Article D1611-32-13 of the French General Code of Local Authorities

The authorised body shall submit the accounts provided for in article D. 1611-22 at least once a year. This presentation shall take place within a timeframe that allows the principal’s public accountant to produce his management or financial account.

The accounts produced by the agent shall show all expenditure and revenue transactions.
The accounts produced by the agent show all expenditure and revenue transactions described by type, without any distinction between them, as well as all cash transactions by type. They shall also include:

1° The trial balance as at the date of presentation;

2° Statements of the development of balances certified by the authorised body as being consistent with the trial balance;

3° The cash position for the period;

4° A statement of receivables outstanding, broken down by debtor and type of product;

5° Supporting documents for the transactions recorded in the accounts.
For expenditure, these supporting documents, recognised as accurate by the authorised body, are those provided for in the list mentioned in Article D. 1617-19 and appearing in Annex I to this Code. Only those documents that have not previously been produced in respect of a reconstitution of the advance or a reimbursement of disbursements made under the conditions set out in the aforementioned list will be submitted when the accounts are presented.

For the revenue for which it is responsible, the authorised body must submit the receipts and disbursements in accordance with the conditions set out in the aforementioned list.
For receipts that it is responsible for collecting, the authorised body produces the documents authorising their collection by the principal and establishing the liquidation of the latter’s entitlements.

For the reimbursement of receipts collected, the authorised body produces the documents authorising their collection by the principal and establishing the liquidation of the latter’s entitlements.
For the reimbursement of revenue wrongly collected, it shall submit respectively, for each of the causes mentioned in Article D. 1611-32-6, the following supporting documents recognised as accurate by the authorised body:

a ) A statement specifying the nature of the revenue to be reimbursed, its amount and the clause in the contract or the reason derived from the regulations authorising it;

b ) A statement specifying the nature of the revenue to be repaid, the amount of the surplus and the reasons for the repayment;

> c ) A statement specifying the nature of the revenue to be repaid, the amount of the surplus and the reasons for the repayment
c ) A statement specifying the nature of the revenue to be returned, its amount and the nature of the error made.

Only documents that have not previously been produced in respect of the repayment of sums collected shall be surrendered when the accounts are presented.

Original in French 🇫🇷

Article D1611-32-13

L’organisme mandataire opère la reddition des comptes prévus à l’article D. 1611-22 au moins une fois par an. Cette reddition intervient dans des délais permettant au comptable public du mandant de produire son compte de gestion ou son compte financier.

Les comptes produits par le mandataire retracent la totalité des opérations de dépenses et de recettes décrites par nature, sans contraction entre elles, ainsi que la totalité des opérations de trésorerie par nature. Ils comportent en outre :

1° La balance générale des comptes arrêtée à la date de la reddition ;

2° Les états de développement des soldes certifiés par l’organisme mandataire conformes à la balance générale des comptes ;

3° La situation de trésorerie de la période ;

4° L’état des créances demeurées impayées établies par débiteur et par nature de produit ;

5° Les pièces justificatives des opérations retracées dans les comptes.

Pour les dépenses, ces pièces justificatives, reconnues exactes par l’organisme mandataire, sont celles prévues dans la liste mentionnée à l’article D. 1617-19 et figurant en annexe I du présent code. Ne sont remises à l’occasion de la reddition des comptes que les pièces qui n’ont pas été précédemment produites au titre d’une reconstitution de l’avance ou d’un remboursement de débours opéré dans les conditions prévues par la liste susmentionnée.

Pour les recettes qu’il est chargé d’encaisser, l’organisme mandataire produit les pièces autorisant leur perception par le mandant et établissant la liquidation des droits de ce dernier.

Pour le remboursement des recettes encaissées à tort, il remet respectivement, pour chacune des causes mentionnées à l’article D. 1611-32-6, les pièces justificatives suivantes reconnues exactes par l’organisme mandataire :

a ) Un état précisant la nature de la recette à rembourser, son montant et la clause du contrat ou le motif tiré de la réglementation l’autorisant ;

b ) Un état précisant la nature de la recette à reverser, le montant de l’excédent et les motifs du reversement ;

c ) Un état précisant la nature de la recette à restituer, son montant et la nature de l’erreur commise.

Ne sont remises à l’occasion de la reddition des comptes que les pièces qui n’ont pas été précédemment produites au titre du reversement des sommes encaissées.