Article Rubrique 1 of the French General Code of Local Authorities

Heading 1-General administration

10. Consignment and financial investment of certain funds

101. Consignment

Agreement or court decision having the force of res judicata (1) or, where applicable, consignment decision by the authorising officer.

(1) Only the creditor’s acceptance of the deposit has the effects of a payment. Otherwise, the deposit takes the place of payment for the debtor, but does not constitute payment for the creditor who has not been satisfied.

102. Financial investment of certain funds

1. Where applicable, decision specifying the origin of the funds, the amount of the subscription, the investment period and the nature of the securities subscribed.

2. Where applicable, transaction statement showing the purchase commission.

11. Expenditure on behalf of third parties on co-owned, insalubrious or ruinous buildings (2)

1. Substitution decision.

2. Certificate of default drawn up by the co-ownership manager specifying in particular the date of the minutes of the general meeting and a summary of unpaid amounts for each co-owner.

(2) Article L. 1331-29 III and articles R. 1331-6 to R. 1331-8 of the Public Health Code for insalubrity; article L. 511-2 IV and articles R. 511-8 to R. 511-10 of the Construction and Housing Code (CCH) for peril, articles L. 129-2 and R. 129-7 of the CCH for common facilities in collective buildings.

12. Transfer of surpluses from ancillary budgets (3)

Deliberation to allocate income.

(3) This item only concerns local public establishments whose statutes or texts relating to the financial regime institute this expenditure.

13. Reduction of receivables and admission of bad debts

131. Repayment of overpayments by the local authority

Statement of settlement drawn up by the authorising officer indicating the nature of the revenue, the amount to be repaid and the reasons for the repayment.

132. Cancellation or reduction of revenue

Statement specifying, for each title, the error committed.

133. Admissions of bad debts (4)

1. Decision (5).

2. Statement specifying the amount admitted for each security.

(4) Documents 1 and 2 may either be the subject of a specific decision or be replaced by a list of receivables written off appended to the administrative account. In the case of a PSE, the decision is taken by its Director.
(5) The decision may be formalised by the signature of the order form when the authorising officer has budgetary authority (PSE).

14. Payment of legal fees

141. Common document

Where applicable, decision of the deliberative assembly (6).

(6) Where costs and fees are not fixed under a regulated tariff.

142. Specific documents

1421. For notaries’ fees

Memorandum or statement of costs submitted by the notary.

1422. For bailiff and expert fees

.
Judgment awarding costs or enforceable statement of costs

or

Tax order or statement of costs and/or contract with bailiff and/or memorandum.

1423. For legacies (reimbursement to the executor)

Notarial deed containing disbursements.

15. Payment on court orders

151. Payment on court decisions

1511. Judicial decisions handed down by administrative or civil courts

1. Copy of enforceable (8) court decision (7) or, where applicable, decision to discontinue proceedings or settlement.

>.
2. Where applicable, a statement of account referring to the court decision.

(7) Including non-contentious decisions such as provisions for investigating commissioners in connection with the opening of a public enquiry (article R.123-27 of the Environment Code).

In the event that the administrative court decision (bearing the executory formula) does not show the clerk’s note relating to certification, only the acknowledgement of receipt issued by the court as part of the Télérecours procedure can validly make up for this omission. In this case, the decision must be accompanied by this acknowledgement of receipt.
(8) Decision enforceable as soon as it is notified in the case of a decision rendered by an administrative court or enforceable as soon as it has become res judicata in the case of a decision rendered by a judicial court.

1512. Astreinte

Judicial decision liquidating an astreinte to which the local authority has been ordered by a previous judicial decision.

1513. Exercise by a taxpayer of actions belonging to local authorities and public establishments for inter-municipal cooperation

15131. Action on behalf of the local authority

.
1. Authorisation from the administrative court

>.
2. Statement of pleading fees

>.
3. Copy of enforceable court decision

>.
4. Where applicable, a taxed statement of costs.

5. Where applicable, acquiescence or settlement decision

>.
6. Memorandum from the taxpayer

>.
7. Decision of the decision-making body examining the taxpayer’s statement of case.

15132. On behalf of a commune section

1. Authorisation from the syndicate commission or the representative of the State in the department.

2. Documents required under 2), 3), 4), 5), 6), 7) of heading 15131.

152. Payment of legal costs

1521. Payment of costs orders

1. Copy of court decision

.
2. Enforceable statement of costs,

or

Tax order issued by the president of the court or the magistrate delegated for this purpose or the president of the litigation section of the Conseil d’Etat.

1522. Payment of irreducible costs

Copy of the court decision ordering the local authority to pay irreducible costs.

16. Loan repayments and costs

161. Repayment of loans taken out with lenders

1611. First repayment

1. Loan agreement

.
2. Amortisation schedule, where applicable (9)

>.
3. Due date or direct debit notice (10).

1612. Subsequent instalments

1. Where applicable (11), updated amortisation table.

2. Due date or direct debit notice (10).

(9) This document does not need to be provided if the financial characteristics of the loan do not allow the amortisation table to be produced when the contract is signed.

(10) The notice of direct debit must be produced if the automatic debit procedure is used.

(11) A new amortisation table must be produced to the accountant when the variation in the rate has an impact on the capital repayment schedule or the residual term of the loan (example: loan with adjustable term).

162. Early repayment of loans

1621. Repayment in full

.
1. Repayment decision.

2. Where applicable, statement of liquidation of sums due produced by the lender.

1622. Partial repayment

1. Repayment decision

.
2. New amortisation schedule

>.
3. For any instalments following partial repayment, documents required under headings 1611 or 1612.

163 Repayment of loans issued directly by the local authority (12)

1. Summary statement drawn up, where applicable, by the financial institution.

2. Where applicable, financial service contract.

(12) In the case of payment of prescribed coupons: Decision of the deliberative assembly and summary statement of prescribed coupons (excluding EPS).

17. Taxes and duties (13)

17.
171 Taxes, stamp duties and registration fees

1. Warning or statement of assessment of duties, drawn up by the tax authorities or any authorised financial administration.

2. If the rating has not been transferred, a certificate from the authorising officer.

172. Vehicle taxes

1721. Vehicle registration document

Notice or statement of settlement of duties from the creditor department or reference of the order to purchase the vehicle when the registration document has been paid for by the supplier.

173 Indirect taxes, miscellaneous fees

Warning or copy of the statement of duties or declaration sent to the Public Finance Departments.

(13) Supporting documents required for the payment of taxes due on remuneration are dealt with under heading 2 “Staff costs”.

174. Transcription and mortgage registration fees

1. Printed requests for information or copies of documents:

– information relating to mortgage documents drawn up before 1 January 1956 (forms 3230 SD or 3231SD);

>Information relating to mortgage documents drawn up before 1 January 1956 (forms 3230 SD or 3231SD)
– information relating to mortgage documentation issued after 1 January 1956 (printed forms 3233 SD or 3236SD or 3240 SD);

2. Forms for land registration formalities other than requests for information or copies of documents:

– deeds to be published (form 3265-SD “publication form”) such as sales or constitutions of easements for example;

– registration forms for liens and mortgages (forms 3267-P-SD “bordereau d’inscription hypothécaire à plan”, 3267-C-SD “bordereau d’inscription hypothécaire à cadres” and 3267-R-SD); “bordereau d’inscription hypothécaire [renouvellement]”);

– any other document to be published in the real estate file that does not require the use of one of the aforementioned forms, such as mortgage releases for example.

18. Settlement and cancellation of debt

181 Settlement (14)

1. Decision of the deliberative assembly authorising the settlement, except for EPS.

2. Settlement contract.

(14) Settlement in the context of public contracts is dealt with under heading 425.

182. Repayment of debt

Decision of the deliberative assembly, the executive authority (15) or the director for PSEs authorising the remission of the debt.

(15) For example, the President of the Conseil Départemental, in the case of the RSA, in accordance with article L.262-46 of the CASF.

Original in French 🇫🇷

Article Rubrique 1

Rubrique 1-Administration générale

10. Consignation et placement financier de certains fonds

101. Consignation

Convention ou décision de justice passée en force de chose jugée (1) ou, le cas échéant, décision de consignation de l’ordonnateur.

(1) Seule l’acceptation par le créancier de la consignation a les effets d’un paiement. Dans le cas contraire, la consignation tient lieu de paiement pour le débiteur, mais elle ne constitue pas un paiement pour le créancier qui n’a pas été satisfait.

102. Placement financier de certains fonds

1. Le cas échéant, décision précisant l’origine des fonds, le montant de la souscription, la durée de placement et la nature des valeurs souscrites.

2. Le cas échéant, relevé d’opéré faisant apparaître la commission d’achat.

11. Dépenses pour compte de tiers sur immeubles, en copropriété, insalubres ou menaçant ruine (2)

1. Décision de substitution.

2. Attestation de défaillance établie par le syndic de copropriété précisant notamment la date du procès-verbal de l’assemblée générale et le récapitulatif des impayés pour chaque copropriétaire.

(2) Article L. 1331-29 III et les articles R. 1331-6 à R. 1331-8 du code de la santé publique pour ce qui concerne l’insalubrité ; l’article L. 511-2 IV et les articles R. 511-8 à R. 511-10 du code de la construction et de l’habitation (CCH) pour ce qui concerne le péril, les articles L. 129-2 et R. 129-7 du CCH pour les équipements communs des immeubles collectifs.

12. Reversement d’excédents de budgets annexes (3)

Délibération d’affectation de résultat.

(3) Cette rubrique ne concerne que les établissements publics locaux dont le statut ou le texte relatif au régime financier institue cette dépense.

13. Réduction des créances et admission en non-valeurs

131. Restitution par la collectivité du trop-perçu et reversement

Etat de liquidation dressé par l’ordonnateur portant mention de la nature de la recette, du montant à restituer et des motifs de la restitution.

132. Annulation ou réduction de recettes

Etat précisant, pour chaque titre, l’erreur commise.

133. Admission en non-valeurs (4)

1. Décision (5).

2. Etat précisant pour chaque titre le montant admis.

(4) Les pièces 1 et 2 peuvent soit faire l’objet d’une délibération spécifique, soit être remplacées par une liste de créances admises en non-valeurs annexée au compte administratif. S’agissant d’un EPS, la décision émane de son directeur.

(5) La décision peut être formalisée par la signature du bordereau de mandats lorsque l’ordonnateur dispose du pouvoir budgétaire (EPS).

14. Paiement de frais juridiques tarifés

141. Pièce commune

Le cas échéant, décision de l’assemblée délibérante (6).

(6) Lorsque les frais et honoraires ne sont pas fixés en vertu d’un tarif réglementé.

142. Pièces particulières

1421. Pour les honoraires des notaires

Mémoire ou état de frais présenté par le notaire.

1422. Pour les frais d’huissier et d’expertise

Jugement contenant liquidation des dépens ou état exécutoire des dépens

ou

Ordonnance de taxe ou état de frais et/ou contrat passé avec l’huissier et/ou mémoire.

1423. Pour les legs (remboursement à l’exécuteur testamentaire)

Acte notarié contenant les débours.

15. Paiement sur décisions de justice

151. Paiement sur décisions de justice

1511. Décisions de justice rendues par des juridictions administratives ou civiles

1. Copie de la décision de justice (7) exécutoire (8) ou le cas échéant, décision d’abandon de l’instance ou transaction.

2. Le cas échéant, décompte portant référence à la décision de justice.

(7) Y compris les décisions non contentieuses telles les provisions destinées aux commissaires enquêteurs dans le cadre de l’ouverture d’une enquête publique (article R.123-27 du code de l’environnement).

Dans le cas où la décision de justice administrative (revêtue de la formule exécutoire) ne ferait pas apparaître la mention du greffier relative à la certification conforme, seul l’accusé de réception émanant de la juridiction dans le cadre de la procédure Télérecours permet de suppléer valablement cette carence. Dans ce cas, cette décision devra obligatoirement être accompagnée de cet accusé de réception.

(8) Décision exécutoire dès sa notification s’agissant d’une décision rendue par une juridiction administrative ou exécutoire à partir du moment où elle est passée en force de chose jugée s’agissant d’une décision rendue par une juridiction judiciaire.

1512. Astreinte

Décision juridictionnelle liquidant une astreinte à laquelle la collectivité locale a été condamnée par une précédente décision juridictionnelle.

1513. Exercice par un contribuable des actions appartenant aux collectivités et aux établissements publics de coopération intercommunale

15131. Recours pour le compte de la collectivité

1. Autorisation du tribunal administratif.

2. Etat de frais d’honoraires de plaidoirie.

3. Copie de la décision de justice exécutoire.

4. Le cas échéant, état de frais taxé.

5. Le cas échéant, décision d’acquiescement ou de transaction.

6. Mémoire du contribuable.

7. Décision de l’organe délibérant portant examen du mémoire du contribuable.

15132. Pour le compte d’une section de commune

1. Autorisation de la commission syndicale ou du représentant de l’Etat dans le département.

2. Pièces prévues aux 2), 3), 4), 5), 6), 7) de la rubrique 15131.

152. Paiement des frais de justice

1521. Paiement des condamnations aux dépens

1. Copie de la décision de justice.

2. Etat exécutoire des dépens,

ou

Ordonnance de taxe rendue par le président de la juridiction ou le magistrat délégué à cet effet ou le président de la section du contentieux du Conseil d’Etat.

1522. Paiement de frais irrépétibles

Copie de la décision de justice qui condamne la collectivité au paiement de frais irrépétibles.

16. Remboursement d’emprunt et frais

161. Remboursement d’emprunt souscrit auprès d’organismes prêteurs

1611. Première échéance

1. Contrat de prêt.

2. Le cas échéant (9), tableau d’amortissement.

3. Avis d’échéance ou avis de domiciliation (10).

1612. Echéances suivantes

1. Le cas échéant (11), tableau d’amortissement actualisé.

2. Avis d’échéance ou avis de domiciliation (10).

(9) Cette pièce n’est pas à fournir lorsque les caractéristiques financières du prêt ne permettent pas la production du tableau d’amortissement dès la signature du contrat.

(10) L’avis de domiciliation doit être produit en cas de recours à la procédure du débit d’office.

(11) Un nouveau tableau d’amortissement doit être produit au comptable lorsque la variation du taux a un impact sur l’échéancier de remboursement du capital ou sur la durée résiduelle du prêt (exemple : emprunt à durée ajustable).

162. Remboursement anticipé d’emprunt

1621. Remboursement intégral

1. Décision de remboursement.

2. Le cas échéant, état de liquidation des sommes dues produit par le prêteur.

1622. Remboursement partiel

1. Décision de remboursement.

2. Nouveau tableau d’amortissement.

3. Pour toute échéance suivant le remboursement partiel, pièces prévues aux rubriques 1611 ou 1612.

163. Remboursement d’emprunt émis directement par la collectivité (12)

1. Etat récapitulatif établi le cas échéant par l’organisme financier.

2. Le cas échéant, contrat de service financier.

(12) En cas de paiement de coupons prescrits : Décision de l’assemblée délibérante et état récapitulatif des coupons prescrits (à l’exclusion des EPS).

17. Impôts, taxes et versements assimilés (13)

171. Impôts, taxes, droits de timbre et d’enregistrement

1. Avertissement ou état portant liquidation des droits, établi par les services fiscaux ou par toute administration financière habilitée.

2. Dans l’hypothèse où la mutation de la cote n’est pas intervenue, certificat de l’ordonnateur.

172. Impôts et taxes sur véhicules

1721. Carte grise

Avertissement ou état de liquidation des droits du service créancier ou référence du mandatement portant acquisition du véhicule quand la carte grise a été réglée par le fournisseur.

173. Impôts et taxes indirectes, redevances diverses

Avertissement ou exemplaire de l’état liquidatif des droits ou de la déclaration expédiée aux directions des Finances Publiques.

(13) Les pièces justificatives exigées à l’appui du paiement d’impôts ou taxes dues sur rémunérations sont traitées en rubrique 2 “Dépenses de personnel “.

174. Frais de transcription et d’inscription hypothécaire

1. Imprimés de demandes de renseignements ou de copies de documents :

– renseignements portant sur de la documentation hypothécaire constituée avant le 1er janvier 1956 (imprimés 3230 SD ou 3231SD) ;

– renseignements portant sur de la documentation hypothécaire constituée après le 1er janvier 1956 (imprimés 3233 SD ou 3236SD ou 3240 SD) ;

2. Imprimés de formalités de publicité foncière autres que les demandes de renseignements ou de copies de documents :

– les actes à publier (formulaire 3265-SD “formule de publication “) comme les ventes ou les constitutions de servitude par exemple ;

– les bordereaux d’inscriptions de privilèges et d’hypothèques (formulaires 3267-P-SD “bordereau d’inscription hypothécaire à plan “, 3267-C-SD “bordereau d’inscription hypothécaire à cadres ” et 3267-R-SD) ; “bordereau d’inscription hypothécaire [renouvellement] “) ;

– tout autre document à publier au fichier immobilier qui ne requiert pas l’utilisation d’un des formulaires précités, comme les mainlevées d’hypothèques par exemple.

18. Transaction et remise gracieuse de dette

181. Transaction (14)

1. Décision de l’assemblée délibérante autorisant la transaction, sauf pour les EPS.

2. Contrat de transaction.

(14) La transaction dans le cadre des marchés publics est traitée dans la rubrique 425.

182. Remise gracieuse de dette

Décision de l’assemblée délibérante, de l’autorité exécutive (15) ou du directeur pour les EPS autorisant la remise gracieuse.

(15) Par exemple, le président du Conseil Départemental, s’agissant du RSA, conformément à l’article L.262-46 du CASF.