Article A823-5-1 of the French Commercial code

The professional practice standard relating to communications with the bodies mentioned in article L. 823-16 of the French Commercial Code, approved by the Minister of Justice, is shown below:

NEP – 260. COMMUNICATIONS WITH THE BODIES MENTIONED IN ARTICLE L. 823-16 OF THE COMMERCIAL CODE

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Introduction

1. During the audit of the accounts carried out as part of the certification of the accounts, the statutory auditor shall communicate, in accordance with the provisions of article L. 823-16, with the collegiate body responsible for the administration or the body responsible for the management and the supervisory body, as well as, where applicable, the specialised committee.

2. Communications with the bodies referred to in Article L. 823-16 enable the statutory auditor to bring to their attention important matters relating to its engagement and the preparation of the financial statements. They also enable the statutory auditor to talk to these bodies in order to gather information that contributes to his knowledge of the entity and its environment.

3. The purpose of this standard is to specify:

– the elements covered by communications with the bodies referred to in Article L. 823-16;

– the terms and conditions of such communications;

– the implications for the statutory auditor’s engagement of exchanges with the bodies referred to in Article L. 823-16.

Elements to which the communications relate

4. The statutory auditor shall inform the bodies referred to in Article L.823-16 of the general programme of work implemented and the various surveys that he has carried out.

Within this framework, it shall communicate to the bodies mentioned in Article L. 823-16:

– the scope of the audit work and the planned timetable;

– the high inherent risks identified as requiring a specific audit approach;

– any significant difficulties encountered in the course of its audit of the accounts that are likely to affect the proper performance of its work;

– its comments, if any, on the entity’s accounting practices that are likely to have a material impact on the accounts, in particular accounting policies, accounting estimates and disclosures;

– where appropriate, identified events or circumstances that may cast doubt on the going concern basis in accordance with the provisions of the going concern standard;

– other matters arising during the audit which, in the auditor’s professional judgement, are material to the auditor’s role, in particular overseeing the preparation of the financial statements. This applies in particular to material weaknesses in internal control which the statutory auditor communicates by applying the professional practice standard relating to the communication of internal control weaknesses.

As part of these communications, the statutory auditor shall specify the elements for which he has requested written statements from the legal representative of the entity.

The statutory auditor shall also communicate to the bodies mentioned in Article L. 823-16:

– any amendments that he considers should be made to the accounts to be closed or to the other accounting documents, making any useful observations on the valuation methods used to draw them up;

– any irregularities or inaccuracies that it may have discovered;

– the conclusions reached on the basis of the above observations and corrections concerning the results for the period compared with those for the previous period;

– the reasons for any observation, qualified certification, refusal to certify or impossibility to certify that it intends to make in its report on the annual or consolidated financial statements.

5. When the statutory auditor works with a public interest entity:

– he shall communicate to the bodies referred to in Article L. 823-16 of the Commercial Code the risks of material misstatement that he considers to be key points of the audit;

– in the event of suspicions or good reason to suspect that irregularities, including fraud concerning the annual or consolidated accounts, may be committed or have been committed, he shall inform management or, where it appears that informing management is not desirable or has not been followed up, the bodies referred to in Article L. 823-16 of the Commercial Code. It asks them to conduct investigations into the matters identified and to take appropriate measures to deal with these irregularities and prevent their recurrence.

Where such investigations are not carried out, the statutory auditor shall inform the authorities responsible for investigating such irregularities.

6. In addition, when the statutory auditor works with entities subject to the provisions of article L. 823-19 or which have voluntarily set up a specialised committee within the meaning of that article, he shall:

– examine with this specialised committee the risks to its independence and the safeguards taken to mitigate these risks;

– brings to its attention significant internal control weaknesses, applying the professional practice standard relating to the communication of internal control weaknesses.

Each year it provides the specialised committee with:

– a declaration of independence;

– an update of the information mentioned in Article L. 820-3 detailing the services provided by the members of the network to which it is affiliated as well as the services other than the certification of accounts that it has itself provided.

7. When the statutory auditor communicates information to the specialised committee, it shall determine whether it also communicates it to the other bodies mentioned in Article L. 823-16.

Methods of communication

8. The statutory auditor shall specify to the bodies referred to in Article L. 823-16 the expected form and content of the information to be communicated to them and the timetable for such communication.

Regardless of the timetable for communication, the statutory auditor shall inform the bodies referred to in Article L. 823-16 of the form and content of the information to be communicated to them.
9 Regardless of the planned timetable, the statutory auditor shall make these disclosures at the time he deems appropriate depending on the importance of the subject and any action to be taken by the bodies concerned.

10. The statutory auditor shall communicate in writing:

– the important elements relating to his audit when he considers that oral communication would not be appropriate or when legal or regulatory provisions specifically provide for it;

– the elements relating to its independence defined in paragraph 6.

11. When the statutory auditor works with entities subject to the provisions of Article L. 823-19, it shall submit to the specialised committee within the meaning of that Article, or to the body performing its functions, a supplementary report including the information required by Article 11 of Regulation (EU) No 537/2014 of 16 April 2014.

Impact on the mission of exchanges with the bodies mentioned in Article L. 823-16

12. The statutory auditor shall assess whether the exchanges with the bodies referred to in Article L. 823-16 were satisfactory for the purposes of the audit.

If not, the statutory auditor shall assess whether the exchanges with the bodies referred to in Article L. 823-16 were satisfactory for the purposes of the audit.
If not, the statutory auditor:

– assesses the impact, if any, on his assessment of the risk of material misstatement and on his ability to obtain sufficient appropriate evidence; and

– takes appropriate action.

Documentation

13. The statutory auditor shall include in his file:

– the formalisation of verbal exchanges with the bodies mentioned in Article L. 823-16 and the date of these exchanges;

– a copy of written communications.

Original in French 🇫🇷

Article A823-5-1

La norme d’exercice professionnel relative aux communications avec les organes mentionnés à l’article L. 823-16 du code de commerce, homologuée par le garde des sceaux, ministre de la justice, figure ci-dessous :

NEP – 260. COMMUNICATIONS AVEC LES ORGANES MENTIONNES A L’ARTICLE L. 823-16 DU CODE DE COMMERCE

Introduction

1. Lors de l’audit des comptes mis en œuvre dans le cadre de la certification des comptes, le commissaire aux comptes communique, conformément aux dispositions de l’article L. 823-16, avec l’organe collégial chargé de l’administration ou l’organe chargé de la direction et l’organe de surveillance, ainsi que, le cas échéant, le comité spécialisé.

2. Les communications avec les organes mentionnés à l’article L. 823-16 permettent au commissaire aux comptes de porter à leur connaissance les éléments importants relatifs à sa mission et à l’élaboration des comptes. Elles permettent également au commissaire aux comptes de s’entretenir avec ces organes en vue de recueillir des informations qui concourent à sa connaissance de l’entité et de son environnement.

3. La présente norme a pour objet de préciser :

– les éléments sur lesquels portent les communications avec les organes mentionnés à l’article L. 823-16 ;

– les modalités de ces communications ;

– les incidences sur la mission du commissaire aux comptes des échanges avec les organes mentionnés à l’article L. 823-16.

Eléments sur lesquels portent les communications

4. Le commissaire aux comptes porte à la connaissance des organes mentionnés à l’article L.823-16 le programme général de travail mis en œuvre ainsi que les différents sondages auxquels il a procédé.

Dans ce cadre, il communique aux organes mentionnés à l’article L. 823-16 :

– l’étendue des travaux d’audit et le calendrier prévus ;

– les risques inhérents élevés identifiés comme nécessitant une démarche d’audit particulière ;

– les difficultés importantes rencontrées lors de son audit des comptes susceptibles d’affecter le bon déroulement de ses travaux ;

– ses commentaires éventuels sur les pratiques comptables de l’entité susceptibles d’avoir une incidence significative sur les comptes, notamment les politiques comptables, les estimations comptables et les informations fournies en annexe ;

– le cas échéant, les événements ou circonstances identifiés susceptibles de mettre en cause la continuité d’exploitation conformément aux dispositions de la norme relative à la continuité d’exploitation ;

– les autres éléments apparus au cours de l’audit qui, selon son jugement professionnel, sont importants pour ces organes dans le cadre de leur fonction, notamment de surveillance du processus d’élaboration des comptes. Il en est notamment ainsi des faiblesses significatives du contrôle interne que le commissaire aux comptes communique en faisant application de la norme d’exercice professionnel relative à la communication des faiblesses du contrôle interne.

Dans le cadre de ces communications, le commissaire aux comptes précise les éléments pour lesquels il a demandé des déclarations écrites au représentant légal de l’entité.

Le commissaire aux comptes communique également aux organes mentionnés à l’article L. 823-16 :

– les modifications qui lui paraissent devoir être apportées aux comptes devant être arrêtés ou aux autres documents comptables, en faisant toutes observations utiles sur les méthodes d’évaluation utilisées pour leur établissement ;

– les irrégularités et les inexactitudes qu’il aurait découvertes ;

– les conclusions auxquelles conduisent les observations et rectifications ci-dessus sur les résultats de la période comparés à ceux de la période précédente ;

– les motifs de l’observation, de la certification avec réserve, du refus de certifier ou de l’impossibilité de certifier qu’il envisage, le cas échéant, de formuler dans son rapport sur les comptes annuels ou consolidés.

5. Lorsque le commissaire aux comptes intervient auprès d’une entité d’intérêt public :

– il communique aux organes mentionnés à l’article L. 823-16 du code de commerce les risques d’anomalies significatives qu’il considère comme des points clés de l’audit ;

– en cas de soupçons ou de bonnes raisons de soupçonner que des irrégularités, y compris des fraudes concernant les comptes annuels ou consolidés, peuvent être commises ou ont été commises, il en informe la direction ou, lorsque l’information de la direction n’apparaît pas souhaitable ou est restée sans suite pertinente, les organes mentionnés à l’article L. 823-16 du code de commerce. Il leur demande que des investigations soient menées sur les éléments relevés et que des mesures appropriées soient prises pour traiter ces irrégularités et éviter qu’elles ne se répètent.

Lorsque ces investigations ne sont pas menées, le commissaire aux comptes en informe les autorités chargées d’enquêter sur de telles irrégularités.

6. En outre, lorsque le commissaire aux comptes intervient auprès d’entités soumises aux dispositions de l’article L. 823-19 ou qui se sont volontairement dotées d’un comité spécialisé au sens dudit article, il :

– examine avec ce comité spécialisé les risques pesant sur son indépendance et les mesures de sauvegarde prises pour atténuer ces risques ;

– porte à sa connaissance les faiblesses significatives du contrôle interne, en faisant application de la norme d’exercice professionnel relative à la communication des faiblesses du contrôle interne.

Il communique chaque année au comité spécialisé :

– une déclaration d’indépendance ;

– une actualisation des informations mentionnées à l’article L. 820-3 détaillant les prestations fournies par les membres du réseau auquel il est affilié ainsi que les services autres que la certification des comptes qu’il a lui-même fournis.

7. Lorsque le commissaire aux comptes communique des informations au comité spécialisé, il détermine s’il les communique également aux autres organes mentionnés à l’article L. 823-16.

Modalités des communications

8. Le commissaire aux comptes précise aux organes mentionnés à l’article L. 823-16 quels seront la forme et le contenu prévus des éléments qui leur seront communiqués ainsi que le calendrier de cette communication.

9. Indépendamment du calendrier prévu, le commissaire aux comptes procède à ces communications au moment qu’il juge approprié selon l’importance du sujet et les actions éventuelles à entreprendre par les organes concernés.

10. Le commissaire aux comptes communique par écrit :

– les éléments importants relatifs à son audit lorsqu’il considère qu’une communication orale ne serait pas appropriée ou lorsque des dispositions légales ou réglementaires le prévoient spécifiquement ;

– les éléments relatifs à son indépendance définis au paragraphe 6.

11. Lorsque le commissaire aux comptes intervient auprès d’entités soumises aux dispositions de l’article L. 823-19, il remet au comité spécialisé au sens dudit article, ou à l’organe qui en exerce les fonctions, un rapport complémentaire comprenant les informations requises à l’article 11 du règlement (UE) N° 537/2014 du 16 avril 2014.

Incidences sur la mission des échanges avec les organes mentionnés à l’article L. 823-16

12. Le commissaire aux comptes apprécie si les échanges avec les organes mentionnés à l’article L. 823-16 ont été satisfaisants pour les besoins de l’audit.

Dans la négative, le commissaire aux comptes :

– en apprécie l’incidence, le cas échéant, sur son évaluation du risque d’anomalies significatives ainsi que sur sa capacité à recueillir des éléments suffisants et appropriés ; et

– prend les mesures adaptées.

Documentation

13. Le commissaire aux comptes fait figurer dans son dossier :

– la formalisation des échanges verbaux avec les organes mentionnés à l’article L. 823-16 et la date de ces échanges ;

– une copie des communications écrites.