Article R5141-112 of the French Public Health Code

I.-When veterinary medicinal products prescribed in accordance with the provisions of article R. 5141-111 are dispensed, the pharmacist or veterinarian must immediately transcribe the dispensing in ink, without blanks or overwriting, onto a register or record it using any appropriate system which does not allow the data contained therein to be altered once the registration has been validated. The recording systems allow the information provided for in this article to be printed out immediately at the request of any supervisory authority, and each printed page must include the name and address of the pharmacy or the professional domicile where the veterinary practice is carried out. The data they contain must appear on a medium which guarantees their permanence and integrity. They must also be duplicated on two separate media, the first used for regular consultation, the second kept in reserve. It must be possible to access, consult and use the archived data for as long as it is kept.

Transcripts or recordings must include the following information for each medicinal product:

1° A serial number ;

2° The surname, first name or company name and address of the keeper of the animals, or the words “professional use”;

3° The name or formula of the medicinal product;

4° The quantity dispensed;

5° The name of the prescriber;

6° The date of issue;

7° The batch number of the medicinal product;

8° The words: “medicinal products supplied by… “with an indication of the intermediary who supplies the medicinal products under the conditions of II of this article, in the case of medicinal products other than medicated feedingstuffs.

The veterinarian is exempt from transcribing or recording this information if the prescriptions he writes on sheets of paper from counterfoil books or which he intends to publish electronically are numbered. He must keep duplicates of these prescriptions under the same conditions as the register or record mentioned above.

At least once a year, the pharmacist or veterinary surgeon compares the list of medicines received and dispatched with the list of medicines in stock, and any discrepancies must be recorded in a report.

The registers or computerised records are kept for a period of ten years and are made available to the supervisory authorities for the prescribed period. It must be possible to print out these records on paper and they must be classified by keeper of the animal, by medicinal product and in chronological order. They shall be made available to the inspection authorities on request.

The pharmacist or veterinary surgeon shall immediately record on the prescription given to the animal keeper the date of issue, the serial number under which the issue was transcribed or recorded, the quantity issued and, where appropriate, the words “medicinal products supplied by…” with an indication of the intermediary who supplied them. “with an indication of the intermediary who supplies these medicinal products under the conditions set out in II of this article, in the case of medicinal products other than medicated feedingstuffs, together with his name and address. When dispensing, the veterinarian will indicate, on the duplicate of the prescription which he keeps, the date of dispensing, the quantity dispensed, the batch number of the medicinal products and, where applicable, the words “medicinal products dispensed by…” together with the name of the intermediary who dispensed the medicinal products. “with an indication of the intermediary who supplies these medicinal products under the conditions of II of this article, in the case of medicinal products other than medicated feedingstuffs.

The details mentioned in the previous paragraph are included on the prescription in the event of a renewal.

II – Veterinary medicinal products are dispensed retail by a person mentioned in article L. 5143-2, in compliance with article L. 5143-9 or under the conditions set out in article L. 5143-8, at the pharmacy in the case of pharmacists, at the professional place of practice or the place where the animals are kept in the case of veterinarians, at the place where the medicinal products are stored in the case of groups approved under article L. 5143-6, or at the French veterinary school in the case of those in charge of the school’s pharmacy.

For these professionals, the use of an intermediary for the supply of veterinary medicinal products containing poisonous substances is possible for :

1° Medicated feed ;

2° Veterinary medicinal products prescribed as part of the implementation of the animal health programme;

3° Veterinary medicines prescribed under the conditions defined in IV of R. 5141-112-2 by the veterinarian to whom responsibility for monitoring the health of the farm has been entrusted by the owner or keeper of the animals, in accordance with the care protocol;

4° Veterinary medicinal products prescribed by a veterinarian as part of the care he personally provides, provided that the time between this care and delivery does not exceed ten days.

The veterinary medicinal products mentioned in 2°, 3° and 4° are delivered in sealed packets bearing the name and address of the owner or keeper of the animals. By sealed package is meant any opaque package whose closure is such that the recipient can ensure that it has not been opened by a third party. For prescription medicines, the prescription is enclosed inside the pack. It includes the specific information provided for in article R. 5141-111.

For the veterinary medicinal products mentioned in 1° whose volume of packaging does not allow them to be packaged, the veterinarian or pharmacist mentioned in the first paragraph of article R. 5142-54 ensures that the prescription accompanying them accompanies the medicinal products throughout delivery.

The persons authorised to make retail deliveries and the persons under whose control the medicinal products are delivered in accordance with article L. 5143-6 ensure that the transport conditions are compatible with the proper storage of the medicinal products. They shall also ensure that all explanations and recommendations are made available to the user.

Original in French 🇫🇷

Article R5141-112

I.-Lors de la délivrance des médicaments vétérinaires prescrits conformément aux dispositions de l’article R. 5141-111, le pharmacien ou le vétérinaire transcrit aussitôt à la suite, à l’encre, sans blanc ni surcharge, cette délivrance sur un registre ou l’enregistre par tout système approprié ne permettant aucune modification des données qu’il contient après validation de leur enregistrement. Les systèmes d’enregistrement permettent une édition immédiate à la demande de toute autorité de contrôle des mentions prévues au présent article, chaque page éditée devant comporter le nom et l’adresse de l’officine ou du domicile professionnel d’exercice vétérinaire. Les données qu’ils contiennent doivent figurer sur un support garantissant leur pérennité et leur intégrité. Elles doivent en outre être dupliquées sur deux supports distincts, le premier servant à la consultation habituelle, le second étant gardé en réserve. Les données archivées doivent pouvoir être accessibles, consultées et exploitées pendant la durée de leur conservation.

Les transcriptions ou les enregistrements comportent pour chaque médicament les mentions suivantes :

1° Un numéro d’ordre ;

2° Les nom, prénom ou raison sociale et adresse du détenteur des animaux, ou la mention ” usage professionnel ” ;

3° Le nom ou la formule du médicament ;

4° La quantité délivrée ;

5° Le nom du prescripteur ;

6° La date de la délivrance ;

7° Le numéro de lot de fabrication des médicaments ;

8° La mention : ” médicaments remis par… ” avec indication de l’intermédiaire qui remet les médicaments dans les conditions du II du présent article, lorsqu’il s’agit de médicaments autres que des aliments médicamenteux.

Le vétérinaire est dispensé de la transcription ou de l’enregistrement de ces mentions si les ordonnances qu’il rédige sur des feuillets provenant de carnets à souche ou qu’il destine à une édition informatique sont numérotées. Il est tenu de conserver les duplicatas de ces ordonnances dans les mêmes conditions que le registre ou l’enregistrement susmentionné.

Le pharmacien ou le vétérinaire, au moins une fois par an, compare la liste des médicaments entrés et sortis avec celle des médicaments en stock, toute divergence devant être consignée dans un rapport.

Les registres ou les enregistrements informatisés sont conservés pendant une durée de dix ans et sont tenus à la disposition des autorités de contrôle pendant la durée prescrite. Ces enregistrements doivent pouvoir être édités sur papier et être classés par détenteur de l’animal, par médicament et par ordre chronologique. Ils sont mis à la disposition des autorités de contrôle à leur demande.

Le pharmacien ou le vétérinaire reporte immédiatement sur l’ordonnance remise au détenteur des animaux, la date de délivrance, le numéro d’ordre sous lequel la délivrance a été transcrite ou enregistrée, ainsi que la quantité délivrée et, le cas échéant, la mention ” médicaments remis par… ” avec indication de l’intermédiaire qui remet ces médicaments dans les conditions du II du présent article, s’il s’agit de médicaments autres que des aliments médicamenteux, et accompagne ces mentions de ses nom et adresse. Le vétérinaire, lorsqu’il effectue la délivrance, indique, sur le duplicata de l’ordonnance qu’il conserve, la date de délivrance, la quantité délivrée, le numéro de lot des médicaments et, le cas échéant, la mention ” médicaments remis par… ” avec indication de l’intermédiaire qui remet ces médicaments dans les conditions du II du présent article, s’il s’agit de médicaments autres que des aliments médicamenteux.

Les indications mentionnées à l’alinéa précédent sont reportées sur l’ordonnance en cas de renouvellement.

II.-Les médicaments vétérinaires sont délivrés au détail par une personne mentionnée à l’article L. 5143-2, dans le respect de l’article L. 5143-9 ou dans les conditions prévues à l’article L. 5143-8, à l’officine pour les pharmaciens, au domicile professionnel d’exercice ou au lieu de détention des animaux pour les vétérinaires, au lieu de stockage des médicaments pour les groupements agréés au titre de l’article L. 5143-6, ou à l’école vétérinaire française pour les responsables de la pharmacie de l’école.

Pour ces professionnels, le recours à l’intervention d’un intermédiaire pour la remise des médicaments vétérinaires contenant des substances vénéneuses est possible pour :

1° Les aliments médicamenteux ;

2° Les médicaments vétérinaires prescrits dans le cadre de la mise en oeuvre du programme sanitaire d’élevage ;

3° Les médicaments vétérinaires prescrits dans les conditions définies au IV du R. 5141-112-2 par le vétérinaire auquel la responsabilité du suivi sanitaire de l’élevage a été confiée par le propriétaire ou le détenteur des animaux, conformément au protocole de soins ;

4° Les médicaments vétérinaires prescrits par un vétérinaire dans le cadre des soins qu’il donne personnellement dans la mesure où le délai entre ces soins et la délivrance n’excède pas une durée de dix jours.

Les médicaments vétérinaires mentionnés aux 2°, 3° et 4° sont livrés en paquet scellé portant le nom et l’adresse du propriétaire ou détenteur des animaux. Il y a lieu d’entendre par paquet scellé tout paquet opaque dont la fermeture est telle que le destinataire puisse s’assurer qu’il n’a pas pu être ouvert par un tiers. Pour les médicaments soumis à prescription, l’ordonnance est jointe à l’intérieur du paquet. Elle comporte les mentions spécifiques prévues à l’article R. 5141-111.

Pour les médicaments vétérinaires mentionnés au 1° dont le volume de conditionnement ne permet pas la mise en paquet, le vétérinaire ou le pharmacien mentionné au premier alinéa de l’article R. 5142-54 s’assure que l’ordonnance les prescrivant accompagne les médicaments tout au long de la livraison.

Les personnes habilitées à la délivrance au détail et les personnes sous le contrôle desquelles les médicaments sont délivrés conformément à l’article L. 5143-6 veillent à ce que les conditions de transport soient compatibles avec la bonne conservation des médicaments. Elles veillent également à ce que toutes explications et recommandations soient mises à la disposition de l’utilisateur.