Article R123-168 of the French Commercial code

The direct debit contract must be drawn up in writing. It is concluded for a period of at least three months, renewable by tacit agreement, unless notice of termination is given. The parties undertake to comply with the following conditions:

1° The domiciliary must, during the occupation of the premises, be registered in the Trade and Companies Register; however, this condition is not required if the domiciliary is a French legal entity governed by public law or an association grouping together French legal entities governed by public law. The domiciliation agent shall make available to the domiciled person premises with a room suitable to ensure the necessary confidentiality and to allow regular meetings of the bodies responsible for the management, administration or supervision of the company as well as the keeping, conservation and consultation of the books, registers and documents prescribed by the laws and regulations.

The domiciliation agent holds a file for each person domiciled, containing supporting documents relating, in the case of natural persons, to their personal address and telephone number and, in the case of legal entities, to the address and telephone number of their legal representative. This file also contains supporting documents relating to each of the places of business of the domiciled companies and the place where accounting documents are kept when they are not kept at the domiciliation agent’s premises.

He informs the court clerk, on expiry of the contract or in the event of early termination thereof, of the cessation of the company’s domiciliation on his premises. If the person domiciled on his premises has not picked up his mail for three months, he also informs the clerk of the commercial court or the chamber of trades and crafts.

He will provide bailiffs with an enforcement order with the information needed to contact the person domiciled.

Each quarter, it provides the relevant tax centre and social security contribution collection bodies with a list of persons who have been domiciled on its premises during that period or who have terminated their domiciliation, and each year, before 15 January, a list of persons domiciled on 1 January.

2° The domiciled person undertakes to use the premises effectively and exclusively, either as the company’s registered office or, if the registered office is located abroad, as an agency, branch or representative office. It undertakes to inform the Agent of any change in its business. It also undertakes to declare, in the case of a natural person, any change in its personal address or, in the case of a legal entity, any change relating to its legal form and purpose, as well as the name and personal address of the persons authorised to bind it on a regular basis. The domiciled person gives a mandate to the domiciliation agent, who accepts it, to receive any notification on its behalf.

The domiciliation contract mentions the references of the approval provided for in article L. 123-11-3.

Original in French 🇫🇷

Article R123-168

Le contrat de domiciliation est rédigé par écrit. Il est conclu pour une durée d’au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation. Les parties s’engagent à respecter les conditions suivantes :

1° Le domiciliataire doit, durant l’occupation des locaux, être immatriculé au registre du commerce et des sociétés ; toutefois, cette condition n’est pas requise si le domiciliataire est une personne morale française de droit public ou une association regroupant des personnes morales françaises de droit public. Le domiciliataire met à la disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements.

Le domiciliataire détient, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives, s’agissant des personnes physiques, à leur domicile personnel et à leurs coordonnées téléphoniques et, s’agissant des personnes morales, au domicile et aux coordonnées téléphoniques de leur représentant légal. Ce dossier contient également les justificatifs relatifs à chacun des lieux d’activité des entreprises domiciliées et au lieu de conservation des documents comptables lorsqu’ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire.

Il informe le greffier du tribunal, à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l’entreprise dans ses locaux. Lorsque la personne domiciliée dans ses locaux n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, il en informe également le greffier du tribunal de commerce ou la chambre des métiers et de l’artisanat.

Il communique aux huissiers de justice munis d’un titre exécutoire les renseignements propres à permettre de joindre la personne domiciliée.

Il fournit, chaque trimestre, au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents une liste des personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le 15 janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier.

2° La personne domiciliée prend l’engagement d’utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège de l’entreprise, soit, si le siège est situé à l’étranger, comme agence, succursale ou représentation. Elle se déclare tenue d’informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité. Elle prend en outre l’engagement de déclarer, s’agissant d’une personne physique, tout changement de son domicile personnel ou, s’agissant d’une personne morale, tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet, ainsi qu’au nom et au domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l’engager à titre habituel. La personne domiciliée donne mandat au domiciliataire qui l’accepte de recevoir en son nom toute notification.

Le contrat de domiciliation mentionne les références de l’agrément prévu par l’article L. 123-11-3.