Article R3113-2 of the French Public Health Code

I.-Reports sent to the Regional Health Agency or the National Public Health Agency by doctors and managers of medical biology departments and laboratories may only concern the following categories of personal data:

1° The identity and contact details of the doctor and the department or establishment in which he or she practices or, in the case of biological diagnosis, of the head of the medical biology department or laboratory which issues the alert. When the report is made by the head of the medical biology department or laboratory, the identity and contact details of the prescriber are also entered;

2° The sex, year of birth or age, home postcode of the person concerned by the alert and a non-representative number created by irreversible computer coding, based on their identity data. When the diagnosis of the disease is based on a biological examination, this computer coding is carried out by the head of the medical biology department or laboratory. In other cases, the number is created by the reporting doctor or by authorised staff from the regional health agency;

3° For the diseases mentioned in I of Article R. 3113-1 only, the identity and contact details of the person affected or likely to be affected by the disease concerned and, where applicable, their legal representative or the person responsible for exercising a legal protection measure with representation relating to their person;

4° The clinical, biological and medical management data of the person concerned with regard to the disease in question;

5° Information strictly necessary for the implementation of investigation and intervention measures by the Regional Health Agency and for epidemiological surveillance, in particular information relating to the existence of a travel history, the person’s vaccination status with regard to the disease in question, prophylactic measures implemented, the existence of risk factors, places and circumstances of exposure and relevant socio-demographic characteristics.

For diseases where one of the modes of transmission is sexual, the reporting doctors and the authorised staff of the regional health agencies and the National Public Health Agency mentioned in articles R. 3113-3 and R. 3113-4 are authorised to record and store, under conditions guaranteeing the confidentiality of the information, the personal data strictly necessary for the purposes mentioned in 5° of this I relating to the sexual practices of the persons concerned.

II – For each disease, an order by the Minister of Health sets out the list of data mentioned in I that must be included in reports sent to the Regional Health Agency or the National Public Health Agency. It also specifies, according to the needs of observation and follow-up, the conservation period, of a maximum of five years from the date of the alert, of the data mentioned in 1° to 3° of I.

Original in French 🇫🇷

Article R3113-2

I.-Les signalements adressés à l’agence régionale de santé ou à l’Agence nationale de santé publique par les médecins et les responsables des services et laboratoires de biologie médicale ne peuvent porter que sur les catégories de données à caractère personnel suivantes :

1° Les données d’identité et de contact du médecin et du service ou de l’établissement dans lequel il exerce ou, en cas de diagnostic biologique, du responsable du service ou du laboratoire de biologie médicale qui procède au signalement. Lorsque le signalement est effectué par le responsable du service ou du laboratoire de biologie médicale, sont également renseignées les données d’identité et de contact du prescripteur ;

2° Le sexe, l’année de naissance ou l’âge, le code postal du domicile de la personne concernée par le signalement et un numéro non signifiant créé par codage informatique irréversible, à partir de ses données d’identité. Lorsque le diagnostic de la maladie repose sur un examen biologique, ce codage informatique est assuré par le responsable du service ou du laboratoire de biologie médicale. Dans les autres cas, la création de ce numéro est assurée par le médecin signalant ou par le personnel habilité de l’agence régionale de santé ;

3° Pour les seules maladies mentionnées au I de l’article R. 3113-1, les données d’identité et de contact de la personne atteinte ou susceptible d’être atteinte par la maladie concernée et, le cas échéant, de son représentant légal ou de la personne chargée de l’exercice d’une mesure de protection juridique avec représentation relative à sa personne ;

4° Les données cliniques, biologiques et de prise en charge médicale de la personne concernée à l’égard de la maladie en cause ;

5° Les informations strictement nécessaires à la mise en œuvre des mesures d’investigation et d’intervention par l’agence régionale de santé ainsi qu’à la surveillance épidémiologique, notamment celles relatives à l’existence d’un antécédent de voyage, au statut vaccinal de la personne à l’égard de la maladie concernée, aux mesures de prophylaxie mises en œuvre, à l’existence de facteurs de risque, aux lieux et circonstances de l’exposition et aux caractéristiques socio-démographiques utiles.

Pour les maladies dont un des modes de transmission est la voie sexuelle, les médecins signalants ainsi que les personnels habilités des agences régionales de santé et de l’Agence nationale de santé publique mentionnés aux articles R. 3113-3 et R. 3113-4 sont autorisés à enregistrer et conserver, dans les conditions garantissant la confidentialité des informations, les données à caractère personnel strictement nécessaires aux finalités mentionnées au 5° du présent I relatives aux pratiques sexuelles des personnes concernées.

II.-Un arrêté du ministre chargé de la santé fixe, pour chaque maladie, la liste des données mentionnées au I que doivent comporter les signalements adressés à l’agence régionale de santé ou à l’Agence nationale de santé publique. Il précise en outre, en fonction des nécessités de constatations et de suivi, la période de conservation, d’une durée maximale de cinq ans à compter de la date du signalement, des données mentionnées aux 1° à 3° du I.