Article A512-9 of the French Insurance Code

The file provided for in Article R. 513-24 includes:

1° Information relating to the representativeness requirement referred to in Article R. 513-22:

a) The number of insurance brokers and agents who are members of the association;

b) Where applicable, the operational plan referred to in Article R. 512-22 listing the steps that the association undertakes to take in order to meet the representativeness criterion at the end of a two-year period;

c) Where applicable, for associations that have already received authorisation under III of Article L. 541-4 of the Monetary and Financial Code or Article R. 519-54 of the same code, a copy of the current authorisation decision.

2° Information relating to the rules of governance and prevention of conflicts of interest referred to in Articles R. 513-14 to R. 513-19:

a) The association’s articles of association and written procedures, in particular:

-the procedure for withdrawing membership as provided for in Article L. 513-6;

-the procedure for classifying and managing information, including information covered by professional secrecy;

-procedures relating to disciplinary measures and respect for the rights of the defence.

b) Concerning the competence and good repute of its legal representatives and directors and the impartiality of their governance:

a list of the members of the Board of Directors and the legal representatives;

-for each member of the Board of Directors and the legal representatives, a copy of a valid identity document;

for each member of the Board of Directors and the legal representatives, an up-to-date curriculum vitae in French, dated and signed by the person concerned, giving details of the training received, the qualifications obtained and, for each position held over the last ten years in France or abroad, the name or corporate name of the employer or company concerned, as well as the responsibilities actually exercised;

-for each of the members of the Board of Directors and the legal representatives, bulletin no. 3 of the criminal record less than three months old or an equivalent document issued by a competent administrative or judicial authority of the State of which the person is a national;

-for members of the Board of Directors and legal representatives who have not been resident in France for at least three years, a certificate in lieu of an extract from the criminal record, issued by the competent authority of the country where the declarant resides and including the designation of the signatory authority and the country concerned;

where a member of the Board of Directors or the legal representative is a national of a country that is not a party to the Agreement on the European Economic Area, documents certifying that he or she is legally resident in France;

-for each member of the Board of Directors and the legal representatives, a list of any training courses provided;

-for each member of the Board of Directors and the legal representatives, details of any other directorships they hold;

-the written procedures for ensuring the impartiality of governance, in particular the rules for preventing and managing conflicts of interest.

c) Concerning the provision of a mediation service, verification of the conditions of access to the profession and initial and continuing training:

The procedures planned by the association to meet the requirements set out in Articles R. 513-3 to R. 513-10;

3° Information relating to the material and human resources required to carry out the association’s tasks and to ensure that they are carried out on an ongoing basis:

a) The association’s projected budget over three years, including profit and loss accounts, projected balance sheets and details of the assumptions used;

b) A description of the administrative organisation and human resources available to the association, in particular its permanent staffing levels and any evidence that its staff meet the conditions set out in article R. 513-14;

c) A description of the material resources available to the association and any evidence that these resources are adequate for the performance of its duties, in particular to meet the requirements set out in Articles R. 513-11 to R. 513-13;

d) Where applicable, a description of the pooling of the association’s resources with one or more associations referred to in III of Article L. 541-4 of the Monetary and Financial Code or Article R. 519-54 of the same code or, if the association has received several approvals, the distribution of these resources within the association;

e) If resources are pooled, a corresponding cost accounting forecast;

f) Estimated installation costs for administrative services and the financing plan to meet these costs.

Original in French 🇫🇷

Article A512-9

Le dossier prévu à l’article R. 513-24 comprend :

1° Des éléments relatifs à la condition de représentativité mentionnée à l’article R. 513-22 :

a) Le nombre de courtiers et de mandataires de courtiers d’assurance adhérents de l’association ;

b) Le cas échéant, le plan opérationnel mentionné à l’article R. 512-22 recensant les démarches que l’association s’engage à mettre en œuvre afin d’atteindre le critère de représentativité à l’issue d’une période de deux ans ;

c) Le cas échéant, pour les associations ayant déjà fait l’objet d’un agrément au titre du III de l’article L. 541-4 du code monétaire et financier ou de l’article R. 519-54 du même code, une copie de la décision d’agrément en cours de validité.

2° Des éléments relatifs aux règles de gouvernance et de prévention des conflits d’intérêts mentionnées aux articles R. 513-14 à R. 513-19 :

a) Les statuts et les procédures écrites de l’association, notamment :

-la procédure de retrait de la qualité de membre prévue à l’article L. 513-6 ;

-la procédure de classification et de gestion des informations, dont celles couvertes par le secret professionnel ;

-les procédures relatives aux mesures disciplinaires et au respect des droits de la défense.

b) Concernant la compétence et l’honorabilité de ses représentants légaux et administrateurs ainsi que l’impartialité de leur gouvernance :

-la liste des membres du conseil d’administration et des représentants légaux ;

-pour chacun des membres du conseil d’administration et des représentants légaux, la reproduction d’une pièce d’identité en cours de validité ;

-pour chacun des membres du conseil d’administration et des représentants légaux, le curriculum vitae en français, actualisé, daté et signé par la personne concernée, indiquant notamment de façon détaillée les formations suivies, les diplômes obtenus et pour chacune des fonctions exercées au cours des dix dernières années en France ou à l’étranger, le nom ou la dénomination sociale de l’employeur ou de l’entreprise concernée, ainsi que les responsabilités effectivement exercées ;

-pour chacun des membres du conseil d’administration et des représentants légaux, le bulletin n° 3 du casier judiciaire datant de moins de trois mois ou un document équivalent délivré par une autorité administrative ou judiciaire compétente de l’Etat dont la personne est un ressortissant ;

-pour les membres du conseil d’administration et les représentants légaux ne résidant pas en France depuis trois ans au moins, une attestation tenant lieu d’extrait de casier judiciaire, émanant de l’autorité compétente du pays où le déclarant réside et comportant la désignation de l’autorité signataire et du pays concerné ;

-lorsqu’un membre du conseil d’administration ou représentant légal est ressortissant d’un Etat qui n’est pas partie à l’accord sur l’Espace économique européen, les documents attestant de la régularité de sa situation sur le territoire français ;

-pour chacun des membres du conseil d’administration et des représentants légaux, la liste des formations prévues le cas échéant ;

-pour chacun des membres du conseil d’administration et des représentants légaux, le détail de leurs autres mandats le cas échéant ;

-les procédures écrites permettant de s’assurer de l’impartialité de la gouvernance, en particulier les règles de prévention et de gestion des conflits d’intérêts.

c) Concernant la mise à disposition d’un service de médiation, la vérification des conditions d’accès à la profession et la formation initiale et continue :

Les procédures prévues par l’association pour répondre aux exigences figurant aux articles R. 513-3 à R. 513-10 ;

3° Des éléments relatifs aux moyens matériels et humains nécessaires à l’exercice et à la permanence des missions de l’association :

a) Le budget prévisionnel de l’association sur trois ans comprenant les comptes de résultat, les bilans prévisionnels et le détail des hypothèses retenues ;

b) Un descriptif de l’organisation administrative et des moyens humains dont dispose l’association, notamment ses effectifs permanents ainsi que tout élément justifiant que son personnel répond aux conditions mentionnées à l’article R. 513-14 ;

c) Un descriptif des moyens matériels dont dispose l’association ainsi que tout élément justifiant de l’adéquation de ces moyens à l’accomplissement des missions qui lui incombent, notamment pour répondre aux exigences mentionnées aux articles R. 513-11 à R. 513-13 ;

d) Le cas échéant, un descriptif de la mutualisation des moyens de l’association avec une ou plusieurs associations mentionnées au III de l’article L. 541-4 du code monétaire et financier ou à l’article R. 519-54 du même code ou, si l’association a reçu plusieurs agréments, la répartition de ces moyens au sein de l’association ;

e) Dans le cas d’une mutualisation des moyens, une prévision de comptabilité analytique correspondante ;

f) Les prévisions de frais d’installation des services administratifs ainsi que le plan de financement destiné à y faire face.