Article R1111-20-9 of the French Public Health Code

The pharmaceutical record is closed by the Conseil national de l’ordre des pharmaciens when the holder so requests under the conditions set out in article R. 1111-20-6.

When the Conseil national de l’ordre des pharmaciens observes a situation or an event revealing a serious technical malfunction or fraudulent use of the pharmaceutical record which it cannot correct, or when it observes that a record which has been open for more than three years does not contain any of the data provided for in c of I of article R. 1111-20-2, it may automatically suspend access to the record in the interests of the holder concerned. It shall inform the holder in accordance with the procedures set out in I of article R. 1111-20-1 and, in the absence of any objection from the holder within six weeks of this information being provided, shall automatically close the pharmaceutical record.

When the beneficiary of health insurance is an unemancipated minor or an adult subject to a legal protection measure with representation relating to the person, the information provided for in the previous paragraph is sent to the legal representative or the person responsible for exercising the measure, who may object to the file being closed.

Closure of the file results in the deletion of the data and traces contained therein.

After closure of the pharmaceutical file, the Conseil national de l’ordre des pharmaciens retains, for a period of ten years from notification that the closure has been taken into account, the data relating to the identity of the beneficiary, his contact details, where applicable those relating to his legal representative or the person responsible for implementing a legal protection measure, as well as the trace of the closure. This record, which is kept in conditions that protect the confidentiality of the data, is intended to ensure compliance with the decision to close the file.

Beneficiaries of health insurance whose pharmaceutical record has been closed may at any time request the creation of a new pharmaceutical record from the Conseil national de l’ordre des pharmaciens.

Original in French 🇫🇷

Article R1111-20-9

Le dossier pharmaceutique est clos par le Conseil national de l’ordre des pharmaciens lorsque le titulaire en fait la demande dans les conditions prévues à l’article R. 1111-20-6.

Lorsque le Conseil national de l’ordre des pharmaciens constate une situation ou un évènement révélant un dysfonctionnement technique grave ou une utilisation frauduleuse du dossier pharmaceutique qu’il ne peut corriger, ou lorsqu’il constate qu’un dossier, ouvert depuis plus de trois ans, ne contient aucune des données prévues par le c du I de l’article R. 1111-20-2, il peut suspendre d’office l’accès au dossier dans l’intérêt du titulaire concerné. Il en informe le titulaire selon les modalités prévues au I de l’article R. 1111-20-1 et, en l’absence d’opposition de ce titulaire dans un délai de six semaines suivant la délivrance de cette information, procède d’office à la clôture du dossier pharmaceutique.

Lorsque le bénéficiaire de l’assurance maladie est une personne mineure non émancipée ou une personne majeure faisant l’objet d’une mesure de protection juridique avec représentation relative à la personne, l’information prévue par l’alinéa précédent est adressée au représentant légal ou à la personne chargée de l’exercice de la mesure qui peut s’opposer à la clôture.

La clôture du dossier entraîne l’effacement des données et traces qu’il contient.

Après la clôture du dossier pharmaceutique, le Conseil national de l’ordre des pharmaciens conserve, pendant une durée de dix ans à compter de la notification de la prise en compte de la clôture, les données relatives à l’identité du bénéficiaire, ses coordonnées, le cas échéant celles relatives à son représentant légal ou à la personne chargée de l’exécution d’une mesure de protection juridique ainsi que la trace de la clôture. Cette conservation, qui est assurée dans des conditions préservant la confidentialité des données, a pour objet de garantir le respect de la décision de clôture.

Le bénéficiaire de l’assurance maladie dont le dossier pharmaceutique a été clôturé peut à tout moment demander la création d’un nouveau dossier pharmaceutique auprès du Conseil national de l’ordre des pharmaciens.