Article Sommaire of the French General Code of Local Authorities

Summary of the list of supporting documents for local public expenditure

Heading 0. Common documents

01. Capacity of authorising officer

02. Creditor’s discharge in full

03. Payment of disputed claims

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04. Means of settlement

05. Payment of sums due to foreign creditors

06. Statement of limitation

07. Payment to a road haulier or freight forwarder holding a consignment note

Heading 1. General administration

10. Consignment and financial investment of certain funds

11. Expenditure on behalf of third parties on co-owned, insalubrious or ruinous buildings

>.
12. Transfer of surpluses from ancillary budgets

13. Debt reduction and write-offs

14. Payment of legal fees

15. Payment of court rulings

16. Repayment of loans and fees

17. Taxes, duties and similar payments

18. Settlement and reprieve of debt

Heading 2. Staff costs

21. Staff costs of local authorities, their groupings, their public establishments and their directly-managed accommodation services for the elderly

22. Staff costs of autonomous public health institutions (EPS) and public social and medico-social institutions (EPSMS)

>.
23. Staff costs of owners’ associations

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Heading 3. Expenses relating to the exercise of elective or representative functions

31. Allowances

32. Reimbursement of expenses

33. Other expenditure

Heading 4: Public procurement

40. Compensation for late payment: payment of default interest, flat-rate compensation and additional compensation

41. Public contracts

42. Concession contracts

Heading 5: Transactions involving immovable property and goodwill

51. Amicable acquisition of real estate for valuable consideration

52. Amicable acquisition of real estate free of charge

53. Acquisition of immovable property by coercion

54. Transactions conferring the right to enjoy immovable property

55. Transactions involving business assets

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56. Co-ownership charges

Heading 6: Social and other assistance

61. Social welfare expenditure

62. Loans and grants

63. Awards, miscellaneous benefits, gratuities, pecuniary payments

64. Transport costs for disabled pupils and students

Heading 7: Economic and financial assistance

71. Loans and advances

72. Grants and subsidies of all kinds

73. Loan guarantees

74. Loan subsidies

75. Participation in the capital of companies or organisations

76. Fonds de Concours

77. Transactions on behalf of bodies attached to the local authority

78. Contributions paid by one local authority to another local authority

Appendices to the list of supporting documents

Annex A – Staff travel expenses

Annex B-Statement of expenses for change of residence

Annex C – Statement of information to be included on invoices or statements of account

Annex D – Statement of particulars to appear on the statement of account for the payment of a deposit

Annex E-Enumeration to appear on the statement of account for price revisions and/or updates

Annex F – Information relating to factoring

Annex G-Mandatory information to be included in supporting documents for public contracts

Annex H-Mandatory information to be included in a partnership contract

Annex I-Monthly service schedule

Annex J-Mandatory information to be included in a concession contract

DEFINITIONS AND PRINCIPLES

1. Public authorities

In this nomenclature, the term “local authority” refers to local authorities as well as local public establishments and public health establishments (EPS) referred to in article D. 1617-19 of the General Local Authorities Code and D. 6145-54-3 of the Public Health Code. This term may also refer to owners’ associations with a public accountant.

2. Decision

The document emanates, depending on the case, for example from the municipal council, the departmental council, the regional council, or the board of directors (deliberation); from the body regularly empowered to act in their place (standing committee of the departmental council or the regional council, for example), or from the executive authority (municipal decree or decree of the president of the regional council, for example).

Where the supporting document is a certificate issued by the authorising officer, the evidential value of this certificate presupposes that it is signed by the authorising officer or his delegate, in the same way as an order. However, the authorising officer is not obliged to sign a resolution submitted to the accountant insofar as he certifies that it is enforceable (see article D. 1617-23 of the General Local Authorities Code).
The budget (initial and supplementary budgets, main and annexed budgets, annexed statements) is a deliberation that the authorising officer implements within the limits of the appropriations made available. However, as far as the operating section is concerned, a specific resolution must be produced when the regulations in force require a specific intervention by the deliberative assembly to authorise expenditure (prior approval of agreements or rates by the assembly).

In the same way, as far as the operating section is concerned, a specific resolution must be produced when the regulations in force require a specific intervention by the deliberative assembly to authorise expenditure (prior approval of agreements or rates by the assembly).
Similarly, as far as the investment section is concerned, the budget is considered to be sufficiently deliberate to allow the authorising officer to make the expenditure without further authorisation, insofar as the appropriations are the subject of a clearly individualised entry and the regulations in force do not expressly prescribe a specific decision by the deliberative assembly.
The Estimated Statement of Revenue and Expenditure (EPRD) is a decision (decision of the Director for PHEs) that the Director implements. The Director is bound only by the appropriations for permanent staff included in the EPRD, or by all the appropriations if the EPRD is stopped by the Director of the Regional Health Agency (ARS), in the case of PHEs.
In the case of public health establishments in particular, decisions are essentially taken by the director, who may delegate his signature.

In the case of public health establishments in particular, decisions are essentially taken by the director, who may delegate his signature.
In the case of syndicated associations of owners with a public accountant, the deliberative assembly is the syndicate.

3. Where applicable, production of the supporting document

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These terms are used in this list of supporting documents in the following cases:

-First scenario:

The production of the supporting document is subject to the fulfilment of specific conditions laid down by the regulations or the local authority:

Example -Loans and advances (heading 71):

Proof of security is only required in support of payment if the resolution granting the loan so requires (heading 711).
Similarly, a local authority or public institution which grants a subsidy to a private-sector body in excess of a certain threshold (article 10 of law no. 2000-321 of 12 April 2000) must provide evidence that it has entered into an agreement with the said body (heading 7211).

-Second hypothesis:

As the regulations specific to a local authority or public body may derogate from common regulations, the supporting document is itself specific: for example, repayment of surpluses from ancillary budgets (heading 12).

The decision to repay a surplus from an annexed budget only concerns local public establishments whose statutes or the text relating to the financial system authorise it.

4. Using the list of supporting documents to control expenditure

The principles for implementing this list of supporting documents are:

-neutrality: the list does not modify the regulations in force. It is merely a consequence of them.

-completeness: When an expense is listed, the supporting documents required for payment of that expense are all listed. Where an item of expenditure is not included in the list, the accounting officer must request the supporting documents needed to carry out his checks, if possible by referring to a similar item of expenditure on the list.

-Mandatory nature: The list is compulsory.
-The list is compulsory in that it constitutes both the minimum and maximum number of supporting documents required by the accounting officer. It is binding on both authorising officers and accounting officers.

The hierarchical control of expenditure allows the accounting officer to modulate his controls according to the risks and issues identified in compliance with the standards defined by the minister in charge of the budget. This modulation relates to the timing of the control (a priori or a posteriori control), the scope of the control (exhaustive or sample control) and the intensity of the controls (carrying out all or part of the controls), in accordance with the provisions emanating from the Order of 25 July 2013 implementing the first paragraph of Article 42 of Decree 2012-1246 of 7 November 2012 on public budgetary and accounting management and providing a framework for the selective control of expenditure.

In addition to the hierarchical control of expenditure, the accounting officer and the authorising officer may agree to set up a lighter control system on a partnership basis, in accordance with the procedure described in the Order of 11 May 2011 issued in application of the preamble to Annex I of the General Local Authorities Code setting out the procedures for justifying expenditure by local authorities, their public establishments and public health establishments.

Original in French 🇫🇷

Article Sommaire

Sommaire de la liste des pièces justificatives des dépenses publiques locales

Rubrique 0. Pièces communes

01. Qualité de l’ordonnateur

02. Acquit libératoire du créancier

03. Paiement des créances frappées d’opposition

04. Moyens de règlement

05. Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers

06. Relevé de prescription

07. Paiement à un transporteur routier ou à un voiturier titulaire d’une lettre de voiture

Rubrique 1. Administration générale

10. Consignation et placement financier de certains fonds

11. Dépenses pour compte de tiers sur immeubles, en copropriété, insalubres ou menaçant ruine

12. Reversement d’excédents de budgets annexes

13. Réduction des créances et admission en non-valeurs

14. Paiement de frais juridiques tarifés

15. Paiement sur décisions de justice

16. Remboursement d’emprunt et frais

17. Impôts, taxes et versements assimilés

18. Transaction et remise gracieuse de dette

Rubrique 2. Dépenses de personnel

21. Dépenses de personnel des collectivités territoriales, de leurs groupements, de leurs établissements publics et de leurs services d’hébergement de personnes âgées gérés en régie directe

22. Dépenses de personnel des établissements publics de santé (EPS) et des établissements publics sociaux et médico-sociaux (EPSMS) autonomes

23. Dépenses de personnel des associations syndicales de propriétaires

Rubrique 3. Dépenses liées à l’exercice de fonctions électives ou de représentation

31. Indemnités

32. Remboursements de frais

33. Autres dépenses

Rubrique 4. Commande publique

40. Dédommagement pour retard de paiement : paiement des intérêts moratoires, de l’indemnité forfaitaire et de l’indemnisation complémentaire

41. Les marchés publics

42. Les contrats de concession

Rubrique 5. Opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce

51. Acquisitions amiables d’immeubles à titre onéreux

52. Acquisitions amiables d’immeubles à titre gratuit

53. Acquisitions d’immeubles selon des procédés de contrainte

54. Opérations conférant le droit de jouir d’un immeuble

55. Opérations portant sur les fonds de commerce

56. Charges de copropriété

Rubrique 6. Interventions sociales et diverses

61. Dépenses d’aide sociale

62. Prêts et bourses

63. Remise de prix, prestations diverses, gratifications, pécules

64. Frais de transport des élèves et étudiants handicapés

Rubrique 7. Interventions économiques et financières

71. Prêts et avances

72. Subventions et primes de toute nature

73. Garanties d’emprunts

74. Bonification d’emprunt

75. Participation au capital de sociétés ou organismes

76. Fonds de Concours

77. Opérations pour le compte d’organismes rattachés à la collectivité

78. Participations versées par une collectivité locale à une autre collectivité

Annexes de la liste des pièces justificatives

Annexe A-Frais de déplacement des agents

Annexe B-Etat de frais de changement de résidence

Annexe C-Enonciation des mentions devant figurer sur les factures ou les mémoires

Annexe D-Enonciation des mentions devant figurer sur l’état liquidatif pour le paiement d’un acompte

Annexe E-Enonciation devant figurer sur l’état liquidatif des révisions et/ ou actualisations de prix

Annexe F-Mentions relatives à l’affacturage

Annexe G-Enonciation des mentions obligatoires devant figurer dans les pièces justificatives des marchés publics

Annexe H-Mentions obligatoires devant figurer dans un marché de partenariat

Annexe I-Tableau mensuel de service

Annexe J-Enonciation des mentions devant figurer dans un contrat de concession

DÉFINITIONS ET PRINCIPES

1. Collectivités

Dans la présente nomenclature, le terme collectivité s’entend aussi bien des collectivités territoriales que des établissements publics locaux et des établissements publics de santé (EPS) visés à l’article D. 1617-19 du code général des collectivités territoriales et D. 6145-54-3 du code de la santé publique. Ce terme peut également viser les associations syndicales de propriétaires dotés d’un comptable public.

2. Décision

La pièce émane, selon le cas, par exemple du conseil municipal, du conseil départemental, du conseil régional, ou du conseil d’administration ( délibération ) ; de l’organe régulièrement habilité à agir en leur lieu et place (commission permanente du conseil départemental ou du conseil régional, par exemple), ou de l’autorité exécutive (arrêté municipal ou arrêté du président du conseil régional, par exemple).

Lorsque la pièce justificative est un certificat émis par l’ordonnateur, la valeur probante de cette attestation suppose qu’elle soit signée par l’ordonnateur ou son délégataire tout comme un arrêté. Par contre, l’ordonnateur n’a pas l’obligation de signer une délibération produite au comptable dans la mesure où il en certifie le caractère exécutoire (cf. article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales).

Le budget (budgets primitif et supplémentaire, budgets principal et annexes, états annexes) constitue une délibération que l’ordonnateur exécute dans la limite des crédits ouverts. Toutefois, en ce qui concerne la section de fonctionnement, une délibération spécifique doit être produite lorsque la réglementation en vigueur exige une intervention particulière de l’assemblée délibérante pour autoriser une dépense (approbation préalable de conventions ou de taux par l’assemblée).

De la même façon, en ce qui concerne la section d’investissement, le budget est considéré comme délibération suffisante pour permettre à l’ordonnateur d’effectuer la dépense sans autre autorisation, dans la mesure où les crédits font l’objet d’une inscription clairement individualisée et où la réglementation en vigueur ne prescrit pas expressément une décision particulière de l’assemblée délibérante.

L’Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses (EPRD) constitue une décision (décision du directeur pour les EPS) que le directeur exécute. Le directeur n’est tenu que par les crédits de personnels permanents inscrits à l’EPRD, ou par l’ensemble des crédits en cas d’arrêt de l’EPRD par le directeur de l’Agence régionale de santé (ARS), s’agissant des EPS.

Concernant particulièrement les établissements publics de santé, les décisions émanent essentiellement du directeur qui peut déléguer sa signature.

S’agissant des associations syndicales de propriétaires dotées d’un comptable public, l’assemblée délibérante est le syndicat.

3. Le cas échéant, s’il y a lieu, production de la pièce justificative

Ces termes sont utilisés dans la présente liste des pièces justificatives dans les cas suivants :

-Première hypothèse :

La production de la pièce justificative est subordonnée à la réalisation de conditions particulières prévues par la réglementation ou la collectivité :

Exemple.-Prêts et avances (rubrique 71) :

La justification des sûretés n’est exigée à l’appui du paiement que dans l’hypothèse où la délibération portant octroi du prêt l’exige (rubrique 711).

De même, une collectivité ou un établissement public local qui accorde à un organisme de droit privé une subvention d’un montant supérieur à certain seuil (article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000) doit justifier de la passation d’une convention avec ledit organisme (rubrique 7211).

-Deuxième hypothèse :

La réglementation spécifique à une collectivité ou à un établissement public pouvant déroger à une réglementation commune, la pièce justificative est elle-même spécifique : par exemple, reversement d’excédents de budgets annexes (rubrique 12).

La décision de reversement d’un excédent de budget annexe ne concerne que les établissements publics locaux dont le statut ou le texte relatif au régime financier l’autorise.

4. L’utilisation de la liste des pièces justificatives pour le contrôle de la dépense

Les principes de mise en œuvre de la présente liste des pièces justificatives sont :

-la neutralité : La liste ne modifie pas les réglementations en vigueur. Elle n’en est que la conséquence.

-l’exhaustivité : Lorsqu’une dépense est répertoriée dans la liste, les pièces justificatives nécessaires au paiement de cette dépense y sont toutes énumérées. Lorsqu’une dépense n’est pas répertoriée dans la liste, le comptable doit demander, en se référant si possible à une dépense similaire répertoriée, les pièces justificatives qui lui permettent d’effectuer ses contrôles.

-le caractère obligatoire : La liste est obligatoire en ce qu’elle constitue à la fois le minimum et le maximum des pièces justificatives exigibles par le comptable. Elle s’impose à la fois aux ordonnateurs, aux comptables.

Le contrôle hiérarchisé de la dépense permet au comptable de moduler ses contrôles en fonction des risques et des enjeux identifiés dans le respect des normes définies par le ministre en charge du budget. Cette modulation porte sur le moment du contrôle (contrôle a priori ou a posteriori) le champ du contrôle (contrôle exhaustif ou par échantillon) et l’intensité des contrôles (réaliser tout ou partie des contrôles), conformément aux dispositions émanant de l’arrêté du 25 juillet 2013 portant application du premier alinéa de l’article 42 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et encadrant le contrôle sélectif de la dépense.

En complément du contrôle hiérarchisé de la dépense, le comptable et l’ordonnateur peuvent convenir de mettre en place un dispositif de contrôle allégé partenarial, selon la procédure décrite à l’arrêté du 11 mai 2011 pris en application du préambule de l’annexe I du code général des collectivités territoriales portant fixation des modalités de justification des dépenses des collectivités territoriales, de leurs établissements publics et des établissements publics de santé.