Article Rubrique 2 of the French General Code of Local Authorities

Heading 2 – Staff costs (1) (2)

(1) When accompanied by an administrative certificate by which the authorising officer attests to the signature of the contract, the dematerialised supporting documents of a contractual nature provided for in heading 2 of this decree may be sent to the public accountant without the signature of the persons authorised to sign them.

(2) Electronically signed contracts under this heading transmitted as supporting documents shall be accompanied by an administrative certificate attesting to the presence of the signatures of the parties to the contract.

21. Staff costs of local authorities, their groupings, their public establishments and their directly managed accommodation services for the elderly (3) (4)

(3) Excluding staff of public social and medical social establishments and public health establishments.

(4) The supporting document(s) provided for by the regulations or texts specific to a category of local public establishment replaces or supplements, where applicable, the documents referred to in this sub-heading 21.

210 Staff remuneration

2101. First payment

1. Commitment document mentioning:

– the reference to the decision creating the post or the decision authorising the appointment in the case of employees of industrial and commercial public services, subsidised contracts, apprenticeship contracts or individual contractors;

– the identity of the member of staff, the date of his/her appointment and, where applicable, the duration of the contract;

>the recruitment procedure
– the recruitment procedure (5), the conditions of employment (full-time, part-time or full-time/part-time and the percentage of working time);

> the grade, step, grade and step of the post, the number of years of service and the percentage of working time
– the grade, step, gross salary index or hourly rate or terms of remuneration of the member of staff.

2. In the event of a change of accounting officer (e.g. transfer, secondment, etc.), certificate of cessation of payment.

3. Special case of resumption of activity (6): contract held by the employee prior to resumption of activity and decision to resume activity.

4. Documents required for subsequent payments.

(5) Example: entry into the civil service, transfer, secondment, etc.

(6) This refers to the implementation of article L. 1224-3 of the French Labour Code, for the period preceding either the employee’s new contract or dismissal.

2102. Subsequent payments

21021. General documents

1. Individual (in particular pay slip) or collective statement showing, where applicable, the following information for each member of staff:

– the grade, step, increased index, working time, hourly rate or vacation rate (hourly or other criterion);

– the period giving entitlement to remuneration and the number of hours actually worked;

– the gross monthly salary
– the gross monthly salary;

> the residence allowance
– residence allowance;

Family salary supplement;

Family salary supplement
– family salary supplement;

> NBI
– NBI;

>NBI
– each bonus or allowance on an individual basis;

>index salary supplement (CDI)
– supplementary indexed pay (CTI) for non-medical staff not covered by the hospital civil service (EHPAD of CCAS or CIAS);

overtime;

each bonus or allowance on an individual basis;

each bonus or allowance on an individual basis; and
– overtime;

– on-call and standby duty allowances;

– the amount of remuneration subject to withholding tax, the rates applicable and the amounts of withholding tax;

– the basis, rate and amount of the withholding tax provided for in 1° of 2 of Article 204 A of the French General Tax Code;

– the net monthly salary;

– the net amount payable;

2. Overall summary statement by chapter and budget heading

.
3. Decision of the appointing authority amending the administrative status of the person concerned, entailing a change in his/her remuneration or administrative status with an indication of the date of effect, or amendment to the recruitment contract containing the same information.

21022. Specific documents (7)

(7) These documents must be produced, as necessary, and whenever there is a change in the staff member’s entitlement.

210221. Family salary supplement

Statement of liquidation specifying all the elements that led to the determination of entitlements, in particular:

1. Number of dependent children

>.
2. In the event of separation:

– the number of children taken into account for the calculation of the SFT to be divided;

– the number of dependent children of the staff member and/or of the former spouse(s) from each new union;

– where applicable (8), the number of dependent children and the gross indexed salary and NBI (9) of each former spouse,

> where applicable, the former spouse or spouses from each new union,

where applicable, the former spouse or spouses from each new union
– where applicable, the former spouse(s) receiving payment and the amount to be paid.

(8) Exercise of the right of option for former civil servant couples or for payment of the SFT to the former non-civil servant spouse.

(9) For former civil servant couples.

210222. New index bonus

Decision of the appointing authority setting the number of points awarded to the staff member.

210223. Bonuses and allowances (10)

1. Decision of the deliberative assembly setting the nature, conditions of award and average rate of allowances.

2. Decision of the appointing authority (11) setting the rate applicable to each member of staff.

(10) Within the meaning of Article 88 of Law no. 84-53 of 26 January 1984 on statutory provisions relating to the local civil service.

(11) The individual amounts allocated to contract agents may appear in their contract of employment.

210224. Hourly allowances for overtime work (10)

1. Deliberation fixing the list of posts whose duties involve the actual performance of overtime.

2. Statement specifying the number of hours worked (12) for each member of staff, by month and by rate of compensation.

3. Where applicable, a decision justifying the fact that the authorised monthly quota has been exceeded.

(12) This document may take the form of automated statements; it is not required when the information appears in the individual or collective statement of the employee’s name referred to in 1 of heading 21021.

210225. On-call duty

1. Deliberation determining the cases in which it is possible to have recourse to on-call duty or standby duty, the list of posts concerned (13), the arrangements for their organisation and, where appropriate, the amount of budget appropriations allocated for this purpose (14).

2. Where applicable, a statement of the appropriations allocated to standby duty used up (14)

.
3. Statement specifying the employee’s job, the period of standby duty, the applicable rate and, where applicable, the number of hours worked during the period of standby duty.

(13) Including managerial posts in the technical sector covered by decision-making standby duty.

(14) When the deliberative assembly entrusts the executive with the choice of the method of compensation for on-call duty or standby duty.

210226. Bonuses and salary accessories for staff of public industrial and commercial establishments

Agreement, collective labour agreement, branch agreement or professional agreement referred to in the employment contract, mentioning the bonus (15);

or

Mention of the bonus in the employment contract (15);

or

Decision of the Board of Directors.

(15) Where the agreements, collective labour agreements, branch agreements, professional agreements or employment contracts do not define the procedures for calculating bonuses and ancillary benefits, a decision of the Board of Directors must specify the procedures.

211. Perquisites

2111. Entertainment expenses (16)

1. Deliberation specifying the maximum amount and the nature of the expenses covered or the lump sum allocated to the employee.

2. Where the allowance is not paid as a lump sum:

– invoices;

– statement of utilisation of appropriations.

(16) The governing body may:

either
– either introduce the payment of a lump sum not subject to the production of receipts for expenses incurred;

> or
– or set up an endowment allowing the expenses to be paid directly by the local authority itself or the reimbursement, where appropriate in the form of a lump sum, of duly substantiated entertainment expenses incurred. In these cases, a statement of credit consumption is used to monitor the use of the grant approved by the governing body.

2112. Reimbursements for benefits in kind (17)

1. Deliberation specifying the list of jobs concerned, the nature of the benefits and the conditions under which they are granted.

2. Decision of the executive authority specifying the names of the beneficiaries.

3. Paid invoices.

(17) Expenditure paid directly by the local authority to service providers comes under heading 4.

2113. Social welfare benefits of a pecuniary nature (17)

1. Deliberation specifying the conditions for awarding benefits.

2. Decision of the executive authority specifying the beneficiaries.

3. Any documents required by the decisions referred to in 1 and 2.

2114. Participation in the financing of supplementary social protection

1. Deliberation(s) setting the risks covered by the contribution, the terms and conditions, the unit amount applicable to all non-modulated employees, the conditions for individual unit modulation of the contribution, and the method of payment of the contribution.

2. Where applicable, the profit-sharing agreement, or the collective or group contract (18) and the application form signed by the employer, which may accompany it (18).

The agreement, or the collective or group contract (18) and the application form signed by the employer, which may accompany it (18).
3. Statement of account drawn up by the supplementary social protection body, showing, per employee, the unit amount of the contribution applicable to the employee. When this amount is modulated, the statement mentions the elements justifying the modulation of the contribution. The statement shows the sum of the unit amounts of the contribution.

(18) When the agreement is accompanied by an optional collective operation subscribed by the employer (Cf. Art. 31 of Decree no. 2011-1474 of 8 November 2011 relating to the participation of local authorities and their public establishments in the financing of the supplementary social protection of their employees). This contract may regulate the terms of payment by the local authority.

212. Social security contributions, taxes and similar payments on remuneration

.
2121 General situation

Statement showing in particular the basis, rate and amount of charges to be paid

or

Statement of proposed rectification following an inspection (URSSAF, Pôle emploi, tax authorities)

or

For the reimbursement to a staff member of an overpayment:

– decision specifying the purpose of the reimbursement;

– statement of account.

2122 Withholding tax at source

Overall statement specifying:

– the payment period,

– the total amount of deductions made for the period;

– where applicable, the amounts of positive and negative regularisations;

> the total amount of sums paid in respect of the period
– the total amount of sums made available for payment.

213. Compensation for loss of employment

.
2131 Redundancy payments

1. Decision to dismiss.

2. Justification of the duration of employment

.
3. Copy of payslip(s) for the reference period for settlement of entitlements

.
4. Statement of entitlements.

2132. Indemnity for contractual termination

21321. Private-sector employees

1. Collective redundancy agreement

.
2. Approval decision from the administrative authority or certificate from the authorising officer certifying that the application for approval has not been rejected within the 15-day period referred to in the 2nd paragraph of article L. 1237-14 of the French Labour Code.

>.
3. Where applicable, the resolution authorising the termination agreement (if the organisation’s articles of association so provide).

21322. Public law employees

1. Agreement fixing the amount of the contractual termination indemnity and the date on which the civil servant concerned will definitively cease to perform his duties or the date on which the contract will end, as determined by the appointing authority or its representative, signed by both parties.

2. Statement determining the amount awarded to the employee benefiting from the termination, if the elements relating to the liquidation are not present in the contractual termination agreement.

2133. Compensation for employees involuntarily deprived of employment

21331. Advance on compensation

1. Decision to open entitlement authorising payment of the advance pending calculation of final entitlement

.
2. Statement of the amount of the advance.

21332. Compensation

213321. First payment

1. Decision on entitlement specifying the maximum duration of compensation

.
2. Copy of pay slip(s) for the reference period during which entitlement is calculated

.
3. Document for subsequent payments.

213322. Subsequent payments

Statement of liquidation.

2134. Compensatory allowances for leave not taken

Certified statement, detailing the number of days of leave due and not taken as a result of the territorial authority, due in particular to the definition of the annual leave calendar, liquidating the resulting compensatory allowance.

2135. Remuneration paid in connection with special leave

21351. First payment

1. Order granting special leave, specifying the period and the elements for payment of remuneration

or

Order amending the conditions of remuneration initially laid down in the admission order

.
2. Exhibit provided for subsequent payments.

21352. Subsequent payments

Monthly statement of settlement of replacement income.

214. Death benefit

1. Executive decision specifying the beneficiary or beneficiaries of the death benefit and the amount to be paid for each of them.

2. Statement of settlement and, where applicable, the distribution of the death benefit

.
3. Where applicable, certificate of non-taxation if children or ascendants are beneficiaries.

215. Remuneration of employees of other public authorities

.
2151. Additional public remuneration paid to employees of the decentralised services of the State or its public establishments (art. 97 of the law of 2 March 1982)

.
21511. First payment

1. If applicable:

Deliberation relating to the granting of the allowance, indicating the beneficiary or beneficiaries, fixing the amount or the method of calculation and referring to the interministerial order of general application,

or

Individual order of the representative of the State in the department or region setting the amount of the allowance and the conditions under which it is paid.

2. Where applicable, statement of account.

21512. Other payments

Exhibit provided for in 2 of 21511.

2152. Communal supplement to housing allowance

List of names notified by the prefect specifying the amount of the municipal supplement.

2153. Payment of allowances to other public officials

21531. First payment

1. Deliberation establishing the principle of using a civil servant recruited to carry out an ancillary public activity, specifying the terms and conditions of the allowance allocated,

2. Where applicable, employment order (19),

>.
3. Document required for subsequent payments.

(19) The order need only be produced in cases where the decision has not designated the person concerned.

21532. Subsequent payments

Settlement.

2154. Provision of personnel by another public authority

21541. Reimbursement of remuneration

1. Deliberation authorising the conclusion of the agreement

.
2. Agreement for the provision of services

.
3. Statement of account.

21542. Additional remuneration paid to a member of staff on secondment

1. Mention in the agreement specifying the nature and amount of the supplement.

2. Where applicable, a resolution specifying the nature of the additional allowance, the conditions under which it is granted and the average rate, if the additional allowance is part of the compensation scheme set up by the local authority.

>.
3. If not specified in the agreement, a decree setting the individual rate of the additional allowance.

2155. allowance for handling of funds by administrators

1. Deliberation setting the rate of the allowance for handling funds likely to be allocated to the administrators.

2. Order fixing the amount of the allowance (20).

(20) This order may consist of the act appointing the imprest administrator.

216. Remuneration of external contributors and family and nursery assistants

2161. Gratuities

21611. First payment

1. Decision (21) providing for the conditions under which trainees may receive gratuities.

2. Documents required for subsequent payments.

21612. Subsequent payments

Statement of settlement.

(21) The decision is either a deliberation or the whole constituted by the deliberation approving the training agreement and the training agreement when the latter specifies the conditions for granting gratuities.

2162. Involvement of healthcare professionals from outside the establishment attached to a communal or inter-communal social action centre

1. Agreement with the healthcare professional specifying their position, function and remuneration arrangements.

2. Statement of account.

2163 Compensation paid to investigating commissioners

Order of the president of the administrative court or prefectoral decree setting the amount of compensation (fees and reimbursement of expenses),

or

Order of the president of the administrative tribunal setting the amount of the advance.

2164. Family and maternal assistants

21641. First payment

1. Document provided for in 1 of heading 2101.

2. Documents required for subsequent payments

.
21642. Subsequent payments

1. Where applicable, statement specifying, for each child taken in:

– surname and first name of the child;

– the duration of the care;

> – whether the care is continuous or intermittent
– whether the child will be looked after continuously or intermittently;

– where applicable, the hourly supplement applicable in the event of exceptional hardship.

2. Deliberation specifying the nature, amount and conditions of allocation of allowances paid as part of the child’s individualised project.

3. Deliberation or reference to the contract specifying the nature, amount and conditions of allocation of allowances and supplies paid.

>.
4. Documents referred to in 1 of heading 21021

>.
5. Where applicable, if the document provided for in 4 does not enable the payment of an allowance or compensation to be established, statement of account.

217. Allowances and reimbursement of expenses relating to travel and change of residence (22)

(22) This item concerns only the reimbursement of expenses to staff members. Expenses paid directly by the local authority to a service provider come under heading 4.

2171. Payment of travel expenses

21711. General documents

1. Statement of expenses (see appendix A).

2. For accommodation expenses, as applicable:

– deliberation setting the flat-rate reimbursement rates for accommodation expenses for metropolitan France,

or

– deliberation setting the rates of reimbursement of mission allowances for overseas.

3. Where applicable, deliberation setting a definition derogating from the notion of commune.

4. Where applicable, a resolution setting out derogation rules for compensation and specifying the duration of their application.

>.
5. Deliberation authorising the general payment of transport costs when a member of staff is admitted to a competition.

21712. Specific documents

a) Mission away from the administrative residence and the family residence

Travel order (23) stating the purpose of the trip, the class of travel authorised and the means of transport used.

b) Tour (24)

Tour
Decision of the territorial authority ordering the tour, indicating in particular the purpose of the trip, the class authorised and the means of transport used.

c) Temporary assignment away from the administrative residence and away from the family residence

Decision of the territorial authority appointing the person concerned to carry out the temporary assignment

d) Competitions, selection and professional examinations
d) Competitions, selections and professional examinations

Invitation to attend

e) Training period outside the administrative residence and outside the family residence:

1. Ad hoc assignment order

>.
2. Where applicable, a decision determining the percentage reduction in the travel allowance when the employee is able to use an administrative restaurant or be accommodated in a structure dependent on the administration in return for a contribution.
f) Travel within the territory of the municipality of administrative residence, the municipality where the temporary travel takes place or the municipality of family residence

Decision of the territorial authority.

g) Persons other than those who receive remuneration from a local authority or one of its public administrative establishments for their main activity

Decision of the territorial authority ordering the costs to be paid and specifying, where applicable, the terms and conditions of payment.

h) Local authority officials and other persons collaborating on committees

Decision or certificate appointing the person concerned as a member of the committee.

(23) If the authorisation covers more than one mission, the mission order must specify its period of validity (up to a maximum of twelve months), the geographical limit or destinations authorised, the classes and means of transport authorised.

(24) Agent on overseas duty who travels within his territorial community of assignment, but outside his administrative residence and outside his family residence, and agent on overseas duty who travels on official business within the country of his administrative residence or within his area of jurisdiction.

21713. Fixed allowance for itinerant duties within a municipality

1. Deliberation defining these duties and setting the amount of the fixed allowance allocated.

2. Decision of the territorial authority indicating the names of the beneficiaries.

21714. Transportation of the body of a deceased employee during temporary travel

1. Claim for reimbursement (25).

2. Travel order or other document justifying the travel of the deceased staff member

.
3. Paid invoices.

(25) The claim must be submitted within one year of the death, failing which it will be barred.

21715. Payment of advances on travel expenses

217151. Payment of advances

1. Agent’s request

2. Statement drawn up on the model of the travel expenses statement (see appendix A).

217152. Payment of the balance

Documents provided for under 2171.

2172. EPIC staff travel expenses

1. Where applicable:

– agreements, collective labour agreements, branch agreements or professional agreements referred to in the employment contract mentioning the reimbursement scheme,

or

– mention of the reimbursement scheme in the employment contract,

or

– decision of the board of directors.

2. Statement of assets and liabilities and documents required by the agreement or decision referred to in 1.

.
2173. Change of residence

1. Transfer order or decision generating entitlement (26).

2. Statement of change of residence expenses (see Annex B)

>.
3. Request for reimbursement, if applicable (27).

(26) The transfer order or the decision giving rise to entitlement refers to the regulations that set out the terms and conditions for the payment of expenses by the local authority(ies).

(27) Signing the statement of expenses constitutes a request for reimbursement. However, where the expense claim is submitted by the employee concerned after the period of one year from the date of the change of administrative residence, a claim submitted earlier justifies the absence of a time limit.

21731. Payment of advances on change of residence expenses

1. Agent’s request

.
2. Statement of change of residence expenses (see Appendix B).

21732. Payment of the balance

Documents provided for under 2173.

2174. Supplementary leave

21741. Payment of travel expenses

1. Decision of the territorial authority granting subsidised leave.

2. Statement of expenses (see Annex A)

21742. Payment of additional remuneration

Mention of the duration of the administrative leave relating to the period of remuneration in the individual or collective statement mentioned in subheading 21021.

2175. Reimbursement of home-to-work travel expenses

Statement of expenses, specifying:

– the rate of the season ticket taken out;

– the percentage of working time for part-time and non-full-time staff;

the amount covered.
– the amount covered;

218. Miscellaneous expenses payable by the local authority or institution

.
2181 Medical expenses

21811. Preventive medicine

1. Membership agreement

>.
2. Memorandum.

21812. Transport and other medical expenses

1. Convocation.

2. Invoices.

3. Where applicable (28), decision of the competent authority or request from the person concerned.

(28) In the case of a second inspection.

21813. Accident at work

218131. Reimbursement of medical expenses

Supporting documents relating to medical and pharmaceutical expenses or those incurred as a result of the patient’s situation, payable by the local authority.

218132. Direct payment of medical expenses

1. Certificate of reimbursement

.
2. Supporting documents relating to expenses.

218133. Funeral expenses following an accident or occupational illness

1. Decision to cover costs

.
2. Invoices relating to funeral expenses payable by the local authority.

21814. Daily sickness benefits

1. Decision of the territorial authority prescribing the payment of daily allowances.

2. Reference pay slip

.
3. Statement of settlement.

21815.Daily allowance for accompanying a person at the end of life

1. Decision of the territorial authority ordering payment of the allowance.

2. Statement of settlement.

2182. Functional protection

1. Decision of the territorial authority authorising the payment of expenses or, in the event of compensation, fixing the amount.

2. Invoices, fee notes or statement of compensation.

2183. Financial transfers of days held in a time savings account as part of a transfer or secondment

1. Agreement setting out the financial arrangements for the transfer of leave entitlements accumulated by a staff member benefiting from a time savings account.

2. Statement of settlement.

2184. Allowance to cover expenditure on compulsory and additional training for newly appointed and transferred employees

In the event of agreement on the amount of the allowance:

– compensation agreement establishing the amount of compensation;

– deliberation authorising the signing of the compensation agreement.

or

In the event of disagreement over the amount of compensation:

– a receipt issued by the host organisation;

a statement of expenses incurred.
– statement of expenditure incurred.

2185. Professional training

21851. Payment of training costs incurred by staff members

218511. Compensation

1. Deliberation authorising the payment of training costs incurred by the employee

.
2. Statement of account, invoice signed by the appointing authority.

218512. Travel expenses

Documents provided for under heading 2171.

22. Staff costs of public health establishments (EPS) and autonomous public social and medico-social establishments (EPSMS) (29)

(29) Including subsidised contracts and apprenticeship contracts

220. Staff remuneration

2201. First payment

1. For management staff and hospital practitioners, the appointment decision taken by the competent authority;

2. Director’s decision or contract stating:

– the identity of the member of staff, the date of appointment;

– the terms of recruitment and the conditions of employment (full-time, part-time, specifying the number of hours per week or month in the last two cases, or the percentage of working time);

> the grade, the status in the case of medical practitioners, the number of hours worked, the number of hours per week or month in the last two cases or the percentage of working time)
– the grade, the status for hospital practitioners, the step, the gross salary index, the hourly rate or the terms of remuneration of the agent.

3. Where applicable, certificate of suspension of payment;

4. Documents required for subsequent payments;

5. Particular case of resumption of activity: contract held by the employee prior to resumption of activity and legal act providing for resumption of activity.

2202. Subsequent payments

22021. General documents

1. Individual or collective statement of salary (pay slip or pay journal for example) stating the following for each employee:

– the grade, the status for hospital practitioners, the step, the increased index and, where applicable, an indication of the number of hours worked or, for individual contractors, the rate of the session (hourly or other criterion) and the number of actual hours;

– the period in respect of which remuneration is payable and the number of hours actually worked;

– gross monthly salary or emoluments;

residence allowance;

residence allowance
– residence allowance;

Family salary supplement;

Family salary supplement
– family salary supplement;

> NBI
– NBI;

>NBI
– supplementary indexed pay;

– each individual bonus or allowance;

> Hourly allowances for overtime work
– hourly allowances for overtime work;

> – standby duty allowances
– on-call or stand-by duty allowances;

– the amount of remuneration subject to withholding tax, the rates applicable and the amounts of withholding tax;

– the basis, rate and amount of the withholding tax provided for in 1° of 2 of Article 204 A of the French General Tax Code;

> the net monthly salary
– the net monthly salary;

– the net amount payable.

2. Overall summary statement by chapter and budget heading

.
3. Decision of the competent authority amending the administrative situation of the person concerned, leading to a change in his remuneration or administrative situation, with an indication of the date of effect,

or amendment to the recruitment contract containing the same information.

22022. Specific documents (30)

(30) These documents must be provided as necessary, whenever there is a change in the staff member’s entitlement.

220221. Family salary supplement

Statement of liquidation specifying all the elements that led to the determination of entitlements, in particular:

a. Number of dependent children

>.
b. In the event of separation:

– the number of children taken into account for the calculation of the SFT to be divided;

– the number of dependent children of the staff member and/or of the former spouse(s) from each new union;

– where applicable (31), the number of dependent children and the gross indexed salary and NBI (32) of each former spouse;

> where applicable, the former spouse or spouses from each new union
– where applicable, the former spouse(s) receiving the payment and the amount to be paid.

(31) Exercise of the right of option for former civil servant couples or for payment of the SFT to the former non-civil servant spouse.

(32) For former civil servant couples.

220222. New indexation bonus (NBI)

Director’s decision setting the number of points awarded to the staff member.

220223. Bonuses and allowances

a) Bonuses and allowances for management staff:

Award decision taken by the competent authority.

b) Medical staff bonuses and allowances:

– exclusive public service commitment allowance: contract or commitment agreement;

– territorial practice allowance (PET): Decision taken by the director of the establishment to which the allowance is attached, mentioning the agreement of the director of the regional health agency.

Sectoral activity allowance:

Decision by the director.
Director’s decision

Duty roster drawn up in accordance with Annex H.

Summary statement.

c) Non-medical staff bonuses and allowances:

>.
1. Hourly allowances for overtime work

Statement of settlement specifying the months concerned, if there is a recall, and indicating the number of hours worked and the rates applied at the time the overtime was performed.

2. Other bonuses and allowances

– individual award decision taken by the director (33);

– or, in the case of contract staff, a reference to the contract;

> and, in the case of service bonuses, a reference to the contract.
– and, in the case of the service bonus, a statement specifying how the overall appropriation allocated to payment of the bonus is determined.

(33) This decision may be constituted by the act appointing the administrators, as regards the cash handling allowance paid to them.

220224. Duty service (medical staff)

1. Periodic summary statement.

2. Final monthly duty roster (appendix I) (34), distinguishing for each practitioner, weekly duty obligations, additional time and hours worked in excess, at night, on Sundays or public holidays.

(34) Document drawn up at the end of the month by the establishment, based on the initial monthly duty roster and taking into account any changes made during the month.

220225. On-call duty (non-medical staff)

1. Director’s decision setting the list of activities, departments and categories of staff concerned by on-call duty.

2. Director’s decision laying down the arrangements for recourse to compensation or indemnification.

3. Where applicable, agreements with other establishments (35)

.
4. Statement specifying the employee’s job, the on-call period, the applicable rate and, where applicable, the number of hours worked during the on-call period.

(35) This concerns the case where the on-call service is common to several establishments.

220226. Reimbursements of benefits in kind

1. Director’s decision specifying the list of jobs concerned, the nature of the benefits and the conditions under which they are granted.

2. Individual allocation decision

>.
3. Paid invoices.

220227. Social welfare benefits of a pecuniary nature

1. Director’s decision or social project specifying the conditions for awarding benefits.

2. Director’s decision specifying the beneficiaries

.
3. Where applicable, documents required by the decisions referred to in 1 and 2.

220228. Compensation for days paid into the time savings account

Statement specifying in particular the number of days converted into compensation and the settlement thereof.

220229. Valorisation of time savings account days for the additional civil service pension (RAFP)

Statement detailing the liquidation of the compensation.

221. Remuneration of religious staff and staff from outside the establishment

2211. Allocation of benefits in kind and payment of allowances to congregational staff

22111. First payment

1. Agreement between the director and the congregation

.
2. Director’s decision fixing the flat-rate cloakroom allowance and benefits in kind in accordance with the agreement.

3. Documents required for subsequent payments.

22112. Subsequent payments

1. Monthly statement of settlement.

2. Endorsement approved in the same form as the contract in the event of a revision of the indemnity.

2212. Remuneration of religious workers, chaplains

.
22121 First payment

1. Contract (36)

>.
2. Monthly statement of settlement.

(36) Established in accordance with the prescriptions contained in circular no. DHOS/P1/2006/538 of 20 December 2006 relating to chaplains in establishments mentioned in article 2 of law no. 86-33 of 9 January 1986 on statutory provisions relating to the hospital civil service supplemented by circular no. DGOS/RH4/2011/356 of 5 September 2011 relating to the chaplaincy charter in establishments mentioned in article 2 of law no. 86-33 of 9 January 1986 on statutory provisions relating to the hospital civil service.

Monthly statement of settlement.

2213. Healthcare staff from outside the establishment

22131. First payment

1. Agreement with each healthcare professional specifying their position, function and remuneration arrangements.

2. Statement signed by the director.

22132. Other payments

Statement approved by the director.

2214. Trainees from outside the establishment’s staff

22141. First payment

1. Director’s decision or traineeship agreement setting the amount of the allowance;

2. Document required for subsequent payments.

22142. Subsequent payments

Monthly settlement statement.

2215. Public accountant’s advisory allowances

Director’s decision fixing the amount of the advisory allowance.

2216. Provision of staff by another public authority

22161. Reimbursement of remuneration

1. Agreement to make staff available

.
2. Statement of account

.
22162. Additional remuneration paid to a member of staff on secondment

1. Mention in the agreement specifying the nature and amount of the supplement.

2. Statement of assets and liabilities

.
222. Social security contributions, taxes and similar payments on remuneration

Documents added for the entry into force of the withholding tax on 1 January 2019.

2221. General case

Statement showing in particular the base, rate and amount of charges to be paid

or

Statement of adjustment following an inspection (URSSAF, ASSEDIC, payroll tax, etc.)

> or
or

For the reimbursement to a staff member of an overpayment:

– decision specifying the purpose of the reimbursement;

– statement of account.

2222. Withholding tax at source

Overall statement specifying:

– the payment period;

– the due date;

– the total amount of deductions made in respect of the period;

– where applicable, the amounts of positive and negative adjustments;

> the total amount of sums paid out for the period
– the total amount of sums made available for payment.

223. Compensation for loss of employment

2231. Redundancy payments

.
1. Dismissal decision or decision relating to the payment of allowances to employees involuntarily deprived of employment

.
2. Proof of length of employment

.
3. Copy of payslip(s) for the reference period for the calculation of entitlements

.
4. Statement of entitlements.

2232. Indemnity for contractual termination

22321. Private-sector employees

1. Agreement to terminate contract signed by the recruiting authority and the member of staff concerned.

.
2. Notification of homologation from the Departmental Directorate of Labour, Employment and Vocational Training or certificate from the authorising officer certifying the absence of notification within the 15-day period, in accordance with 2ᵉ paragraph of Article L.1237-14 of the Labour Code, together with a copy of the homologation request form.

22322. Public law employees

1. Contractual termination agreement setting out the amount of the contractual termination indemnity and the date on which the civil servant concerned will definitively cease to perform his duties or the date on which the contract will end, as determined by the recruiting authority or its representative, and signed by both parties.

2. Statement determining the amount awarded to the employee benefiting from the termination, unless the elements relating to the liquidation are present in the termination agreement.

2233. Remuneration paid in connection with special leave

22331. First payment

1. Order granting special leave specifying the period and the elements of the remuneration,

Or order modifying the conditions of remuneration fixed by the minister.
Or order amending the conditions of remuneration initially laid down in the admission order.
2. Exhibit provided for subsequent payments.

22332. Subsequent payments

Monthly statement of settlement of replacement income.

2234. Remuneration paid in connection with a placement seeking an assignment

.
22341. First payment

1. Decision to place the employee in search of a posting, setting the period and the elements of the remuneration;

2. Voucher for subsequent payments.

22342. Subsequent payments

Monthly statement of settlement of replacement income.

2235. Compensation for agents involuntarily deprived of employment

22351. Advance on compensation for employees involuntarily deprived of employment

1. Decision opening entitlement authorising payment of the advance pending calculation of final entitlement

.
2. Statement of the amount of the advance.

22352. Compensation

223521. First payment

1. Decision opening entitlement specifying the maximum duration of compensation

.
2. Copy of pay slip(s) for the reference period during which entitlement is calculated

.
3. Document for subsequent payments

.
223522. Subsequent payments

Liquidation statement.

2236. Compensatory allowances for holiday not taken

Certified statement, detailing the number of days of leave due and not taken as a result of the administration due in particular to the definition, by the appointing authority, of the annual leave schedule, liquidating the resulting compensatory allowance.

2237. Payment of aid for taking over or creating a business (ARCE) or differential reclassification aid (ADR)

Director’s decision setting the amount applicable to the agent.

224. Payment of death benefit

1. Authorising officer’s decision specifying the beneficiary or beneficiaries of the death grant and the amount to be paid for each.

2. Statement of settlement specifying the distribution of the death benefit, if any.

>.
3. Where applicable, tax-free certificate if children or ascendants are beneficiaries.

225. Allowances and reimbursement of expenses relating to travel and changes of residence (37)

(37) This item concerns only the reimbursement of expenses to staff members. Expenses paid directly by the local authority to a service provider come under heading 4.

2251. Payment of travel expenses

22511. General documents

1. Statement of expenses approved by the director (see appendix A).

2. – for EPS: Director’s decision setting the flat-rate reimbursement of accommodation expenses;

> or
or

– for EPSMS: Deliberation setting the flat-rate reimbursement rates for accommodation expenses.

22512. Specific documents

a) Temporary travel outside the administrative residence and outside the family residence

Mission order signed by the director, stating in particular the purpose of the trip and the means of transport used.

b) Permanent assignment, travelling duties

Permanent mission order (38) indicating the period of validity and, where applicable, the geographical limit set.

> c) Temporary assignment.
c) Interim. Management of a temporarily vacant post located outside the administrative residence and outside the family residence

Decision appointing an interim manager

d) Training periods.
d) Training periods. Travel outside the administrative residence and outside the family residence

Ad hoc travel orders.
Ad hoc travel orders

e) Competitions or professional examinations
e) Competitions or professional examinations

Invitation to attend

f) Travel within the same commune

>
Director’s decision authorising payment and indicating the names of the beneficiaries

> g) Persons from outside the administration
g) Persons from outside the hospital administration called upon to travel on its behalf

Decision of the Director.
Director’s decision.

h) Hospital staff and other persons collaborating on “committees”

Mission orders from the Director

> i) Travel to and from the hospital
i) Travel abroad

>.
1. – For PSEs: Director’s decision specifying the conditions for payment of the trip;

For ESMSs: Deliberation of the Director’s decision specifying the conditions for payment of the trip.
– For ESMS: Deliberation specifying the conditions for payment of the trip

>.
2. Mission order.

(38) A permanent travel order must be produced once a year.

22513. Transporting the body of an employee who dies during temporary travel

1. Claim for reimbursement (39).

2. Invoice from the service provider who carried out the transport, endorsed by the Director

.
3. Travel order or other document justifying the travel of the deceased staff member.

(39) The claim must be submitted within one year of the death or it will be barred.

2252. Change of residence

1. Transfer order or decision generating entitlement.

2. Statement of expenses for change of residence (see appendix B).

3. Request for reimbursement (40), if applicable.

(40) Signing the statement of expenses constitutes a request for reimbursement. However, where the statement of expenses is submitted by the employee concerned after the period of one year from the date of the change of administrative residence, a claim submitted earlier justifies the absence of a time limit.

2253. Procedures for payment of allowances and reimbursement of expenses

22531. Payment of advances on the payment of allowances and reimbursement of expenses

1. Agent’s request

>.
2. Statement of account.

22532. Payment of balance

Statement of expenses with breakdown of advances received accompanied by the documents provided for under headings 2251 or 2252 as appropriate.

22533. Advances for the purchase of a vehicle necessary for the performance of the service

Decision to grant taken by the director.

22534. Reimbursement of home-to-work travel expenses

Statement of account.

22535. Supplementary leave

1. Decision of the competent authority granting the leave.

2. Account drawn up on the basis of the travel expenses statement (appendix A).

226. Professional training

2261. Remuneration of teachers and jury members

1. Individual appointment decision in the case of members of the jury concerning the regulations applicable to remuneration.

2. Statement of remuneration approved by the director.

2262. Payment of training costs

22621. Compensation

1. Decision to cover training costs incurred by the employee

>.
2. Statement or invoice approved by the Director.

22622. Travel expenses

Documents required under heading 225.

227. Medical expenses

2271. Preventive medicine

1. Membership agreement

.
2. Memorandum.

2272. Transport and other medical expenses

1. Convocation.

2. Invoices or bills

>.
3. Where applicable, decision of the competent authority in the case of a second inspection or request from the person concerned.

2273. Hospitalisation expenses of an active official

.
1. Medical certificate attesting to the urgency of the hospitalisation or its necessity, when the treatment takes place in an establishment other than that of the employer.

>.
2. Statement of expenses.

2274. Accident at work

22741. Reimbursement of medical expenses

Supporting documents relating to medical and pharmaceutical expenses or those incurred as a result of the patient’s situation, payable by the establishment.

22742. Direct payment of medical expenses

1. Certificate of reimbursement

.
2. Supporting documents relating to expenses

.
2275. Allocation journalière d’accompagnement d’une personne en fin de vie

1. Director’s decision to pay the allowance.

2. Statement of settlement.

228. Other expenses

2281. Functional protection

1. Decision by the director or, in the case of management staff, the prefect or the director of the ARS, depending on the type of establishment, authorising the payment of expenses, or in the case of compensation, setting the amount thereof.

2. Invoices, fee notes.

2282. Financial transfers of days held in a time savings account (CET) as part of a transfer or secondment

1. Decision to transfer

.
2. Statement of assets

23. Staff costs of homeowners’ associations (41)

(41) The supporting document(s) provided for by the statutes or specific texts for associations governed by particular texts replaces or supplements, where applicable, the documents referred to in this heading 23.

230. Staff remuneration

.
2301. First payment

1. Commitment document stating:

– the identity of the member of staff, the date of appointment;

– the terms of recruitment and the conditions of employment (full-time, part-time, incomplete);

– the terms and conditions of the agent’s remuneration;

2. Where applicable, certificate of suspension of payments.

>.
3. If applicable, internal regulations.

>.
4. Documents required for subsequent payments.

2302. Subsequent payments

23021. General documents

1. Individual or collective deducted personal statement stating, where applicable, the following for each member of staff:

– the working time and hourly rate;

– the period giving entitlement to remuneration and the number of hours actually worked;

>the gross monthly salary
– the gross monthly salary;

> and
– each individual bonus or allowance;

overtime;

> and
– the amount of remuneration subject to withholding tax, the rates applicable and the amounts of withholding tax;

– the basis, rate and amount of the withholding tax provided for in 1° of 2 of Article 204 A of the French General Tax Code;

>the net monthly salary
– the net monthly salary;

– the net amount payable;

2. Overall summary statement by chapter and budget heading

.
3. Decision of the President amending the administrative situation of the person concerned leading to a change in his/her remuneration with an indication of the effective date, or amendment to the recruitment contract containing the same information.

23022. Specific documents (42) : Bonuses and remuneration accessories

President’s decision

or

Mention of the bonus or accessory in the contract of employment or in the internal rules.

(42) These documents must be produced, as necessary, and whenever there is a change in the staff member’s entitlements.

231. Social security charges, taxes and similar payments on remuneration

2311. General case

Statement showing in particular the basis, rate and amount of charges to be paid

or

Statement of adjustment following an inspection (URSSAF, ASSEDIC, payroll tax)

> or
or

For the reimbursement to a staff member of an overpayment:

– decision specifying the purpose of the reimbursement;

– statement of account.

2312. Withholding tax

Overall statement specifying:

– the payment period;

– the due date;

– the total amount of deductions made in respect of the period;

– where applicable, the amounts of positive and negative adjustments;

> the total amount of sums paid out for the period
– the total amount of sums paid out;

232. Loss of employment

2321. Redundancy payments

.
1. Decision to dismiss

.
2. Justification of the duration of the employment.

3. Summary statement of salaries received during the reference period for settlement of entitlements

>.
4. Statement of entitlements.

2322. Indemnity for termination of contract (private law employees)

1. Agreement to terminate contractual employment.

2. Approval decision from the administrative authority or certificate from the authorising officer certifying that the application for approval has not been rejected within the 15-day period referred to in 2ᵉ paragraph of article L.1237-14 of the Labour Code.

233. Travel expenses

1. Mention of the system of reimbursement in the internal regulations, in the staff member’s contract of employment or in a decision by the Chairman.

2. Statement of account and supporting documents provided for in the documents referred to in 1.

234. Remuneration of staff from other public authorities

.
2341. Ancillary public remuneration

a) First payment

1. Decision of the President, establishing the principle of the use of a civil servant recruited to carry out an ancillary public activity, specifying the terms and conditions of the allowance granted.

2. Where applicable, contract of employment (43)

.
3. Document required for subsequent payments

.
b) Subsequent payments

Statement of account.

(43) The order need only be produced in cases where the deliberation has not designated the person concerned.

2342. Provision of staff by another public authority

1. Agreement to make staff available

.
2. Statement of assets and liabilities.

Original in French 🇫🇷

Article Rubrique 2

Rubrique 2 – Dépenses de personnel (1) (2)

(1) Lorsqu’elles sont accompagnées d’un certificat administratif par lequel l’ordonnateur atteste de la signature du contrat, peuvent être transmises au comptable public sans la signature des personnes habilitées à y procéder, les pièces justificatives dématérialisées ayant un caractère contractuel prévues à la rubrique 2 du présent décret.

(2) Les contrats de la présente rubrique signés électroniquement transmis en pièces justificatives sont accompagnés d’un certificat administratif attestant la présence des signatures des parties au contrat.

21. Dépenses de personnel des collectivités territoriales, de leurs groupements, de leurs établissements publics et de leurs services d’hébergement de personnes âgées gérés en régie directe (3) (4)

(3) A l’exclusion des personnels des établissements publics sociaux et médicaux sociaux et des établissements publics de santé.

(4) La (les) pièce(s) justificative(s) prévue(s) par le statut ou les textes spécifiques à une catégorie d’établissement public local remplace(nt) ou complète(nt), le cas échéant, les pièces visées dans la présente sous-rubrique 21.

210. Rémunération du personnel

2101. Premier paiement

1. Acte d’engagement mentionnant :

– la référence à la délibération créant l’emploi ou à la délibération autorisant l’engagement pour les agents des services publics industriels et commerciaux, les contrats aidés, les contrats d’apprentissage ou les vacataires ;

– l’identité de l’agent, la date de sa nomination, et, le cas échéant, la durée de l’engagement ;

– les modalités de recrutement (5), les conditions d’emploi (temps complet, non-complet, partiel et la quotité de temps de travail) ;

– le grade, l’échelon, l’indice brut de traitement ou le taux horaire ou les modalités de la rémunération de l’agent.

2. En cas de changement de comptable assignataire (ex : mutation, détachement, etc), certificat de cessation de paiement.

3. Cas particulier de la reprise d’activité (6) : contrat dont l’agent disposait antérieurement à la reprise d’activité et délibération portant reprise de l’activité.

4. Pièces exigées pour les paiements ultérieurs.

(5) Exemple : entrée dans la fonction publique, mutation, détachement, etc.

(6) Il s’agit de la mise en œuvre de l’article L. 1224-3 du code du travail, pour la période qui précède soit le nouveau contrat de l’agent, soit son licenciement.

2102. Paiements ultérieurs

21021. Pièces générales

1. Etat nominatif décompté individuel (notamment bulletin de paye) ou collectif énonçant, le cas échéant, les mentions suivantes pour chaque agent :

– le grade, l’échelon, l’indice majoré, l’indication du temps de travail, le taux horaire ou le taux de la vacation (horaire ou autre critère) ;

– la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d’heures effectives ;

– le traitement brut mensuel ;

– l’indemnité de résidence ;

– le supplément familial de traitement ;

– la NBI ;

– chaque prime ou indemnité de manière individualisée ;

– complément de traitement indiciaire (CTI) pour les personnels non médicaux ne relevant pas de la fonction publique hospitalière (EHPAD des CCAS ou des CIAS) ;

– les heures supplémentaires ;

– les indemnités d’astreintes ou de permanences ;

– le montant des rémunérations soumis aux précomptes, les taux applicables et les montants des précomptes ;

– l’assiette, le taux et le montant de la retenue à la source prévue au 1° du 2 de l’article 204 A du code général des impôts ;

– le traitement net mensuel ;

– la somme nette à payer.

2. Etat récapitulatif global par chapitre et article d’imputation budgétaire.

3. Décision de l’autorité investie du pouvoir de nomination portant modification de la situation administrative de l’intéressé, entraînant une modification de sa rémunération ou de sa situation administrative avec indication de la date d’effet ou avenant au contrat de recrutement comportant les mêmes énonciations.

21022. Pièces particulières (7)

(7) Ces pièces doivent être produites, en tant que de besoin, et à chaque changement des droits de l’agent.

210221. Supplément familial de traitement

Etat liquidatif précisant tous les éléments ayant conduit à la détermination des droits, notamment :

1. Nombre d’enfants à charge.

2. En cas de séparation :

– le nombre d’enfants pris en compte pour le calcul du SFT à répartir ;

– nombre d’enfants à charge de l’agent et/ou du ou des ex-conjoint(s) issus de chaque nouvelle union,

– le cas échéant (8), nombre d’enfants à charge et le traitement indiciaire brut et la NBI (9) de chaque ancien conjoint,

– le cas échéant, le ou les ex-conjoint(s) bénéficiaire(s) du versement et le montant à verser.

(8) Exercice du droit d’option pour les anciens couples de fonctionnaire ou pour le versement du SFT à l’ancien conjoint non-fonctionnaire.

(9) Pour les anciens couples de fonctionnaires.

210222. Nouvelle bonification indiciaire

Décision de l’autorité investie du pouvoir de nomination fixant le nombre de points attribué à l’agent.

210223. Primes et indemnités (10)

1. Décision de l’assemblée délibérante fixant la nature, les conditions d’attribution et le taux moyen des indemnités.

2. Décision de l’autorité investie du pouvoir de nomination (11) fixant le taux applicable à chaque agent.

(10) Au sens de l’article 88 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale.

(11) Les montants individuels attribués aux agents contractuels peuvent figurer dans leur contrat d’engagement.

210224. Indemnités horaires pour travaux supplémentaires (10)

1. Délibération fixant la liste des emplois dont les missions impliquent la réalisation effective d’heures supplémentaires.

2. Etat liquidatif précisant pour chaque agent, par mois et par taux d’indemnisation le nombre d’heures effectuées (12).

3. Le cas échéant, décision justifiant le dépassement du contingent mensuel autorisé.

(12) Cette pièce peut prendre la forme d’états automatisés, elle n’est pas exigée lorsque ses indications figurent dans l’état nominatif décompté individuel ou collectif visé au 1 de la rubrique 21021.

210225. Astreintes et permanences

1. Délibération déterminant les cas dans lesquels il est possible de recourir à des astreintes ou à des permanences, la liste des emplois concernés (13), les modalités de leur organisation et, le cas échéant, montant des crédits budgétaires alloués à cet effet (14).

2. Le cas échéant, état des crédits alloués aux astreintes ou permanences consommés (14).

3. Etat liquidatif, précisant l’emploi de l’agent, la période d’astreinte ou de permanence, le taux applicable et, le cas échéant, le nombre d’heures d’intervention réalisées pendant la période d’astreinte.

(13) Y compris les emplois d’encadrement de la filière technique relevant des astreintes de décision.

(14) Lorsque l’assemblée délibérante confie le choix du mode de dédommagement des astreintes ou des permanences à l’exécutif.

210226. Primes et accessoires au salaire des personnels des établissements publics industriels et commerciaux

Convention, accord collectif de travail, convention de branche ou accord professionnel visés au contrat de travail, mentionnant la prime (15) ;

ou

Mention de la prime au contrat de travail (15) ;

ou

Décision du conseil d’administration.

(15) Lorsque les conventions, accords collectifs de travail, conventions de branche, accords professionnels ou contrats de travail ne définissent pas les modalités de liquidation des primes et accessoires au salaire, une décision du conseil d’administration doit en préciser les modalités.

211. Avantages accessoires

2111. Frais de représentation (16)

1. Délibération précisant le montant plafond et la nature des frais pris en charge ou le montant forfaitaire alloué à l’agent.

2. Lorsque l’indemnité n’est pas versée sous une forme forfaitaire :

– factures ;

– état de consommation des crédits.

(16) L’organe délibérant peut :

– soit instaurer le versement d’une somme forfaitaire non subordonnée à la production de justificatifs des frais exposés ;

– soit instituer une dotation permettant la prise en charge directe des frais par la collectivité elle-même ou le remboursement, le cas échéant sous forme forfaitaire, des dépenses de représentation exposées et dûment justifiées. Dans ces hypothèses, un état de consommation de crédit permet de suivre l’emploi de la dotation votée par l’organe délibérant.

2112. Remboursements opérés au titre des avantages en nature (17)

1. Délibération précisant la liste des emplois concernés, la nature des avantages et leurs conditions d’attribution.

2. Décision de l’autorité détentrice du pouvoir exécutif précisant le nom des bénéficiaires.

3. Factures acquittées.

(17) Les dépenses réglées directement par la collectivité à des prestataires relèvent de la rubrique 4.

2113. Prestations d’action sociale à caractère pécuniaire (17)

1. Délibération précisant les conditions d’attribution des prestations.

2. Décision de l’autorité détentrice du pouvoir exécutif précisant les bénéficiaires.

3. Le cas échéant, pièces exigées par les décisions visées au 1 et 2.

2114. Participation au financement de la protection sociale complémentaire

1. Délibération(s) fixant les risques couverts par la participation, les modalités, le montant unitaire applicable à tous les agents non modulés, les conditions de modulation unitaire individuelle de la participation, et le mode de versement de la participation.

2. Le cas échéant, la convention de participation, ou le contrat collectif ou de groupe (18) et le bulletin d’adhésion signé par l’employeur qui peut l’accompagner (18).

3. Etat liquidatif établi par organisme de protection sociale complémentaire, faisant apparaître, par agent, le montant unitaire de la participation applicable à l’agent. Lorsque ce montant est modulé, l’état mentionne les éléments justifiant la modulation de la participation. L’état présente la somme des montants unitaires de la participation.

(18) Lorsque la convention s’accompagne d’une opération collective facultative souscrite par l’employeur (Cf. Art. 31 du décret n° 2011-1474 du 8 novembre 2011 relatif à la participation des collectivités territoriales et de leurs établissements publics au financement de la protection sociale complémentaire de leurs agents). Ce contrat peut régler les modalités de paiement par la collectivité.

212. Charges sociales, impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération

2121. Cas général

Décompte indiquant notamment l’assiette, le taux et le montant des charges à payer

ou

Etat de proposition de rectification suite à un contrôle (URSSAF, Pôle emploi, administration fiscale)

ou

Pour le remboursement à un agent d’un trop prélevé :

– décision précisant l’objet du remboursement ;

– décompte.

2122. Prélèvement à la source

Décompte global précisant :

– la période de versement,

– le montant total des prélèvements effectués au titre de la période ;

– le cas échéant, les montants des régularisations positives et négatives ;

– le montant total des sommes mises en paiement.

213. Indemnisation de la perte d’emploi

2131. Indemnités de licenciement

1. Décision de licenciement.

2. Justification de la durée de l’emploi.

3. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits.

4. Décompte des droits.

2132. Indemnité de rupture conventionnelle

21321. Agents de droit privé

1. Convention de rupture conventionnelle.

2. Décision d’homologation de l’autorité administrative ou attestation de l’ordonnateur certifiant l’absence de rejet de la demande d’homologation dans le délai de 15 jours mentionné au 2e alinéa de l’article L. 1237-14 du code du travail.

3. Le cas échéant, délibération autorisant la convention de rupture (si les statuts de l’organisme le prévoient).

21322. Agents de droit public

1. Convention de rupture fixant le montant de l’indemnité de rupture conventionnelle et la date de cessation définitive des fonctions du fonctionnaire concerné ou la date de fin de contrat arrêtée par l’autorité investie du pouvoir de nomination ou son représentant, signée des deux parties.

2. Décompte déterminant le montant attribué à l’agent bénéficiaire de la rupture, dans le cas où les éléments liés à la liquidation ne sont pas présents dans la convention de rupture conventionnelle.

2133. Indemnisation des agents involontairement privés d’emploi

21331. Avance sur indemnisation

1. Décision d’ouverture des droits autorisant le versement de l’avance dans l’attente des calculs des droits définitifs.

2. Etat liquidatif du montant de l’avance.

21332. Indemnisation

213321. Premier paiement

1. Décision d’ouverture de droits précisant la durée maximale d’indemnisation.

2. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits.

3. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.

213322. Paiements ultérieurs

Etat de liquidation.

2134. Indemnités compensatrices de congés non pris

Décompte certifié, détaillant le nombre de jours de congés dus et non pris du fait de l’autorité territoriale, en raison notamment de la définition du calendrier des congés annuels, liquidant l’indemnité compensatrice qui en résulte.

2135. Rémunération versée dans le cadre d’un congé spécial

21351. Premier paiement

1. Arrêté d’admission en congé spécial précisant la période, ainsi que les éléments de liquidation de la rémunération

ou

Arrêté modifiant les conditions de rémunération fixées initialement dans l’arrêté d’admission.

2. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.

21352. Paiements ultérieurs

Etat mensuel de liquidation du revenu de remplacement.

214. Capital décès

1. Décision de l’exécutif précisant le ou les bénéficiaires du capital décès, ainsi que le montant à verser pour chacun d’eux.

2. Etat de liquidation et le cas échéant précisant la répartition du capital décès.

3. Le cas échéant, certificat de non-imposition si des enfants ou des ascendants sont bénéficiaires.

215. Rémunérations d’agents d’autres collectivités publiques

2151. Rémunérations publiques accessoires versées aux agents des services déconcentrés de l’Etat ou de ses établissements publics (art. 97 de la loi du 2 mars 1982)

21511. Premier paiement

1. Le cas échéant :

Délibération relative à l’octroi de l’indemnité indiquant le ou les bénéficiaires fixant le montant ou les modalités de calcul et faisant référence à l’arrêté interministériel de portée générale,

ou

Arrêté individuel du représentant de l’Etat dans le département ou dans la région fixant le montant de l’indemnité et ses conditions d’attribution.

2. Le cas échéant, décompte.

21512. Autres paiements

Pièce prévue au 2 de la rubrique 21511.

2152. Complément communal à l’indemnité représentative de logement

Liste nominative notifiée par le préfet précisant le montant du complément communal.

2153. Versement d’indemnités à d’autres agents publics

21531. Premier paiement

1. Délibération fixant le principe du recours à un fonctionnaire recruté pour exercer une activité publique accessoire, précisant les modalités de l’indemnité allouée,

2. Le cas échéant, arrêté d’engagement (19),

3. Pièce exigée pour les paiements ultérieurs.

(19) L’arrêté n’est à produire que dans les cas où la délibération n’a pas désigné l’intéressé.

21532. Paiements ultérieurs

Décompte.

2154. Mise à disposition de personnel par une autre collectivité publique

21541. Remboursement des rémunérations

1. Délibération autorisant la conclusion de la convention.

2. Convention de mise à disposition.

3. Etats liquidatifs.

21542. Complément de rémunération versé à l’agent mis à disposition

1. Mention dans la convention précisant la nature et le montant du complément.

2. Le cas échéant, délibération précisant la nature, les conditions d’attribution et le taux moyen, si l’indemnité complémentaire relève du régime indemnitaire institué dans la collectivité.

3. Si la convention ne le précise pas, arrêté fixant le taux individuel de l’indemnité complémentaire.

2155. indemnité de maniement de fonds des régisseurs

1. Délibération fixant le taux de l’indemnité de maniement de fonds susceptible d’être allouée aux régisseurs.

2. Arrêté fixant le montant de l’indemnité (20).

(20) Cet arrêté peut consister en l’acte de nomination du régisseur.

216. Rémunérations d’intervenants extérieurs et des assistants familiaux et maternels

2161. Gratifications

21611. Premier paiement

1. Décision (21) prévoyant les conditions dans lesquelles les stagiaires peuvent recevoir des gratifications.

2. Pièces prévues pour les paiements ultérieurs.

21612. Paiements ultérieurs

Etat liquidatif.

(21) La décision est soit une délibération, soit l’ensemble constitué par la délibération approuvant la convention de stage et la convention de stage dès lors que cette dernière précise les conditions d’octroi de gratifications.

2162. Intervention de professionnels de santé extérieurs à l’établissement rattaché à un centre communal ou intercommunal d’action sociale

1. Convention avec le professionnel de santé précisant sa position, sa fonction et les modalités de sa rémunération.

2. Décompte.

2163. Indemnité des commissaires enquêteurs

Ordonnance du président du tribunal administratif ou arrêté préfectoral fixant le montant de l’indemnité (vacations et remboursement des frais),

ou

Ordonnance du président du tribunal administratif fixant le montant de la provision.

2164. Assistants familiaux et maternels

21641. Premier paiement

1. Pièce prévue au 1 de la rubrique 2101.

2. Pièces exigées pour les paiements ultérieurs.

21642. Paiements ultérieurs

1. Le cas échéant, état précisant, pour chaque enfant accueilli :

– le nom et prénom de l’enfant ;

– la durée de l’accueil ;

– le caractère continu ou intermittent de l’accueil ;

– le cas, échéant, la majoration horaire applicable en cas de sujétions exceptionnelles.

2. Délibération précisant la nature, le montant et les conditions d’attribution des allocations versées dans le cadre du projet individualisé pour l’enfant.

3. Délibération ou mention au contrat précisant la nature, le montant et les conditions d’attribution des indemnités et fournitures versées.

4. Pièces prévues au 1 de la rubrique 21021.

5. Le cas échéant, si la pièce prévue au 4 ne permet pas d’établir la liquidation d’une allocation ou d’une indemnité, décompte.

217. Indemnités et remboursements de frais relatifs aux déplacements et changement de résidence (22)

(22) Cette rubrique ne concerne que le remboursement de frais aux agents. Les frais réglés directement par la collectivité à un prestataire relèvent de la rubrique 4.

2171. Prise en charge des frais de déplacement

21711. Pièces générales

1. Etat de frais (voir annexe A).

2. Pour les frais d’hébergement, selon le cas :

– délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d’hébergement pour la métropole,

ou

– délibération fixant les taux du remboursement des indemnités de mission pour l’outre-mer.

3. Le cas échéant, délibération fixant une définition dérogatoire à la notion de commune.

4. Le cas échéant, délibération fixant des règles dérogatoires d’indemnisation et précisant leur durée d’application.

5. Délibération autorisant d’une manière générale la prise en charge des frais de transport lors de l’admission d’un agent à un concours.

21712. Pièces particulières

a) Mission accomplie hors la résidence administrative et hors la résidence familiale

Ordre de mission (23) indiquant notamment l’objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé.

b) Tournée (24)

Décision de l’autorité territoriale ordonnant la tournée, indiquant notamment l’objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé.

c) Intérim exercé hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale

Décision de l’autorité territoriale désignant l’intéressé pour assurer l’intérim.

d) Concours, sélection et examen professionnel

Convocation.

e) Stage effectué hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale :

1. Ordre de mission ad hoc.

2. Le cas échéant, délibération déterminant le pourcentage de réduction de l’indemnité de mission lorsque l’agent a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou d’être hébergé dans une structure dépendant de l’administration moyennant participation.

f) Déplacement à l’intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune où s’effectue le déplacement temporaire ou de la commune de résidence familiale

Décision de l’autorité territoriale.

g) Personnes autres que celles qui reçoivent d’une collectivité ou d’un de ses établissements publics à caractère administratif une rémunération au titre de leur activité principale

Décision de l’autorité territoriale prescrivant la prise en charge des frais et précisant, le cas échéant, les modalités de prise en charge.

h) Agents territoriaux et autres personnes collaborant aux commissions

Décision ou attestation désignant l’intéressé en qualité de membre de la commission.

(23) Si l’autorisation porte sur plus d’une mission, l’ordre de mission précise sa durée de validité (dans les limites de douze mois), la limite géographique ou les destinations autorisées, les classes et les moyens de transport autorisés.

(24) Agent en service outre-mer et qui se déplace à l’intérieur de sa collectivité territoriale d’affectation, mais hors de résidence administrative et hors de sa résidence familiale, et agent en poste à l’étranger et qui effectue un déplacement de service à l’intérieur du pays de sa résidence administrative ou à l’intérieur de sa zone de compétence.

21713. Indemnité forfaitaire pour fonctions itinérantes à l’intérieur d’une commune

1. Délibération définissant ces fonctions et fixant le montant de l’indemnité forfaitaire allouée.

2. Décision de l’autorité territoriale indiquant le nom des bénéficiaires.

21714. Transport du corps d’un agent décédé au cours d’un déplacement temporaire

1. Demande de remboursement (25).

2. Ordre de mission ou autre pièce justifiant le déplacement de l’agent décédé.

3. Factures acquittées.

(25) La demande doit être présentée dans le délai d’un an à compter du décès à peine de forclusion.

21715. Versement d’avances sur frais de déplacement

217151. Versement d’avances

1. Demande de l’agent.

2. Décompte établi sur le modèle de l’état de frais de déplacement (voir annexe A).

217152. Paiement du solde

Pièces prévues à la rubrique 2171.

2172. Frais de déplacement des personnels des EPIC

1. Le cas échéant :

– conventions, accords collectifs de travail, conventions de branche ou accords professionnels visés au contrat de travail mentionnant le dispositif de remboursement,

ou

– mention du régime de prise en charge au contrat de travail,

ou

– décision du conseil d’administration.

2. Etat liquidatif et pièces prévues par la convention ou décision visée au 1.

2173. Changement de résidence

1. Ordre de mutation ou décision génératrice de droit (26).

2. Etat de frais de changement de résidence (Voir annexe B).

3. Le cas échéant, demande de remboursement (27).

(26) L’ordre de mutation ou la décision génératrice de droit fait référence à la réglementation qui fixe les modalités de prise en charge des frais par la (ou les) collectivité(s).

(27) La signature de l’état de frais vaut demande de remboursement. Toutefois, lorsque l’état de frais est présenté par l’agent intéressé postérieurement au délai d’un an à compter de la date du changement de résidence administrative, une demande présentée antérieurement justifie l’absence de forclusion.

21731. Versement d’avances sur frais de changement de résidence

1. Demande de l’agent.

2. Décompte établi sur le modèle de l’état de frais de changement de résidence (voir annexe B).

21732. Paiement du solde

Pièces prévues à la rubrique 2173.

2174. Congés bonifiés

21741. Prise en charge des frais de voyage

1. Décision de l’autorité territoriale accordant le congé bonifié.

2. Etat de frais (voir annexe A)

21742. Prise en charge du supplément de rémunération

Mention de la durée du congé administratif afférente à la période de rémunération dans l’état nominatif décompté individuel ou collectif mentionné à la sous-rubrique 21021.

2175. Remboursement des frais de transport domicile-travail

Etat de frais, précisant :

– le tarif de l’abonnement souscrit ;

– la quotité de temps de travail pour les agents à temps partiel, à temps non complet ;

– le montant pris en charge.

218. Frais divers à la charge de la collectivité territoriale ou de l’établissement

2181. Frais médicaux

21811. Médecine préventive

1. Convention d’adhésion.

2. Mémoire.

21812. Frais de transport et autres frais médicaux

1. Convocation.

2. Factures.

3. Le cas échéant (28), décision de l’autorité compétente ou demande de l’intéressé.

(28) Dans le cas d’une contre-visite.

21813. Accident du travail

218131. Remboursement de frais médicaux

Pièces justificatives afférentes aux frais médicaux, pharmaceutiques ou ceux entraînés par la situation du malade, à la charge de la collectivité.

218132. Paiement direct de frais médicaux

1. Certificat de prise en charge.

2. Pièces justificatives afférentes aux frais.

218133. Frais d’obsèques suite à accident ou maladie professionnelle

1. Décision de prise en charge.

2. Factures afférentes aux frais funéraires à la charge de la collectivité.

21814. Indemnités journalières de maladie

1. Décision de l’autorité territoriale prescrivant le versement des indemnités journalières.

2. Bulletin de paye de référence.

3. Etat liquidatif.

21815.Allocation journalière d’accompagnement d’une personne en fin de vie

1. Décision de l’autorité territoriale prescrivant le versement de l’allocation.

2. Etat liquidatif.

2182. Protection fonctionnelle

1. Décision de l’autorité territoriale autorisant la prise en charge des frais ou en cas d’indemnisation, fixant son montant.

2. Factures, notes d’honoraires ou décompte de l’indemnisation.

2183. Transferts financiers des jours portés sur un compte épargne-temps dans le cadre d’une mutation ou d’un détachement

1. Convention fixant les modalités financières de transfert des droits à congés accumulés par un agent bénéficiaire d’un compte épargne-temps.

2. Etat liquidatif.

2184. Indemnité représentative des dépenses de formation obligatoire et complémentaire des agents récemment titularisés et mutés

En cas d’accord sur le montant de l’indemnité :

– convention d’indemnisation établissant le montant de l’indemnité ;

– délibération autorisant la signature de convention d’indemnisation.

ou

En cas de désaccord sur le montant de l’indemnité :

– titre de recettes émis par l’organisme d’accueil ;

– état liquidatif des dépenses engagées.

2185. Formation professionnelle

21851. Prise en charge des frais de formation engagés par l’agent

218511. Indemnisation

1. Délibération autorisant à la prise en charge de frais de formation engagés par l’agent.

2. Décompte, facture visée par l’autorité disposant du pouvoir de nomination.

218512. Frais de déplacement

Pièces prévues à la rubrique 2171.

22. Dépenses de personnel des établissements publics de santé (EPS) et des établissements publics sociaux et médico-sociaux (EPSMS) autonomes (29)

(29) Y compris les contrats aidés et les contrats d’apprentissage

220. Rémunération du personnel

2201. Premier paiement

1. Pour les personnels de direction et les praticiens hospitaliers, la décision de nomination prise par l’autorité compétente ;

2. Décision du directeur ou contrat mentionnant :

– l’identité de l’agent, la date de sa nomination ;

– les modalités de recrutement et les conditions d’emploi (temps complet, non complet, partiel précisant le nombre d’heures hebdomadaires ou mensuelles dans les deux derniers cas ou quotité de temps de travail) ;

– le grade, le statut pour les praticiens hospitaliers, l’échelon, l’indice brut de traitement, le taux horaire ou les modalités de rémunération de l’agent.

3. Le cas échéant, certificat de cessation de paiement ;

4. Pièces requises pour les paiements ultérieurs ;

5. Cas particulier de la reprise d’activité : contrat dont l’agent disposait antérieurement à la reprise d’activité et acte juridique portant reprise de l’activité.

2202. Paiements ultérieurs

22021. Pièces générales

1. Etat nominatif décompté individuel ou collectif (bulletin de paye ou journal de paie par exemple) énonçant les mentions suivantes pour chaque agent :

– le grade, le statut pour les praticiens hospitaliers, l’échelon, l’indice majoré et, le cas échéant, l’indication du nombre d’heures travaillées ou, pour les vacataires, le taux de la vacation (horaire ou autre critère) et le nombre d’heures effectives ;

– la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d’heures effectives ;

– le traitement brut mensuel ou les émoluments bruts mensuels ;

– l’indemnité de résidence ;

– le supplément familial de traitement ;

– la NBI ;

– le complément de traitement indiciaire ;

– chaque prime ou indemnité de manière individualisée ;

– les indemnités horaires pour travaux supplémentaires ;

– les indemnités d’astreinte ou de permanence ;

– le montant des rémunérations soumis aux précomptes, les taux applicables et les montants des précomptes ;

– l’assiette, le taux et le montant de la retenue à la source prévue au 1° du 2 de l’article 204 A du code général des impôts,

– le traitement net mensuel ;

– la somme nette à payer.

2. Etat récapitulatif global par chapitre et article d’imputation budgétaire.

3. Décision de l’autorité compétente portant modification de la situation administrative de l’intéressé, entraînant une modification de sa rémunération ou de sa situation administrative avec indication de la date d’effet,

ou avenant au contrat de recrutement comportant les mêmes énonciations.

22022. Pièces particulières (30)

(30) Ces pièces doivent être fournies en tant que besoin, à chaque changement des droits de l’agent.

220221. Supplément familial de traitement

Etat liquidatif précisant tous les éléments ayant conduit à la détermination des droits, notamment :

a. Nombre d’enfants à charge.

b. En cas de séparation :

– le nombre d’enfants pris en compte pour le calcul du SFT à répartir ;

– nombre d’enfants à charge de l’agent et/ou du ou des ex-conjoint(s) issus de chaque nouvelle union ;

– le cas échéant (31), nombre d’enfants à charge et le traitement indiciaire brut et la NBI (32) de chaque ancien conjoint ;

– le cas échéant, le ou les ex-conjoint(s) bénéficiaire(s) du versement et le montant à verser.

(31) Exercice du droit d’option pour les anciens couples de fonctionnaire ou pour le versement du SFT à l’ancien conjoint non-fonctionnaire.

(32) Pour les anciens couples de fonctionnaires.

220222. Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI)

Décision du directeur fixant le nombre de points attribués à l’agent.

220223. Primes et indemnités

a) Primes et indemnités des personnels de direction :

Décision d’attribution prise par l’autorité compétente.

b) Primes et indemnités des personnels médicaux :

– indemnité d’engagement de service public exclusif : Contrat ou convention d’engagement ;

– prime d’exercice territorial (PET) : Décision prise par le directeur d’établissement de rattachement mentionnant l’accord du directeur de l’agence régionale de santé.

Indemnité d’activité sectorielle :

Décision du directeur.

Tableau de service établi conformément à l’annexe H.

Etat récapitulatif.

c) Primes et indemnités des personnels non médicaux :

1. Indemnités horaires pour travaux supplémentaires

Etat de liquidation précisant les mois concernés, s’il s’agit d’un rappel, et indiquant le nombre d’heures effectuées ainsi que les taux appliqués au moment de la réalisation des travaux supplémentaires.

2. Autres primes et indemnités

– décision individuelle d’attribution prise par le directeur (33) ;

– ou, pour les agents contractuels, mention au contrat ;

– et, pour la prime de service, décompte précisant les modalités de détermination du crédit global affecté au paiement de la prime.

(33) Cette décision peut être constituée par l’acte de nomination des régisseurs, s’agissant de l’indemnité de maniement de fonds qui leur est versée.

220224. Service de permanence (personnels médicaux)

1. Etat récapitulatif périodique.

2. Tableau mensuel de service (annexe I) définitif (34), distinguant pour chaque praticien, les obligations hebdomadaires de service, le temps additionnel et les heures effectuées au-delà, la nuit, le dimanche ou jour férié.

(34) Document établi en fin de mois par l’établissement, à partir du tableau mensuel de service initial et tenant compte des modifications apportées en cours de mois.

220225. Astreintes (personnels non médicaux)

1. Décision du directeur fixant la liste des activités, des services et des catégories de personnels concernés par les astreintes.

2. Décision du directeur fixant les modalités du recours à la compensation ou à l’indemnisation.

3. Le cas échéant, convention passée avec d’autres établissements (35).

4. Etat liquidatif précisant l’emploi de l’agent, la période d’astreinte, le taux applicable et, le cas échéant, le nombre d’heures d’intervention réalisées pendant la période d’astreinte.

(35) Il s’agit du cas où le service d’astreinte est commun à plusieurs établissements.

220226. Remboursements opérés au titre des avantages en nature

1. Décision du directeur précisant la liste des emplois concernés, la nature des avantages et leurs conditions d’attribution.

2. Décision individuelle d’attribution.

3. Factures acquittées.

220227. Prestations d’action sociale à caractère pécuniaire

1. Décision du directeur ou projet social précisant les conditions d’attribution des prestations.

2. Décision du directeur précisant les bénéficiaires.

3. Le cas échéant, pièces exigées par les décisions visées au 1 et 2.

220228. Indemnisation de jours versés sur le compte épargne temps

Décompte précisant notamment le nombre de jours convertis en indemnité et la liquidation de celle-ci.

220229. Valorisation de jours de compte épargne temps pour la retraite additionnelle de la fonction publique (RAFP)

Etat détaillant la liquidation de l’indemnisation.

221. Rémunérations des personnels religieux et extérieurs à l’établissement

2211. Allocation des avantages en nature et paiement des indemnités au personnel congréganiste

22111. Premier paiement

1. Convention entre le directeur et la congrégation.

2. Décision du directeur fixant l’indemnité forfaitaire de vestiaire et les avantages en nature conformément à la convention.

3. Pièces requises pour paiements ultérieurs.

22112. Paiements ultérieurs

1. Etat mensuel de liquidation.

2. Avenant approuvé dans les mêmes formes que le contrat en cas de révision de l’indemnité.

2212. Rémunération des agents des cultes, aumôniers

22121. Premier paiement

1. Contrat (36).

2. Etat mensuel de liquidation.

(36) Etabli suivant les prescriptions contenues dans la circulaire n° DHOS/P1/2006/538 du 20 décembre 2006 relative aux aumôniers des établissements mentionnés à l’article 2 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière complétée par la circulaire n° DGOS/RH4/2011/356 du 5 septembre 2011 relative à la charte des aumôneries dans les établissements mentionnés à l’article 2 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière.

22122. Paiements ultérieurs

Etat mensuel de liquidation.

2213. Personnels de santé extérieurs à l’établissement

22131. Premier paiement

1. Convention avec chaque professionnel de santé précisant sa position, sa fonction et les modalités de sa rémunération.

2. Décompte visé par le directeur.

22132. Autres paiements

Décompte visé par le directeur.

2214. Stagiaires extérieurs au personnel de l’établissement

22141. Premier paiement

1. Décision du directeur ou convention de stage fixant le montant de l’indemnité ;

2. Pièce requise pour les paiements ultérieurs.

22142. Paiements ultérieurs

Etat mensuel de liquidation.

2215. Indemnités de conseil du comptable public

Décision du directeur arrêtant le montant de l’indemnité de conseil.

2216. Mise à disposition de personnel par une autre collectivité publique

22161. Remboursement des rémunérations

1. Convention de mise à disposition.

2. Etat liquidatif.

22162. Complément de rémunération versé à l’agent mis à disposition

1. Mention dans la convention précisant la nature et le montant du complément.

2. Etat liquidatif.

222. Charges sociales, impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération

Pièces ajoutées pour l’entrée en vigueur du prélèvement à la source au 1er janvier 2019.

2221. Cas général

Décompte indiquant notamment l’assiette, le taux et le montant des charges à payer

ou

Etat de redressement suite à un contrôle (URSSAF, ASSEDIC, taxe sur salaire…)

ou

Pour le remboursement à un agent d’un trop prélevé :

– décision précisant l’objet du remboursement ;

– décompte.

2222. Prélèvement à la source

Décompte global précisant :

– la période de versement ;

– la date d’exigibilité ;

– le montant total des prélèvements effectués au titre de la période ;

– le cas échéant, les montants des régularisations positives et négatives ;

– le montant total des sommes mises en paiement.

223. Indemnisation de la perte d’emploi

2231. Indemnités de licenciement

1. Décision de licenciement ou décision relative à la prise en charge des allocations à des agents involontairement privés d’emploi.

2. Justification de la durée de l’emploi.

3. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits.

4. Décompte des droits.

2232. Indemnité de rupture conventionnelle

22321. Agents de droit privé

1. Convention de rupture conventionnelle signée par l’autorité ayant le pouvoir de recrutement et l’agent concerné.

2. Notification d’homologation de la direction départementale du Travail, de l’emploi et de la formation professionnelle ou attestation de l’ordonnateur certifiant l’absence de notification dans le délai de 15 jours, conformément au 2ᵉ alinéa de l’article L.1237-14 du code du travail ainsi que la copie du formulaire de demande d’homologation.

22322. Agents de droit public

1. Convention de rupture conventionnelle fixant le montant de l’indemnité de rupture conventionnelle et la date de cessation définitive des fonctions du fonctionnaire concerné ou la date de fin de contrat arrêtée par l’autorité investie du pouvoir de recrutement ou son représentant, signée des deux parties.

2. Décompte déterminant le montant attribué à l’agent bénéficiaire de la rupture, sauf si les éléments liés à la liquidation sont présents dans la convention de rupture.

2233. Rémunération versée dans le cadre d’un congé spécial

22331. Premier paiement

1. Arrêté d’admission en congé spécial précisant la période ainsi que les éléments de la rémunération,

Ou arrêté modifiant les conditions de rémunération fixées initialement dans l’arrêté d’admission.

2. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.

22332. Paiements ultérieurs

Etat mensuel de liquidation du revenu de remplacement.

2234. Rémunération versée dans le cadre d’un placement en recherche d’affectation

22341. Premier paiement

1. Arrêté de placement en recherche d’affectation, fixant la période ainsi que les éléments de la rémunération ;

2. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.

22342. Paiements ultérieurs

Etat mensuel de liquidation du revenu de remplacement.

2235. Indemnisation des agents involontairement privés d’emploi

22351. Avance sur indemnisation des agents involontairement privés d’emploi

1. Décision d’ouverture des droits autorisant le versement de l’avance dans l’attente des calculs des droits définitifs.

2. Etat liquidatif du montant de l’avance.

22352. Indemnisation

223521. Premier paiement

1. Décision d’ouverture des droits précisant la durée maximale d’indemnisation.

2. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits.

3. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs

223522. Paiements ultérieurs

Etat de liquidation.

2236. Indemnités compensatrices de congés non pris

Décompte certifié, détaillant le nombre de jours de congés dus et non pris du fait de l’administration en raison notamment de la définition, par l’autorité investie du pouvoir de nomination, du calendrier des congés annuels, liquidant l’indemnité compensatrice qui en résulte.

2237. Versement de l’aide à la reprise ou à la création d’entreprise (ARCE) ou Aide différentielle de reclassement (ADR)

Décision du directeur fixant le montant applicable à l’agent.

224. Paiement du capital décès

1. Décision de l’ordonnateur précisant le ou les bénéficiaires du capital décès, ainsi que le montant à verser pour chacun d’eux.

2. Etat de liquidation précisant la répartition du capital décès, le cas échéant.

3. Le cas échéant, certificat de non-imposition si des enfants ou des ascendants sont bénéficiaires.

225. Indemnités et remboursements de frais relatifs aux déplacements et changements de résidence (37)

(37) Cette rubrique ne concerne que le remboursement de frais aux agents. Les frais réglés directement par la collectivité à un prestataire relèvent de la rubrique 4.

2251. Prise en charge des frais de déplacement

22511. Pièces générales

1. Etat de frais visé par le directeur (voir annexe A).

2. – pour les EPS : Décision du directeur fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d’hébergement ;

ou

– pour les EPSMS : Délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d’hébergement.

22512. Pièces particulières

a) Déplacements temporaires hors la résidence administrative et hors la résidence familiale

Ordre de mission signé du directeur indiquant notamment l’objet du déplacement et le moyen de transport utilisé.

b) Mission permanente, fonctions itinérantes

Ordre de mission (38) permanent indiquant la durée de validité, et le cas échéant, la limite géographique fixée.

c) Intérim. Gérance d’un poste temporairement vacant situé hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale

Décision portant nomination dans les fonctions d’intérimaire.

d) Stages. Déplacements hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale

Ordre de mission ad hoc.

e) Concours ou examen professionnel

Convocation.

f) Déplacements à l’intérieur d’une même commune

Décision du directeur autorisant la prise en charge et indiquant le nom des bénéficiaires.

g) Personnes extérieures à l’administration hospitalière appelées à effectuer des déplacements pour le compte de celle-ci

Décision du directeur.

h) Agents hospitaliers et autres personnes collaborant aux ” commissions “

Ordre de mission du directeur.

i) Déplacements à l’étranger

1. – Pour les EPS : Décision du directeur précisant les conditions de liquidation du déplacement ;

– Pour les ESMS : Délibération précisant les conditions de liquidation du déplacement.

2. Ordre de mission.

(38) L’ordre de mission permanent est à produire une fois par an.

22513. Transport du corps d’un agent décédé au cours d’un déplacement temporaire

1. Demande de remboursement (39).

2. Facture du prestataire ayant procédé au transport visée par le directeur.

3. Ordre de mission ou autre pièce justifiant le déplacement de l’agent décédé.

(39) La demande doit être présentée dans le délai d’un an à compter du décès sous peine de forclusion.

2252. Changement de résidence

1. Ordre de mutation ou décision génératrice de droit.

2. Etat de frais de changement de résidence (voir annexe B).

3. Le cas échéant, demande de remboursement (40).

(40) La signature de l’état de frais vaut demande de remboursement. Toutefois, lorsque l’état de frais est présenté par l’agent intéressé postérieurement au délai d’un an à compter de la date du changement de résidence administrative, une demande présentée antérieurement justifie l’absence de forclusion.

2253. Modalités de prise en charge des indemnités et remboursements de frais

22531. Versement d’avances sur le paiement des indemnités et remboursement de frais

1. Demande de l’agent.

2. Etat liquidatif.

22532. Paiement du solde

Etat de frais avec décompte des avances reçues accompagné des pièces prévues selon le cas aux rubriques 2251 ou 2252.

22533. Avances pour l’achat d’un véhicule nécessaire à l’exécution du service

Décision d’octroi prise par le directeur.

22534. Remboursement des frais de transport domicile-travail

Etat liquidatif.

22535. Congés bonifiés

1. Décision d’octroi du congé bonifié prise par l’autorité compétente.

2. Décompte établi sur le modèle de l’état de frais de déplacement (annexe A).

226. Formation professionnelle

2261. Rémunération des enseignants et des membres de jurys

1. Décision individuelle de nomination dans le cas des membres du jury visant la réglementation applicable pour la rémunération.

2. Décompte des vacations visé par le directeur.

2262. Prise en charge des frais de formation

22621. Indemnisation

1. Décision relative à la prise en charge de frais de formation engagés par l’agent.

2. Décompte ou facture visés par le directeur.

22622. Frais de déplacement

Pièces prévues à la rubrique 225.

227. Frais médicaux

2271. Médecine préventive

1. Convention d’adhésion.

2. Mémoire.

2272. Frais de transport et autres frais médicaux

1. Convocation.

2. Factures ou note d’honoraires.

3. Le cas échéant, décision de l’autorité compétente dans le cas d’une contre-visite ou demande de l’intéressé.

2273. Frais d’hospitalisation du fonctionnaire en activité

1. Certificat médical attestant l’urgence de l’hospitalisation ou sa nécessité, lorsque les soins ont lieu dans un autre établissement que celui employeur.

2. Etat de frais.

2274. Accident du travail

22741. Remboursement de frais médicaux

Pièces justificatives afférentes aux frais médicaux, pharmaceutiques ou ceux entraînés par la situation du malade, à la charge de l’établissement.

22742. Paiement direct de frais médicaux

1. Certificat de prise en charge.

2. Pièces justificatives afférentes aux frais.

2275. Allocation journalière d’accompagnement d’une personne en fin de vie

1. Décision du directeur de versement de l’allocation.

2. Etat liquidatif.

228. Autres frais

2281. Protection fonctionnelle

1. Décision du directeur ou, s’agissant des personnels de direction, du préfet ou du directeur de l’ARS, selon le type d’établissement, autorisant la prise en charge des frais, ou en cas d’indemnisation, fixant son montant.

2. Factures, notes d’honoraires.

2282. Transferts financiers des jours portés sur un compte épargne temps (CET) dans le cadre d’une mutation ou d’un détachement

1. Décision de mutation.

2. Etat liquidatif.

23. Dépenses de personnel des associations syndicales de propriétaires (41)

(41) La (les) pièce(s) justificative(s) prévue(s) par le statut ou les textes spécifiques aux associations régies par des textes particuliers remplace(nt) ou complète(nt), le cas échéant, les pièces visées dans la présente rubrique 23.

230. Rémunération du personnel

2301. Premier paiement

1. Acte d’engagement mentionnant :

– l’identité de l’agent, la date de sa nomination ;

– les modalités de recrutement et les conditions d’emploi (temps complet, incomplet, partiel) ;

– les modalités de la rémunération de l’agent.

2. Le cas échéant, certificat de cessation de paiement.

3. Le cas échéant, règlement intérieur.

4. Pièces exigées pour les paiements ultérieurs.

2302. Paiements ultérieurs

23021. Pièces générales

1. Etat nominatif décompté individuel ou collectif énonçant, le cas échéant, les mentions suivantes pour chaque agent :

– l’indication du temps de travail, le taux horaire ;

– la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d’heures effectives ;

– le traitement brut mensuel ;

– chaque prime ou indemnité de manière individualisée ;

– les heures supplémentaires ;

– le montant des rémunérations soumis aux précomptes, les taux applicables et les montants des précomptes ;

– l’assiette, le taux et le montant de la retenue à la source prévue au 1° du 2 de l’article 204 A du code général des impôts ;

– le traitement net mensuel ;

– la somme nette à payer.

2. Etat récapitulatif global par chapitre et article d’imputation budgétaire.

3. Décision du président portant modification de la situation administrative de l’intéressé entraînant une modification de sa rémunération avec indication de la date d’effet, ou avenant au contrat de recrutement comportant les mêmes énonciations.

23022. Pièces particulières (42) : Primes et accessoires à la rémunération

Décision du président

ou

Mention de la prime ou de l’accessoire dans l’acte d’engagement ou dans le règlement intérieur.

(42) Ces pièces doivent être produites, en tant que de besoin, et à chaque changement des droits de l’agent.

231. Charges sociales, impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération

2311. Cas général

Décompte indiquant notamment l’assiette, le taux et le montant des charges à payer

ou

Etat de redressement suite à un contrôle (URSSAF, ASSEDIC, taxe sur les salaires)

ou

Pour le remboursement à un agent d’un trop prélevé :

– décision précisant l’objet du remboursement ;

– décompte.

2312. Prélèvement à la source

Décompte global précisant :

– la période de versement ;

– la date d’exigibilité ;

– le montant total des prélèvements effectués au titre de la période ;

– le cas échéant, les montants des régularisations positives et négatives ;

– le montant total des sommes mises en paiement.

232. Perte d’emploi

2321. Indemnités de licenciement

1. Décision de licenciement.

2. Justification de la durée de l’emploi.

3. Etat récapitulatif des salaires perçus au cours de la période de référence de liquidation des droits.

4. Décompte des droits.

2322. Indemnité de rupture conventionnelle (agents de droit privé)

1. Convention de rupture conventionnelle.

2. Décision d’homologation de l’autorité administrative ou attestation de l’ordonnateur certifiant l’absence de rejet de la demande d’homologation dans le délai de 15 jours mentionné au 2ᵉ alinéa de l’article L.1237-14 du code du travail.

233. Frais de déplacement

1. Mention du régime de prise en charge dans le règlement intérieur, dans l’acte d’engagement de l’agent ou dans une décision du président.

2. Etat liquidatif et justificatifs prévues par les pièces visées au 1.

234. Rémunérations d’agents d’autres collectivités publiques

2341. Rémunération publique accessoire

a) Premier paiement

1. Décision du président, fixant le principe du recours à un fonctionnaire recruté pour exercer une activité publique accessoire, précisant les modalités de l’indemnité allouée.

2. Le cas échéant, contrat d’engagement (43).

3. Pièce exigée pour les paiements ultérieurs.

b) Paiements ultérieurs

Décompte.

(43) L’arrêté n’est à produire que dans les cas où la délibération n’a pas désigné l’intéressé.

2342. Mise à disposition de personnel par une autre collectivité publique

1. Convention de mise à disposition.

2. Etats liquidatifs.