Article 48-1 of the French Code of Criminal Procedure

The automated national order office for legal proceedings is an automated application, placed under the control of a magistrate, containing nominative information relating to complaints and denunciations received by public prosecutors or investigating judges and the action taken on them, and which is intended to facilitate the management and monitoring of legal proceedings by the competent courts, the provision of information to victims and reciprocal knowledge between courts of proceedings concerning the same facts or involving the same persons, in order in particular to avoid duplicate prosecutions.

This application is also intended to use the information gathered for statistical research purposes.

The data recorded in the automated national registry concerns in particular:

1° The date, place and legal classification of the acts;

2° Where known, the surname, first names, date and place of birth or company name of the accused persons and victims;

3° Information relating to decisions on the public prosecution, the course of the investigation, the trial procedure and the arrangements for the enforcement of sentences;

4° Information relating to the judicial situation, during the proceedings, of the accused, prosecuted or convicted person.

The information contained in the automated national registry is kept, from the date of its last recorded update, for a period of ten years or, if longer, for a period equal to the period of prescription of the public prosecution or, where a conviction has been handed down, the period of prescription of the sentence.

Information relating to proceedings in each court of first and second instance is recorded under the responsibility, depending on the case, of the public prosecutor, the public prosecutor or the judges exercising criminal functions in the territorially competent court, by the court clerks or authorised persons assisting these judges.

This information may be accessed directly, for the sole purpose of dealing with the offences or proceedings referred to them, by public prosecutors and judges performing criminal duties in all courts, as well as by their clerks or authorised persons assisting these judges. They are also directly accessible to the registry agents of the single reception service for litigants provided for in article L. 123-3 du code de l’organisation judiciaire, for the sole purpose of running this service, provided that these agents have been authorised for this purpose under conditions laid down by decree in the Conseil d’Etat.

They are also directly accessible to public prosecutors and judges exercising criminal functions in the courts mentioned in articles 704,706-2,706-17,706-75,706-107 and 706-108 of this code for the handling of all proceedings likely to fall within their extended territorial jurisdiction.

They are likewise directly accessible to public prosecutors for the application of the provisions of Articles 35 and 37.

They shall also be directly accessible, for the performance of their duties, to magistrates charged by legislative or regulatory provision with the supervision of judicial police files, the national automated genetic fingerprint file and the automated fingerprint file, as well as to authorised persons assisting them.

Except in the case of non-nominative data used for statistical purposes, information covered by article 11-1 or nominative data used for statistical purposes by public statistics departments under the authority of the Ministry of Justice, the information contained in the automated national register may only be accessed by the judicial authorities. Where it relates to an ongoing investigation or enquiry, the provisions of Article 11 shall apply.

A decree in the Conseil d’Etat, issued after consultation with the Commission nationale de l’informatique et des libertés, shall determine the terms of application of this article and in particular shall specify the conditions under which interested persons may exercise their right of access.

Original in French 🇫🇷

Article 48-1

Le bureau d’ordre national automatisé des procédures judiciaires constitue une application automatisée, placée sous le contrôle d’un magistrat, contenant les informations nominatives relatives aux plaintes et dénonciations reçues par les procureurs de la République ou les juges d’instruction et aux suites qui leur ont été réservées, et qui est destinée à faciliter la gestion et le suivi des procédures judiciaires par les juridictions compétentes, l’information des victimes et la connaissance réciproque entre les juridictions des procédures concernant les mêmes faits ou mettant en cause les mêmes personnes, afin notamment d’éviter les doubles poursuites.

Cette application a également pour objet l’exploitation des informations recueillies à des fins de recherches statistiques.

Les données enregistrées dans le bureau d’ordre national automatisé portent notamment sur :

1° Les date, lieu et qualification juridique des faits ;

2° Lorsqu’ils sont connus, les nom, prénoms, date et lieu de naissance ou la raison sociale des personnes mises en cause et des victimes ;

3° Les informations relatives aux décisions sur l’action publique, au déroulement de l’instruction, à la procédure de jugement et aux modalités d’exécution des peines ;

4° Les informations relatives à la situation judiciaire, au cours de la procédure, de la personne mise en cause, poursuivie ou condamnée.

Les informations contenues dans le bureau d’ordre national automatisé sont conservées, à compter de leur dernière mise à jour enregistrée, pendant une durée de dix ans ou, si elle est supérieure, pendant une durée égale au délai de la prescription de l’action publique ou, lorsqu’une condamnation a été prononcée, au délai de la prescription de la peine.

Les informations relatives aux procédures suivies par chaque juridiction des premier et second degrés sont enregistrées sous la responsabilité, selon les cas, du procureur de la République, du procureur général ou des magistrats du siège exerçant des fonctions pénales de la juridiction territorialement compétente, par les greffiers ou les personnes habilitées qui assistent ces magistrats.

Ces informations sont directement accessibles, pour les nécessités liées au seul traitement des infractions ou des procédures dont ils sont saisis, par les magistrats du ministère public et les magistrats du siège exerçant des fonctions pénales de l’ensemble des juridictions ainsi que leur greffier ou les personnes habilitées qui assistent ces magistrats. Elles sont également directement accessibles aux agents de greffe du service d’accueil unique du justiciable prévu à l’article L. 123-3 du code de l’organisation judiciaire, pour les seuls besoins de fonctionnement de ce service, sous réserve que ces agents aient été habilités à cette fin dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat.

Elles sont également directement accessibles aux procureurs de la République et aux magistrats du siège exerçant des fonctions pénales des juridictions mentionnées aux articles 704,706-2,706-17,706-75,706-107 et 706-108 du présent code pour le traitement de l’ensemble des procédures susceptibles de relever de leur compétence territoriale élargie.

Elles sont de même directement accessibles aux procureurs généraux pour l’application des dispositions des articles 35 et 37.

Elles sont en outre directement accessibles, pour l’exercice de leur mission, aux magistrats chargés par une disposition législative ou réglementaire du contrôle des fichiers de police judiciaire, du fichier national automatisé des empreintes génétiques et du fichier automatisé des empreintes digitales, ainsi qu’aux personnes habilitées qui les assistent.

Sauf lorsqu’il s’agit de données non nominatives exploitées à des fins statistiques, d’informations relevant de l’article 11-1 ou de données nominatives exploitées à des fins statistiques par des services de la statistique publique dépendant du ministère de la justice, les informations figurant dans le bureau d’ordre national automatisé ne sont accessibles qu’aux autorités judiciaires. Lorsqu’elles concernent une enquête ou une instruction en cours, les dispositions de l’article 11 sont applicables.

Un décret en Conseil d’Etat, pris après avis de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, détermine les modalités d’application du présent article et précise notamment les conditions dans lesquelles les personnes intéressées peuvent exercer leur droit d’accès.