Article R1221-5 of the French Labour Code

The pre-employment declaration is made electronically.

If electronic means are not available, the declaration is made using a form laid down by order of the ministers responsible for labour and social security and, where the declaration concerns an employee covered by the agricultural social protection scheme, by the minister responsible for agriculture.

The employer sends this form, signed by him, to the body mentioned in article R. 1221-3 by fax or by registered letter with acknowledgement of receipt.

When it is sent by fax, the employer keeps the acknowledgement of receipt issued by the device and the document it has transmitted until receipt of the document provided for in article R. 1221-7.

When it is sent by registered letter with acknowledgement of receipt, this is sent no later than the last working day prior to recruitment, as evidenced by the postmark. The employer retains a copy of the letter and the postal receipt until receipt of the document provided for in article R. 1221-7.

The unavailability of one of the above-mentioned means of transmission does not release the employer from his obligation to declare by one of the other means.

Original in French 🇫🇷

Article R1221-5

La déclaration préalable à l’embauche est effectuée par voie électronique.

A défaut d’utiliser la voie électronique, la déclaration est effectuée au moyen d’un formulaire fixé par arrêté des ministres chargés du travail et de la sécurité sociale, ainsi que, lorsque la déclaration concerne un salarié relevant du régime de protection sociale agricole, du ministre chargé de l’agriculture.

L’employeur adresse ce formulaire, signé par lui, à l’organisme mentionné à l’article R. 1221-3 par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Lorsqu’il est transmis par télécopie, l’employeur conserve l’avis de réception émis par l’appareil et le document qu’il a transmis jusqu’à réception du document prévu à l’article R. 1221-7.

Lorsqu’il est transmis par lettre recommandée avec avis de réception, celle-ci est envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, le cachet de la poste faisant foi. L’employeur conserve un double de la lettre et le récépissé postal jusqu’à réception du document prévu à l’article R. 1221-7.

L’indisponibilité de l’un des moyens de transmission mentionnés ci-dessus n’exonère pas l’employeur de son obligation de déclaration par l’un des autres moyens.