disposition du document unique conformément aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur. Il préserve la confidentialité des données contenues dans le document unique et en restreint l’accès par l’intermédiaire d’une procédure d’authentification sécurisée réservée aux personnes et instances habilitées à déposer et mettre à jour le document sur le portail ainsi qu’aux personnes et instances justifiant d’un intérêt à y avoir accès.

Sont arrêtés par les organisations professionnelles d’employeurs représentatives au niveau national et interprofessionnel et agréées par le ministre chargé du travail, selon des modalités et dans des délais déterminés par décret :

1° Le cahier des charges du déploiement et du fonctionnement du portail numérique, sur avis conforme de la Commission nationale de l’informatique et des libertés ;

2° Les statuts de l’organisme gestionnaire du portail numérique.

En l’absence d’agrément des éléments mentionnés aux 1° et 2° du présent B à l’expiration des délais mentionnés au deuxième alinéa, les mesures d’application nécessaires à l’entrée en vigueur du premier alinéa sont déterminées par décret en Conseil d’Etat.

L’obligation de dépôt dématérialisé du document unique prévue au même premier alinéa est applicable :

a) A compter du 1er juillet 2023, aux entreprises dont l’effectif est supérieur ou égal à cent cinquante salariés ;

b) A compter de dates fixées par décret, en fonction des effectifs des entreprises, et au plus tard à compter du 1er juillet 2024 aux entreprises dont l’effectif est inférieur à cent cinquante salariés.

VI.-Le document unique d’évaluation des risques professionnels est transmis par l’employeur à chaque mise à jour au service de prévention et de santé au travail auquel il adhère.