Article Rubrique 4 of the French General Code of Local Authorities

Heading 4-Public procurement (1) (2) (3) (4) (5) (6)

(1) If the services relate to a building, its geographical location is indicated on one of the supporting documents attached to the mandate.

>(2) The expenditure is presented under the sole responsibility of the authorising officer, under one of the sub-headings described in this heading 4.
(2) Expenditure is presented under the sole responsibility of the authorising officer, according to one of the sub-headings described in this section 4.

(3) For the payment of contracts concluded with a foreign contractor who has a tax representative or agent in France, see the documents required under heading “05 – Payment of sums due to foreign creditors”.
(4) Electronically signed contracts under this heading sent as supporting documents must be accompanied by the result of the validation process in accordance with the order referred to in Article R. 2182-3 of the French Public Procurement Code, or failing this by an administrative certificate attesting to the presence of the signatures and their link with the contract. The result of the validation process or the administrative certificate will no longer need to be produced once the shared signature control tool is operational.

(5) Where they are not produced in electronic form, the contract documents are sent to the accounting officer in duplicate. One of the copies of all the contractual documents shall be kept by the accounting officer for the duration of the contract to be attached in support of the mandate for payment of the balance.

(6) The decision to reject an invoice from a supplier that does not comply with the obligation to dematerialise invoices rests with the authorising officer. The accounting officer is nonetheless responsible for checking that invoices are produced on a medium, whether paper or dematerialised, that enables him to carry out his checks on the validity of the debt.

40. Compensation for late payment: payment of default interest, flat-rate compensation and additional compensation

1. Contract, if applicable.

2. Statement of settlement.

41. Public contracts (7)

(7) The representative of the contracting authority alone is responsible for calculating the thresholds provided for in the public procurement code, in particular with regard to the similarity and homogeneity of the services or, in the case of works, of all the expenditure contributing to the same operation.

411. Public contracts below the amount set by regulation below which they are not required to be in writing

4111. Unwritten public contracts (8) (9)

Memorandum or invoice.

(8) Any payment of an advance, or of a deposit, as well as any deduction of a guarantee deduction or the application of a price variation or a late payment penalty must be the subject of a written document.

(9) Regardless of their value, project management contracts must be in writing (cf. article L.2432-1 of the Public Order Code).

4112. Public contracts not subject to the obligation to be in writing but voluntarily subject to being in writing (10)

(10) The mandatory information for these public contracts awarded in accordance with articles L. 2112-1 and R. 2112-1 of the French Public Procurement Code, are described in Annex G of this list.

1. A written document.

2. Where applicable, a document setting out the amendments made to the written document.

3. Memorandum or invoice and any document referred to in the writing that has financial implications.

412. Public contracts equal to or exceeding the amount fixed by regulation above which they must be in writing (11) (12) (13) (14)

(11) The content of public contracts subject to the obligation to be in writing, as well as the information that must obligatorily appear on them, are defined by Articles L. 2112-1 to L. 2112-6 of the French Public Procurement Code. The information that must appear on invoices and statements of account is described in Annex C of this list.

The compulsory information on these invoices and statements of account is described in Annex C of this list.
(12) The compulsory information for these public contracts awarded in accordance with Articles L. 2112-1 and R. 2112-1 of the French Public Procurement Code is described in Annex G of this list.

(13) Project management contracts are service contracts and all project management services, from the first euro, give rise to a written contract, which sets out the fixed remuneration of the project manager broken down by project elements (article L. 2432-1 and R. 2432-6 of the French Public Order Code).

(14) In the absence of a written contract for public contracts equal to or greater than the amount set by regulation above which they must be in writing, the authorising officer must present an administrative certificate in support of the expenditure certifying that he takes responsibility for the absence of a written contract (CE, Sect. 8 February 2012, CCAS de Polaincourt, req N°340698).

4121. Written public contracts that do not refer to a set of general administrative clauses (CCAG) approved by decree (15).

(15) The use of CCAGs is optional in accordance with Articles R. 2112-2 and R. 2112-3 of the Public Order Code. CCAGs that have not been approved by decree are produced in support of the first payment order for the contract that refers to them.

41211. General documents

All contract documents required for the financial performance of the contract.

41212. Repayment of retention money

1. Authorising officer’s decision to release the retention money or, where applicable, receipt of a substitute guarantee.

2. If not previously submitted to the accounting officer, supporting documents required for payment of the balance.

>.
3. Where applicable, decision to lift reservations.

4122. Written public contracts referring to a GCC approved by decree

41221. General documents

412211. Documents to be provided with the first payment

1. Initial contractual documents of the contract listed in the special administrative clauses or in the CCAG, excluding the general technical clauses, the special technical clauses and the general administrative clauses when the contract refers to one of the administrative clauses approved by decree.

2.
2. Where applicable, list of prices or rates or scales applicable.

>.
3. Where applicable, the first demand guarantee(s) or personal or joint and several surety(ies) (16).

(16) The guarantee covering the entire contract must not be required at the stage of payment of an advance.

412212. Other general documents, if applicable

1. Document evidencing changes to the contract, service order, with financial implications.

2. For supply and service contracts:

2-a. Where the contract does not provide for the possibility of amending its amount: document showing the amendments made to the contract.

> 2-b.
2-b. Where the contract provides for the possibility of amending its amount: document setting out the consequences of the review clause provided for in the contract.

.
3. For works contracts:

3-a. When the contract does not allow for an increase in its contractual amount:

In the event that the contractual amount is exceeded, the contracting authority must inform the contractor.
If the contractual amount is exceeded, a document showing the changes made to the contract:

.
3-b. When the contract allows an increase in its contractual amount:

3-b-1. Where the contractual amount is exceeded within the limit stipulated in the contract:

– administrative certificate from the authorising officer or mention in a document from the contractor advising, at least one month in advance, the main contractor that the contractual amount will soon be reached

or

– certificate from the authorising officer stating that the contractor has complied with his obligations to inform the main contractor in accordance with the procedure described opposite.

3-b-2. If the contractual amount is exceeded beyond the limit stipulated in the contract:

Document showing the changes made to the contract.

3-c. When the contract price is reduced and this reduction was not initially provided for in the contract: document showing the changes made to the contract.
4. In the event of an overrun in the contractor’s share offset by a reduction in the share of the subcontractor(s): document evidencing the changes made to the contract or special amending deed reducing the share of the subcontractor(s) by the amount of the increase in the contractor’s share.

41222. Special documents

412221. In the event of express renewal

Decision to renew.

412222. Payment of bonuses and allowances

4122221. Bonuses in connection with a competition

1. Competition rules setting out the terms and conditions for the payment of bonuses.

2. Notice from the jury setting out the distribution of prizes to be awarded

>.
3. Statement of account by beneficiary.

4122222. Indemnities to be paid to members of the jury

Deliberation or decision of the director for public health establishments.

4122223. Allowances in the context of a competitive dialogue procedure

1. The rules governing the consultation or the notice of the public call for tenders setting out the arrangements for the allocation of bonuses.

2. Statement of account for each beneficiary.

412223. Advances

1. Statement of advances.

2. Where applicable, first demand guarantee or personal and joint surety for repayment of the advance.

412224 Advance payments

1. Authorising officer’s statement of account showing the amount of sums due by way of payment on account, drawn up in accordance with Annex D.

2. Where applicable, summary statement of price updates and/or revisions, drawn up in accordance with Annex E.

>.
3. Summary statement of the advance payment by category of services or invoice, or situation or memorandum drawn up in accordance with Annex C.

>.
4. Where applicable, administrative certificate from the authorising officer or statement that this is the final payment on account if the initial contract amount has been reached.

412225. Final partial payment, single and full payment, payment of the balance

4122251. Supply and service contracts

1. Invoice or memorandum bearing the statements set out in Annex C.

2. Where applicable, decision to accept with a reduction.

>.
3. – In the sole case where penalties are applied by the authorising officer to payments, the statement of account;

In the case of exemption or reduction, the statement of account.
– Where these penalties are waived or reduced: decision of the competent authority waiving or reducing the penalties;

>.
4. Where applicable, statement of price updates and/or revisions, drawn up in accordance with Annex E.

.
5. In the event of termination of the contract, termination decision and settlement statement.

4122252. Works contracts

1. Acceptance decision taken by the competent authority or, failing that, a proposal from the project manager or a court decision setting the effective date of acceptance,

or

In the event of termination:

– decision to terminate;

– report of acceptance of the works and parts of works carried out.

2. General and final statement of account (17),

or

Where applicable, termination statement.

3. Report, situation, statement, memorandum or invoice justifying the settlement;

In the event of disagreement: general statement of account accepted by the authorising officer and any supplement to the balance mandated on the basis of a document justifying the agreement between the parties or a court decision.
4. – In the sole case where penalties are applied by the authorising officer to payments: statement of account.

In the case of exemption or cancellation of payments, the authorising officer must submit a statement of account.
– Where these penalties are waived or reduced: deliberation or decision of the competent authority granting the waiver or reduction.

5. Where applicable, statement of price updates and/or revisions, drawn up in accordance with Annex E.

(17) In the event of a tacitly accepted general and final account being drawn up and in order to determine the starting point of the period for payment of the balance, production of an attestation, an administrative certificate or a note affixed to the general and final account (DGD) by the representative of the contracting authority indicating the date of expiry of the 10-day period provided for in article 13.4.4 of the CCAG-travaux.

412226. Reimbursement of the retention deposit

1. Authorising officer’s decision to release the retention money or, where applicable, receipt of a substitute guarantee.

2. If not previously submitted to the accounting officer, supporting documents required for payment of the balance.

>.
3. Where applicable, decision to lift reservations.

413. Framework agreements (18)

(18) Framework agreements, regardless of their value, are likely to refer to a CCAG approved by order (heading 4122), or not to refer to a CCAG approved by order (heading 4121).

4131. General parts

41311. Framework agreement executed by purchase order

1. Framework agreement: documents listed under heading 412 depending on how the authorising officer presents the expenditure.

2. Only in the case where bonuses or penalties are deducted, the purchase order implementing the financial provisions of the contract relating to performance deadlines, bonuses or penalties.

3. When the date of performance of the services is after the end date of the contract: the corresponding purchase order(s).

>.
4. In the event of payment of an advance: the corresponding order form.

41312. Framework agreement executed by subsequent contract

1. Framework agreement.

2. Subsequent contract awarded on the basis of the framework agreement: documents listed under heading 412 in accordance with the procedure for presentation of expenditure by the authorising officer.
3. Only where bonuses or penalties are deducted, the purchase order implementing the financial provisions of the contract relating to performance deadlines, bonuses or penalties.

>.
4. When the date of performance of the services is after the end date of the contract: the corresponding purchase order(s).

>.
5. In the event of payment of an advance: the corresponding order form.

4132. Repayment of the retention money

1. Authorising officer’s decision to release the retention money or, where applicable, receipt of a substitute guarantee.

2. If not previously submitted to the accounting officer, supporting documents required for payment of the balance.

>.
3. Where applicable, decision to lift reservations.

414. Subcontracting and direct payment

4141. Direct payment

41411. General documents (to be provided on first payment)

1. Contract, document evidencing amendments to the contract, special act or any document drawn up by the authorising officer and the contract holder specifying the nature of the subcontracted services, the name, company name, address of the subcontractor and its SIRET number, the amount of the subcontracted services and the terms of payment laid down for each subcontract (19).

2. Supporting document produced by the contract holder establishing that the assignment (or pledge) of its claim does not prevent direct payment to the subcontractor,

> or

.
or

Certificate stating that the claim has not been assigned or pledged.

>.
3. In the event of changes to the subcontracted services:

a) A special deed of amendment or any written document justifying the change on the part of the subcontractor;

> b) Where applicable, a material document justifying the change on the part of the subcontractor.
b) Where applicable, document showing the increase in the overall amount of the contract;

And/or

Document evidencing the changes made to the contract, special amending deed or any written document justifying the reduction in the share of the other subcontractor(s) by the amount of the change referred to in a).

(19) No payment may be made to a subcontractor by way of direct payment in the absence of a written document, contract, document evidencing the modifications made to the contract, or special subcontracting deed establishing the rights of the subcontractor. Acceptance of the subcontractor and approval of its payment terms may result from tacit agreement by the contracting authority (see articles L. 2193-13, R. 2193-12, R. 2193-13 of the French Public Order Code). This tacit agreement may take the form of an administrative certificate supported by the subcontracting declaration drawn up by the contractor. This declaration states the nature of the subcontracted services, the name, company name, address and SIRET number of the subcontractor, the amount of the subcontracted services and the terms of payment. The administrative certificate must indicate the date on which tacit agreement was reached (expiry of the twenty-one day period provided for in Articles L. 2193-13, R. 2193-12 and R. 2193-13 of the Public Order Code).

41412. Specific documents

414121. Advances

1. All documents produced by the contractor for payment to him of expenditure of the same nature.

2. Where applicable, supporting documents produced by the contract holder establishing the reimbursement of the advance paid to him in respect of subcontracted services.

>.
3. Statement of the amount of the advance payment

>.
4. Where applicable, first demand guarantee or personal and joint surety for the repayment of the advance.

414122. Advance payment, single payment in full, payment of balance

1. All the documents produced by the contract holder for the payment to him of expenditure of the same nature.

2. Certificate from the holder, or invoice, or tracking form from the shared solution (20), indicating the sum to be paid directly to the subcontractor,

> or
or

In the event of receivership, compulsory liquidation or impediment of the holder and in the absence of a certificate from the holder or his representative, a certificate from the project owner indicating the sum to be paid directly to the subcontractor,

>
or

Amicable agreement or court decision

>.
3. Where applicable, where the holder has not given his agreement or notified his refusal on expiry of the time limit set, the subcontractor’s invoice.

(20) In the context of electronic invoicing, account is taken of the mutualised solution, (Chorus Pro), described in Article L. 2192-5 of the Public Order Code.

4142. Subcontracting and direct action

41421. Payment to the subcontractor

1. Formal notice sent by the subcontractor to the contract holder to pay him a sum due for a specified amount under a subcontract and for the performance of the contract.

2. Request for payment accompanied by a report on the physical inspection of the services performed and the acceptance of the contractor,

> or
or

Final court decision,

> or
or

Agreement between the parties.

41422. Payment to the contract holder

Receipt from the subcontractor certifying payment by the contract holder and signed by the contract holder and the subcontractor or final court decision or agreement of the interested parties.

415. Central purchasing bodies, grouped orders

4151. Ordering groups (21)

(21) Articles L. 2113-6 to L. 2113-8 of the French Public Order Code.

41511. Documents to be provided in all cases

Agreement setting up the consortium.

41512. Documents to be provided depending on the case

415121. Cases where each member of the consortium performs its own part

Documents listed under headings 411 and 412 depending on how the expenditure is presented to the authorising officer.

415122. Case where the coordinator performs the contract on behalf of all the members of the consortium

4151221. Where the coordinator contributes to disbursements

1. Documents listed under headings 411 and 412, depending on how the expenditure is presented to the authorising officer.

2. Request from the coordinator when the constituent agreement does not provide for the amount and terms of payment of the contribution.

4151222. In the event of reimbursement

1. Documents listed under headings 411 and 412, depending on how the expenditure is presented to the authorising officer.

2. Statement of account or statement of account drawn up by the coordinator.

4152. Payment to a central purchasing body (22)

(22) A central purchasing body is necessarily a purchaser subject to the public order code, i.e. a contracting authority or a contracting entity, as defined in articles L. 1211-1 and L. 1212-1 of the public order code.

41521. Payment for the purchase of supplies or services (23)

1. Where applicable, agreement between the public entity and the central purchasing body, or membership deed.

2. Invoice or statement issued by the central purchasing body.

(23) 1° of Article L. 2113-2 of the French Public Procurement Code.

41522. Payment for contractual intermediation for the purchase of supplies, services or works (24)

(24) 2° of Article L. 2113-2 of the French Public Procurement Code.

1. Mandate agreement between the public entity and the central purchasing body relating to the service concerned.

2. Invoice or memorandum issued by the central purchasing body, or where applicable, the supplier.

41523. Advance to the Union des Groupements d’Achat Public (UGAP)

1. Where applicable, agreement.

2. Memorandum.

416. Payments to third parties substituted for the original creditor

.
4161. Payments in the event of assignment of claims or pledge

.
41611. Common documents

Documents listed under headings 411 and 412 depending on how the authorising officer presents the expenditure.

41612. Specific documents

416121. Payment to a credit institution as assignee or beneficiary of a pledge

1. In the case of a public contract covered by a written contract, a single copy of the contract, of the document setting out the amendments made to the contract, of the special act or of any written document referred to in section 41411, bearing a statement by the authorising officer indicating that this document is issued in a single copy with a view to the assignment (or pledge) of receivables arising from the contract,

or

Certificate of transferability

.
2. Notification of the assignment (or pledge) by registered letter with acknowledgement of receipt, or by any other means capable of providing a date certain (25).

3. Where applicable, notification of the transfer of the slip by the transferee by registered letter with acknowledgement of receipt, or by any other means capable of providing a date certain.

>.
4. Where applicable, certificate from the credit institution stating that the assignment (or pledge) does not prevent direct payment of the subcontracted party or has been reduced to meet this condition.

>.
5. Where payment is due solely as a result of acceptance of the assignment of the claim, a deed of acceptance of the assignment signed by the authorising officer (26).

(25) The assignment or pledge slip does not have to be produced to the assigning accountant.

(26) Acceptance of the assignment of the claim obliges the public entity to pay the assignee in full without raising any objection against it arising from its relationship with the assigned company and in particular the manner in which it performed the contract.

416122. Payment to an assignee or pledgee under ordinary law

1. In the case of a public contract that is the subject of a written contract, a single copy of the contract, of the document evidencing the amendments made to the contract, of the special act or of any written document referred to in heading 41411, bearing a statement by the authorising officer to the effect that this document is issued in a single copy with a view to the assignment (or pledging) of receivables arising from the contract,

or

Certificate of transferability

.
2. Notification of the assignment (or pledge) by registered letter with acknowledgement of receipt, or by any other means capable of providing a date certain (27).

3. Where applicable, a certificate from the assignee (or the beneficiary of the pledge) stating that the assignment (or the pledge) does not prevent direct payment of the subcontracted party or has been reduced to meet this condition.

>.
4. Where payment is due solely as a result of acceptance of the assignment of the claim, a deed of acceptance of the assignment signed by the authorising officer (28).

(27) The assignment or pledge slip does not have to be produced to the assigning accountant.

(28) Acceptance of the assignment of the claim obliges the public entity to pay the assignee in full without raising any objection against it arising from its relationship with the assigned company and in particular the manner in which it performed the contract.

41613. Payment to the assignor (or to the contract holder or subcontractor initiating the pledge)

Discharge of the assignment (or pledge) given by the credit institution by registered letter with acknowledgement of receipt, or by any other means giving a date certain,

or

For an assignment (or pledge) under ordinary law, a certificate of final withdrawal issued by the assignee (or the beneficiary of the pledge) under ordinary law by registered letter with acknowledgement of receipt, or by any other means that provides a date certain.

4162. Payment under a delegation of receivables relating to a public contract

41621. Payment to a delegate of the contract holder or subcontractor entitled to direct payment

416211. Common documents

Documents listed under headings 411 and 412 depending on how the authorising officer presents the expenditure.

416212. Specific documents

– delegation agreement between the public entity, the contract holder or the subcontractor entitled to direct payment and the delegatee;

– supporting document produced by the delegator establishing that the assignment (or pledge) of its claim does not prevent the delegation from being carried out or that its amount has been reduced so that the delegation is possible;

or

– a certificate stating that the claim has not been assigned or pledged.

41622. Payment to a second-tier subcontractor

.
416221. Common documents

Documents listed under headings 411 and 412 depending on how the authorising officer presents the expenditure.

416222. Specific documents

1. Supporting documents relating to the claim by the 1st tier subcontractor as defined in heading 414.

2. Delegation agreement

>.
3. Document drawn up by the 1st tier subcontractor indicating the sum to be paid to the 2ndᵉ tier subcontractor, which sum may not exceed the limit of the amount recognised as due to the 1st tier subcontractor.

4. Supporting document produced by the delegating party establishing that the assignment (or pledge) of its claim does not prevent the delegation from being carried out or that its amount has been reduced so that the delegation is possible,

or

Certificate attesting that the claim has not been assigned or pledged.

4163. Payment to a factor

.
41631. As part of an assignment or pledge (paragraph B of appendix F to this list)

Supporting documents provided for under headings 41611 and 416121, exhibits 1 to 4.

41632. In the subrogation framework (paragraph A of appendix F to this list)

1. Supporting documents for the payment of contracts in accordance with the way the authorising officer presents the expenditure.

2. Statutory subrogative mention made on the payment request (memorandum, invoice, status of work, etc.) under the conditions set out in paragraph A of Annex F to this decree.

3. In the event of more than one objection, a dated subrogated receipt.

417. Payment in exceptional circumstances

4171. Payment in an emergency situation

41711. Requisition of a company

1. Company requisition order

.
2. Where applicable, supporting documents required by the order

>.
3. Invoice or memorandum.

41712. Contracts performed in situations of extreme urgency

1. Contract or exchange of correspondence between the public authority and the company.

2. Where applicable, documents provided for in the contract or exchange of letters.

>.
3. Invoice or memorandum.

4172. Payment as part of a transaction

.
1. Deliberation authorising the transaction, except for public health establishments (EPS).

2. Transaction.

3. If the transaction terminates the contract, supporting documents provided for under heading 412225 (29).

(29) Where the transaction includes operations to balance the contract, no other documents are required to make the payment.

4173. Payment in the event of performance at the expense and risk of the contractor (mise en régie des prestations d’un contrat public) (30)

1. Decision to perform services at the expense and risk of the contractor.

2. Report on the work carried out before the contract was awarded.

3. Statement(s) of account for work carried out after the transfer to the public sector.

(30) Performance at the expense and risk of the contractor (mise en régie) is defined as the means offered to the public purchaser to relieve its co-contractor of its prerogatives and to continue performance of the services at the risk and peril of the defaulting co-contractor using its own human and material resources.

418. Other specific public contracts

4181 School transport

41811. Payment to the “second-tier” organising authority or to the competent authority in the event of a change to the urban perimeter

418111 First payment

1. Agreement setting out the conditions for financing the transport services for which responsibility is transferred.

2. Deliberation authorising the authorising officer to enter into the agreement

.
3. Deliberations of the deliberative assemblies of the delegating organising authority and the delegating second-tier organising authority approving the agreement

.
4. Statement of settlement

418112 Other payments

Statement of settlement.

41812. Payment to the holder of the public contract awarded by the second-tier organising authority

Documents listed under heading 412.

4182. Public leasing contract

41821. Property leasing

418211. Contract performance

4182111. First payment

1. Contract, where applicable with mention of registration in the property register and mentioning, in particular, the rights acquired by the lessor of the building.

2. Reply attesting to the absence of mortgage registration (31)

.
3. Statement of account or invoice.

(31) Reply statement issued under the conditions set out in the property acquisitions section.

4182112. Other payments

Statement.

418212. Takeover of a leasing contract (32)

1. Contract of assignment and leasing contract.

2. Statement attesting to the absence of mortgage registration (33).

3. Statement of account

(32) The local authority takes the place of the first lessee by assignment.

(33) Reply statement issued in accordance with the conditions set out in the section on property acquisitions.

418213. Compensation paid by lessee on termination of contract

1. Deed terminating the contract.

2. Statement of account applying the contractual penalty clause,

or

Compensation fixed by the judge.

418214. Extension of leasing contract

Document evidencing the changes made to the contract with, where applicable, mention of publication in the real estate file.

418215. Completion of the promise to sell

1. Decision of the deliberative assembly authorising the exercise of the option.

2. Statement of account showing payments made and the residual value set by reference to the market.

>.
3. Statement attesting to the absence of mortgage registration.

41822. Equipment leasing

418221. Contract performance

4182211. First payment

1. Contract.

2. Settlement.

4182212. Other payments

Settlement.

418222. Takeover of a leasing contract

4182221. First payment

1. Assignment contract and leasing contract.

2. Settlement.

4182222. Other payments

Settlement.

418223. Compensation paid by lessee on termination of contract

1. Deliberation authorising termination

.
2. Statement of account applying the contractual penalty clause,

Or compensation set by the court.
Or compensation set by the judge.

418224. Extension of leasing contract

Document evidencing the changes made to the contract.

418225. Completion of promise to sell

1. Decision of the deliberative assembly authorising the exercise of the option.

2. Statement of account showing payments made and the residual value set by reference to the contract.

4183. Public insurance contract

41831. First premium

1. Insurance contract.

2. Insurer’s notice of payment.

41832. Other premiums

Insurer’s notice of payment.

41833. Amendment of contract clauses

1. If the amendment results from legal provisions, revision statement.

2. If the amendment results from the will of the contractors, amended insurance contract or document evidencing the amendments made to the contract and payment notice.

4184. Payment of operations carried out under mandate

41841. Payment of agent’s remuneration

1. Agency agreement.

2. Statement of account

41842. Financing of operations carried out by the agent

418421. Where the agent is a body without a public accountant

4184211. Advances

a) First payment

Mandate agreement and, where applicable, document evidencing amendments to the agreement.

b) Other payments

Statement of operations and their amounts justifying the use of the last advance paid, accompanied by the supporting documents provided for under the relevant headings in this list according to the nature of the expenditure relating to these operations

.
4184212. Reimbursement of disbursements

a) First payment

>.
1. Agency agreement and, where applicable, document evidencing amendments to the agreement.

2. Breakdown of operations carried out, accompanied by the supporting documents provided for under the relevant headings in this list, according to the nature of the expenditure relating to these operations.

b) Other payments

Breakdown of operations carried out accompanied by the supporting documents provided for under the relevant headings in this list according to the nature of the expenditure relating to these operations.

418422. Where the agent is a body with a public accountant

4184221. Advances

a) First payment

1. Agency agreement and, where applicable, document evidencing amendments to the agreement.

2. Where applicable, the decision setting the amount of the advance and the basis on which it is calculated.

b) Other payments

Statement of operations and their amounts justifying the use of the penultimate advance, accompanied by a certificate from the accounting officer certifying that the payments made by him are supported by the corresponding supporting documents provided for in this list and that he is in possession of all the documents relating to these operations.

4184222. Reimbursement of disbursements

a) First payment

1. Agency agreement and, where applicable, document evidencing amendments to the agreement.

2. Statement of transactions carried out.

b) Other payments

Breakdown of transactions carried out.

4185. Contract for the issue of purchasing cards

41851. First payment for acquisition card issue contract

1. Acquisition card issuing contract.

2. Where applicable, contract executed by acquisition cards.

3. Where applicable, annexes to the contract with financial implications.

4. Statement of transactions relating to the debt payable to the issuer

>.
5. Where applicable, any supporting documents defined in the contractual documents.

6. Where applicable, invoice for the acquisition card issuing service.

41852. Subsequent payments from the acquisition card issuing contract

1. Transaction statements relating to the receivable payable to the issuer.

2. Where applicable, invoice for the acquisition card issuing service.

419. Partnership contracts (34)

(34) The mandatory information to be included in partnership contracts is described in Annex H to this list.

4191. General documents

1. Partnership contract containing the mandatory information described in Annex H including a payment schedule.

2. Certificate stating that the conditions for payment of the remuneration have been met.

>.
3. Memorandum or invoice.

4192. Specific documents

1. Where applicable, supporting documents defined in the partnership contract, where they have financial consequences.

2. Where applicable, the deed recording the taking of possession of the work.

3. In the case of an advance payment provided for in the contract, partnership contract.

4. In the case of an advance payment, a statement of account

.
5. In the case of subcontracting, a personal and joint guarantee from a financial organisation (or delegation from the project owner to the subcontractor up to the amount of the services performed by the subcontractor).

6. In the case of a partnership contract concluded by a consortium, the consortium agreement.

>.
7. In the case of a partnership contract grant, payment schedule and written agreement setting out the payment terms.

>.
8. In the case of payment of bonuses to candidates, tender rules or public invitation to tender notice setting out the terms and conditions for the allocation of bonuses and a breakdown by beneficiary.

>.
9. In the event of default by the contract holder, document recording the transfer of the contracts entered into by the private partner to the public entity.

4193. Payment in the event of assignment of claim or pledge

41931. Payment to a credit institution or payment to a financing organisation as part of an assignment provided for in articles L. 214-169 et seq. of the Monetary and Financial Code.

1. Documents listed under headings 4191 and 4192.

2. Notification of the assignment (or pledge) by registered letter with acknowledgement of receipt, or by any other means capable of providing a date certain (35).

3. Where applicable, notification of the transfer of the slip by the transferee by registered letter with acknowledgement of receipt, or by any other means capable of providing a date certain.

>.
4. In the event of a transfer pursuant to Article L. 313-29-1 of the Monetary and Financial Code, a certificate from the public entity stating that the investments have been made.

(35) The assignment or pledge slip does not have to be produced to the assigning accountant.

41932. Payment to the assignor (or contract holder)

Release of the assignment (or pledge) given by the credit institution or financing body by registered letter with acknowledgement of receipt, or by any other means that provides a date certain,

or

For an assignment (or pledge) under ordinary law, certificate of definitive withdrawal issued by the assignee (or the beneficiary of the pledge) under ordinary law by registered letter with acknowledgement of receipt, or by any other means that provides a date certain.

42. Concession contracts (36) (37)

(36) The legal regime for concession contracts is set out in the Public Procurement Code and articles L. 1411-1 et seq. of the General Local Authorities Code.

(37) The mandatory information that must appear in concession contracts is described in Annex J to this list.

421. General documents for concession contracts

1. Concession contract and, where applicable, specifications.

2. Where applicable, document evidencing amendments to the contract, service order, with financial implications.

3. Where applicable, supporting documents provided for in the contract, where these have financial implications.

>.
4. Dealer’s invoice or memorandum.

422. Documents for concession contracts delegating a public service in the field of drinking water, sanitation and the treatment of household waste and other waste

1. Documents listed under heading 421

.
2. The opinion of the DDFiP or DRFiP on the duration of the contract, if it exceeds 20 years (38).

(38) Contracts under this heading may not have a term of more than 20 years unless prior review is given by the DDFiP/DRFiP (Articles L. 3114-8 and D. 3114-3 of the Public Order Code).

423. Payment to third parties substituted for the original creditor

4231. Common documents

Documents listed under headings 421 and 422 depending on the subject of the contract.

4232. Payment of claims relating to an assignment or pledge of claims under ordinary law

.
1. Notification of the assignment (or pledge) by registered letter with acknowledgement of receipt, or by any other means capable of providing a date certain (39).

2. Where payment is due solely as a result of the acceptance of the assignment of the claim, a deed of acceptance of the assignment by the authorising officer.

(39) The assignment or pledge slip need not be produced to the assigning accountant.

4233. Payment to a credit institution that is the assignee or beneficiary of a pledge as part of an assignment of receivables provided for in articles L. 313-23 et seq. of the Monetary and Financial Code

1. Notification of the assignment (or pledge) by registered letter with acknowledgement of receipt, or by any other means capable of providing a date certain (40).

>.
2. Where applicable, notification of the transmission of the slip by the beneficiary of the transmission by registered letter with acknowledgement of receipt, or any other means enabling a date to be given as certain.

(40) The transfer or pledge slip does not have to be produced to the assigning accountant.

4234. Payment to the assignor (or concession holder)

Release of the assignment (or pledge) given by the credit institution by registered letter with acknowledgement of receipt, or by any other means that provides a date certain,

or

For an assignment (or pledge) under ordinary law, a certificate of definitive withdrawal issued by the assignee (or the beneficiary of the pledge) under ordinary law by registered letter with acknowledgement of receipt, or by any other means that provides a date certain.

4235. Payment under a delegation of receivables relating to a concession contract

1. Documents listed under headings 421 and 422 depending on the purpose of the contract giving rise to the claim.

2. Delegation of claim agreement.

424. Groups of assigning authorities (41)

(41) Articles L. 3112-1 to L. 3112-4 of the Code de la commande publique

4241. Documents to be provided in all cases

Agreement setting up the consortium

.
4242. Documents to be provided depending on the case

42421. Cases where each member of the consortium performs its own part

Documents listed under headings 421 and 422 depending on how the expenditure is presented to the authorising officer.

42422. Cases where the coordinator performs the contract on behalf of all the members of the consortium

424221. In the event of a contribution to the coordinator’s disbursements

1. Documents listed under headings 421 and 422 depending on how the expenditure is presented by the authorising officer.

2. Request from the coordinator when the constituent agreement does not stipulate the amount and terms of payment of the contribution.

424222. In the event of reimbursement

1. Documents listed under headings 421 and 422 depending on how the expenditure is presented by the authorising officer.

2. Statement of account or statement of account drawn up by the coordinator.

425. Payment as part of a transaction

1. Deliberation or decision by the director of the public health institution authorising the settlement.

2. Settlement.

Original in French 🇫🇷

Article Rubrique 4

Rubrique 4-Commande publique (1) (2) (3) (4) (5) (6)

(1) Si les prestations concernent un immeuble, sa localisation géographique est mentionnée sur une des pièces justificatives jointes au mandat.

(2) La dépense est présentée sous la seule responsabilité de l’ordonnateur, selon l’une des sous-rubriques décrites dans la présente rubrique 4.

(3) Pour le paiement des marchés conclus avec un titulaire étranger ayant un représentant fiscal ou un mandataire en France, cf. pièces exigées à la rubrique ” 05 – Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers “.

(4) Les contrats de la présente rubrique signés électroniquement transmis en pièces justificatives sont accompagnés du résultat du processus de validation conforme à l’arrêté visé à l’article R. 2182-3 du code de la commande publique, ou à défaut d’un certificat administratif, attestant la présence des signatures et leur lien avec le contrat. Le résultat du processus de validation ou le certificat administratif ne seront plus à produire lorsque l’outil mutualisé de contrôle des signatures sera opérationnel.

(5) Lorsqu’elles ne sont pas produites sous forme dématérialisée, les pièces constitutives du marché sont adressées au comptable en double exemplaire. Un des exemplaires de l’ensemble des pièces contractuelles du marché est conservé par le comptable pendant toute la durée du marché pour être joint à l’appui du mandat du paiement du solde.

(6) La décision de rejeter une facture d’un fournisseur ne respectant pas les obligations de dématérialisation des factures appartient à l’ordonnateur. Le comptable n’en reste pas moins responsable du contrôle de la production des factures sur un support, papier ou dématérialisé, lui permettant d’exercer ses contrôles sur la validité de la dette.

40. Dédommagement pour retard de paiement : paiement des intérêts moratoires, de l’indemnité forfaitaire et de l’indemnisation complémentaire

1. Contrat, le cas échéant.

2. Etat liquidatif.

41. Les marchés publics (7)

(7) Le représentant du pouvoir adjudicateur est seul responsable de la computation des seuils prévus par le code de la commande publique notamment au regard du caractère de similitude et d’homogénéité des prestations ou, s’agissant des travaux, de l’ensemble des dépenses concourant à une même opération.

411. Les marchés publics inférieurs au montant fixé par voie réglementaire en deçà duquel ils n’ont pas l’obligation d’être écrits

4111. Les marchés publics non écrits (8) (9)

Mémoire ou facture.

(8) Tout versement d’une avance, ou d’un acompte, ainsi que tout prélèvement d’une retenue de garantie ou l’application d’une variation de prix ou d’une pénalité de retard doit faire l’objet d’un écrit.

(9) Quel que soit leur montant, les marchés de maîtrise d’œuvre doivent être écrits (cf. article L.2432-1 du code de la commande publique).

4112. Les marchés publics non soumis à l’obligation d’écrit mais faisant volontairement l’objet d’un écrit (10)

(10) Les mentions obligatoires de ces marchés publics passés conformément aux articles L. 2112-1 et R. 2112-1 du code de la commande publique, sont décrites à l’annexe G de la présente liste.

1. Un écrit.

2. Le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées à l’écrit.

3. Mémoire ou facture et toute pièce mentionnée par l’écrit et ayant des incidences financières.

412. Les marchés publics égaux ou supérieurs au montant fixé par voie réglementaire au-delà duquel ils doivent être écrits (11) (12) (13) (14)

(11) Le contenu du marché public soumis à l’obligation d’écrit ainsi que les mentions devant obligatoirement y figurer sont définis par les articles L. 2112-1 à L. 2112-6 du code de la commande publique. Les mentions devant figurer sur les factures et mémoires sont décrites à l’annexe C de la présente liste.

(12) Les mentions obligatoires de ces marchés publics passés conformément aux articles L. 2112-1 et R. 2112-1 du code de la commande publique, sont décrites à l’annexe G de la présente liste.

(13) Les marchés de maîtrise d’œuvre sont des marchés de service et toute prestation de maîtrise d’œuvre dès le premier euro donne lieu à un contrat écrit, qui fait apparaître une rémunération forfaitaire du maître d’œuvre décomposée par éléments de mission (article L. 2432-1 et R. 2432-6 du code de la commande publique).

(14) En l’absence de marché écrit pour les marchés publics égaux ou supérieurs au montant fixé par voie réglementaire au-delà duquel ils doivent être écrits, l’ordonnateur devra présenter à l’appui de la dépense un certificat administratif attestant qu’il prend la responsabilité de l’absence de marché écrit (CE, Sect. 8 février 2012, CCAS de Polaincourt, req N°340698).

4121. Les marchés publics écrits ne faisant pas référence à un cahier des clauses administratives générales (CCAG) approuvé par arrêté (15).

(15) Le recours aux CCAG est facultatif conformément aux articles R. 2112-2 et R. 2112-3 du code de la commande publique. Les CCAG qui n’ont pas fait l’objet d’une approbation par arrêté sont produits à l’appui du premier mandatement du marché qui s’y réfère.

41211. Pièces générales

Toutes pièces du marché rendues nécessaires pour l’exécution financière du contrat.

41212. Remboursement de la retenue de garantie

1. Décision de l’ordonnateur de libérer la retenue de garantie ou le cas échéant, réception d’une garantie de substitution.

2. Dans le cas où elles n’ont pas été produites préalablement au comptable, pièces justificatives prévues pour le paiement du solde.

3. Le cas échéant, décision de levée de réserves.

4122. Les marchés publics écrits faisant référence à un CCAG approuvé par arrêté

41221. Pièces générales

412211. Pièces à fournir lors du premier paiement

1. Pièces contractuelles initiales du marché listées au cahier des clauses administratives particulières ou au CCAG, à l’exclusion du cahier des clauses techniques générales, du cahier des clauses techniques particulières et du cahier des clauses administratives générales lorsque le marché se réfère à l’un des cahiers des clauses administratives ayant fait l’objet d’une approbation par arrêté.

2. Le cas échéant, liste des prix ou des tarifs ou des barèmes applicables.

3. S’il y a lieu, la ou les garantie(s) à première demande ou la ou les caution(s) personnelle(s) ou solidaire(s) (16).

(16) La garantie portant sur l’ensemble du marché ne doit pas être exigée au stade du versement d’une avance.

412212. Autres pièces générales, le cas échéant

1. Document matérialisant les modifications apportées au marché, ordre de service, ayant des incidences financières.

2. Pour les marchés de fournitures et de services :

2-a. Lorsque le marché ne prévoit pas la possibilité de modifier son montant : document matérialisant les modifications apportées au marché.

2-b. Lorsque le marché prévoit la possibilité de modifier son montant : document matérialisant les conséquences de la clause de réexamen prévue au marché.

3. Pour les marchés de travaux :

3-a. Lorsque le marché n’admet pas une augmentation de son montant contractuel :

En cas de dépassement du montant contractuel prévu au marché, document matérialisant les modifications apportées au marché.

3-b. Lorsque le marché admet une augmentation de son montant contractuel :

3-b-1. En cas de dépassement du montant contractuel dans la limite prévue au marché :

– certificat administratif de l’ordonnateur ou mention dans un document du titulaire avisant, au moins un mois à l’avance, le maître d’œuvre de l’atteinte prochaine du montant contractuel

ou

– certificat de l’ordonnateur attestant que le titulaire a bien respecté ses obligations d’information du maître d’œuvre selon la procédure décrite ci-contre.

3-b-2. En cas de dépassement du montant contractuel au-delà de la limite prévue au marché :

Document matérialisant les modifications apportées au marché.

3-c. Lorsque le prix du marché est diminué et que cette diminution n’était pas prévue au marché initialement : document matérialisant les modifications apportées au contrat.

4. En cas de dépassement de la part du titulaire compensée par la diminution de la part du ou des sous-traitants : document matérialisant les modifications apportées au marché ou acte spécial modificatif diminuant la part du ou des sous-traitant(s) à due concurrence du montant de l’augmentation de celle du titulaire.

41222. Pièces particulières

412221. En cas de reconduction expresse

Décision de reconduction.

412222. Paiement des primes et des indemnités

4122221. Primes dans le cadre d’un concours

1. Règlement du concours prévoyant les modalités d’allocation de primes.

2. Avis du jury indiquant la répartition des primes à verser aux bénéficiaires.

3. Etat liquidatif par bénéficiaire.

4122222. Indemnités à verser aux membres du jury

Délibération ou décision du directeur pour les établissements publics de santé.

4122223. Primes dans le cadre d’une procédure de dialogue compétitif

1. Le règlement de la consultation ou l’avis d’appel public à la concurrence prévoyant les modalités d’allocation de primes.

2. Etat liquidatif par bénéficiaire.

412223. Avances

1. Etat liquidatif.

2. Le cas échéant, garantie à première demande ou caution personnelle et solidaire pour le remboursement de l’avance.

412224. Acomptes

1. Etat liquidatif de l’ordonnateur indiquant le montant des sommes dues au titre de l’acompte, établi conformément à l’annexe D.

2. Le cas échéant, état récapitulatif des actualisations et/ou révisions des prix, établi conformément à l’annexe E.

3. Etat récapitulatif de l’acompte par catégories de prestations ou facture, ou situation ou mémoire établi conformément à l’annexe C.

4. Le cas échéant, certificat administratif de l’ordonnateur ou mention indiquant qu’il s’agit du paiement du dernier acompte si le montant initial du marché est atteint.

412225. Paiement partiel définitif, paiement unique et intégral, paiement du solde

4122251. Marchés de fournitures et de services

1. Facture ou mémoire portant les énonciations énoncées à l’annexe C.

2. Le cas échéant, décision d’admission avec réfaction.

3. – Dans le seul cas où des pénalités sont appliquées par l’ordonnateur sur les paiements, état liquidatif ;

– En cas d’exonération ou de réduction de ces pénalités : délibération ou décision de l’autorité compétente prononçant l’exonération ou la réduction.

4. Le cas échéant, état liquidatif des actualisations et/ou révisions de prix, établi conformément à l’annexe E.

5. En cas de résiliation du marché, décision de résiliation et décompte de liquidation.

4122252. Marchés de travaux

1. Décision de réception prise par l’autorité compétente ou à défaut proposition du maître d’œuvre ou décision de justice portant date d’effet de la réception,

ou

En cas de résiliation :

– décision de résiliation ;

– procès-verbal portant réception des ouvrages et parties d’ouvrages exécutés.

2. Décompte général et définitif (17),

ou

Le cas échéant, décompte de résiliation.

3. Constat, situation, relevé, mémoire ou facture justifiant le décompte ;

En cas de désaccord : décompte général admis par l’ordonnateur et complément éventuel sur solde mandaté sur pièce justifiant l’accord entre les parties ou décision de justice.

4. – Dans le seul cas où des pénalités sont appliquées par l’ordonnateur sur les paiements : état liquidatif.

– En cas d’exonération ou de réduction de ces pénalités : délibération ou décision de l’autorité compétente prononçant l’exonération ou la réduction.

5. Le cas échéant, état liquidatif des actualisations et/ou révisions de prix, établi conformément à l’annexe E.

(17) En cas d’établissement d’un décompte général et définitif accepté tacitement et afin de déterminer le point de départ du délai de paiement du solde, production d’une attestation, d’un certificat administratif ou d’une mention apposée sur le décompte général définitif (DGD) par le représentant du pouvoir adjudicateur indiquant la date d’expiration du délai de 10 jours prévu à l’article 13.4.4 du CCAG-travaux.

412226. Remboursement de la retenue de garantie

1. Décision de l’ordonnateur de libérer la retenue de garantie ou le cas échéant, réception d’une garantie de substitution.

2. Dans le cas où elles n’ont pas été produites préalablement au comptable, pièces justificatives prévues pour le paiement du solde.

3. Le cas échéant, décision de levée de réserves.

413. Les accords-cadres (18)

(18) Les accords-cadres, quel que soit leur montant, sont susceptibles de se référer à un CCAG approuvé par arrêté (rubrique 4122), ou de ne pas se référer à un CCAG approuvé par arrêté (rubrique 4121).

4131. Pièces générales

41311. Accord-cadre exécuté par bon de commande

1. Accord-cadre : pièces énumérées à la rubrique 412 selon les modalités de présentation de la dépense par l’ordonnateur.

2. Uniquement dans le cas où des primes ou des pénalités sont décomptées, le bon de commande mettant en œuvre les dispositions financières du marché relatives aux délais d’exécution, aux primes, ou aux pénalités.

3. Lorsque la date d’exécution des prestations est postérieure à la date de fin du marché : le(s) bon(s) de commande correspondant(s).

4. En cas de versement d’une avance : le bon de commande correspondant.

41312. Accord-cadre exécuté par marché subséquent

1. Accord-cadre.

2. Marché subséquent, passé sur le fondement de l’accord-cadre : pièces énumérées à la rubrique 412 selon les modalités de présentation de la dépense par l’ordonnateur.

3. Uniquement dans le cas où des primes ou des pénalités sont décomptées, le bon de commande mettant en œuvre les dispositions financières du marché relatives aux délais d’exécution, aux primes, ou aux pénalités.

4. Lorsque la date d’exécution des prestations est postérieure à la date de fin du marché : le(s) bon(s) de commande correspondant(s).

5. En cas de versement d’une avance : le bon de commande correspondant.

4132. Remboursement de la retenue de garantie

1. Décision de l’ordonnateur de libérer la retenue de garantie ou le cas échéant, réception d’une garantie de substitution.

2. Dans le cas où elles n’ont pas été produites préalablement au comptable, pièces justificatives prévues pour le paiement du solde.

3. Le cas échéant, décision de levée de réserves.

414. Sous-traitance et paiement direct

4141. Paiement direct

41411. Pièces générales (à fournir lors du premier paiement)

1. Marché, document matérialisant les modifications apportées au marché, acte spécial ou tout document établi par l’ordonnateur et par le titulaire du marché précisant la nature des prestations sous-traitées, le nom, la raison sociale, l’adresse du sous-traitant et son numéro de SIRET, le montant des prestations sous-traitées et les conditions de paiement prévues pour chaque contrat de sous-traitance (19).

2. Pièce justificative produite par le titulaire du marché établissant que la cession (ou le nantissement) dont sa créance a fait l’objet ne fait pas obstacle au paiement direct du sous-traitant,

ou

Certificat attestant que cette créance n’a ni été cédée, ni nantie.

3. En cas de modification des prestations sous-traitées :

a) Acte spécial modificatif ou tout document écrit justifiant la modification de la part du sous-traitant ;

b) Le cas échéant, document matérialisant l’augmentation du montant global du marché ;

Et/ou

Document matérialisant les modifications apportées au marché, acte spécial modificatif ou tout document écrit justifiant la diminution de la part du ou des autres sous-traitant(s) à due concurrence du montant de la modification visée au a).

(19) Aucun versement ne peut être effectué au profit d’un sous-traitant au titre du paiement direct en l’absence de document écrit, marché, document matérialisant les modifications apportées au marché, ou acte spécial de sous-traitance établissant les droits du sous-traitant. L’acceptation du sous-traitant et l’agrément de ses conditions de paiement peuvent résulter d’un accord tacite du pouvoir adjudicateur (cf. articles L. 2193-13, R. 2193-12, R. 2193-13 du code de la commande publique). Cet accord tacite peut se matérialiser par un certificat administratif appuyé de la déclaration de sous-traitance établie par le titulaire. Cette déclaration énonce la nature des prestations sous-traitées, le nom, la raison sociale, l’adresse du sous-traitant et son numéro de SIRET, le montant des prestations sous-traitées ainsi que les conditions de paiement. Le certificat administratif doit indiquer la date à laquelle l’accord tacite est intervenu (expiration du délai de vingt et un jours prévu aux articles L. 2193-13, R. 2193-12 et R. 2193-13 du code de la commande publique).

41412. Pièces particulières

414121. Avances

1. Ensemble des pièces produites par le titulaire du marché pour le paiement à son profit d’une dépense de même nature.

2. Le cas échéant, pièce justificative produite par le titulaire du marché établissant le remboursement de l’avance qui lui aurait été versée au titre des prestations sous-traitées.

3. Etat liquidatif du montant de l’avance.

4. Le cas échéant, garantie à première demande ou caution personnelle et solidaire pour le remboursement de l’avance.

414122. Acompte, paiement unique et intégral, paiement du solde

1. Ensemble des pièces produites par le titulaire du marché pour le paiement à son profit d’une dépense de même nature.

2. Attestation du titulaire, ou facture, ou bordereau de suivi issu de la solution mutualisée (20), comportant l’indication de la somme à régler directement au sous-traitant,

ou

En cas de redressement, liquidation judiciaire ou d’empêchement du titulaire et en l’absence d’attestation de la part du titulaire ou de son représentant, attestation du maître d’ouvrage comportant l’indication de la somme à régler directement au sous-traitant,

ou

Accord amiable ou décision de justice.

3. Le cas échéant, lorsque le titulaire n’a pas donné son accord ou notifié son refus à l’expiration qui délai qui lui est imparti, la facture du sous-traitant.

(20) Dans le cadre de la facturation électronique, il est tenu compte de la solution mutualisée, (Chorus Pro), décrite à l’article L. 2192-5 du code de la commande publique.

4142. Sous-traitance et action directe

41421. Paiement au sous-traitant

1. Mise en demeure adressée par le sous-traitant au titulaire du marché d’avoir à lui payer une somme due pour un montant déterminé en vertu d’un contrat de sous-traitance et pour l’exécution du marché.

2. Demande de paiement accompagnée d’un procès-verbal relatant la constatation matérielle des prestations effectuées et l’acceptation du titulaire,

ou

Décision de justice définitive,

ou

Accord entre les parties.

41422. Paiement au titulaire du marché

Reçu du sous-traitant attestant le règlement par le titulaire et signé par le titulaire et le sous-traitant ou décision de justice définitive ou accord des intéressés.

415. Les centrales d’achat, les groupements de commande

4151. Les groupements de commande (21)

(21) Articles L. 2113-6 à L. 2113-8 du code de la commande publique.

41511. Pièces à fournir dans tous les cas

Convention constitutive du groupement.

41512. Pièces à fournir selon les cas

415121. Cas où chaque membre du groupement exécute sa propre partie

Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense à l’ordonnateur.

415122. Cas où le coordonnateur exécute le marché au nom de l’ensemble des membres du groupement

4151221. En cas de participation aux débours du coordonnateur

1. Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense à l’ordonnateur.

2. Demande du coordonnateur lorsque la convention constitutive ne prévoit pas le montant et les modalités du versement de la participation.

4151222. En cas de remboursement

1. Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense à l’ordonnateur.

2. Etat liquidatif ou décompte établi par le coordonnateur.

4152. Paiement à une centrale d’achat (22)

(22) Une centrale d’achat est nécessairement un acheteur soumis au code de la commande publique, c’est-à-dire un pouvoir adjudicateur ou une entité adjudicatrice, tels qu’ils sont définis aux articles L. 1211-1 et L. 1212-1 du code de la commande publique.

41521. Paiement d’une prestation d’achat de fournitures ou de services (23)

1. Le cas échéant, convention entre la personne publique et la centrale d’achat, ou acte d’adhésion.

2. Facture ou mémoire émis par la centrale d’achat.

(23) 1° de l’article L. 2113-2 du code de la commande publique.

41522. Paiement d’une prestation d’intermédiation contractuelle pour l’achat de fournitures, services ou travaux (24)

(24) 2° de l’article L. 2113-2 du code de la commande publique.

1. Convention de mandat entre la personne publique et la centrale d’achat portant sur la prestation concernée.

2. Facture ou mémoire émis par la centrale d’achat, ou le cas échéant, du fournisseur.

41523. Avance à l’Union des Groupements d’Achat Public (UGAP)

1. Le cas échéant, convention.

2. Mémoire.

416. Paiements à des tiers substitués au créancier initial

4161. Paiements en cas de cession de créances ou de nantissement

41611. Pièces communes

Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense par l’ordonnateur.

41612. Pièces particulières

416121. Paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d’un nantissement

1. Dans le cadre d’un marché public faisant l’objet d’un contrat écrit, exemplaire unique du marché, du document matérialisant les modifications apportées au marché, de l’acte spécial ou de tout document écrit visé à la rubrique 41411, comportant une mention de l’ordonnateur indiquant que cette pièce est délivrée en unique exemplaire en vue de la cession (ou du nantissement) des créances résultant du marché,

ou

Certificat de cessibilité.

2. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine (25).

3. Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec avis de réception, ou tout autre moyen permettant de donner date certaine.

4. Le cas échéant, attestation de l’établissement de crédit établissant que la cession (ou le nantissement) ne fait pas obstacle au paiement direct de la partie sous-traitée ou a été réduit(e) de manière à réaliser cette condition.

5. Lorsque le paiement est dû en raison de la seule acceptation de la cession de créance, acte d’acceptation de la cession signé par l’ordonnateur (26).

(25) Le bordereau de cession ou de nantissement n’a pas à être produit au comptable assignataire.

(26) L’acceptation de la cession de créance oblige la personne publique à payer intégralement le cessionnaire sans lui opposer aucune exception tirée de ses rapports avec l’entreprise cédée et notamment de la manière dont elle a exécuté le marché.

416122. Paiement à un cessionnaire ou à un bénéficiaire de nantissement de droit commun

1. Dans le cadre d’un marché public faisant l’objet d’un contrat écrit, exemplaire unique du marché, du document matérialisant les modifications apportées au marché, de l’acte spécial ou de tout document écrit visé à la rubrique 41411, comportant une mention de l’ordonnateur indiquant que cette pièce est délivrée en unique exemplaire en vue de la cession (ou du nantissement) des créances résultant du marché,

ou

Certificat de cessibilité.

2. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine (27).

3. Le cas échéant, attestation du cessionnaire (ou du bénéficiaire du nantissement) établissant que la cession (ou le nantissement) ne fait pas obstacle au paiement direct de la partie sous-traitée ou a été réduit(e) de manière à réaliser cette condition.

4. Lorsque le paiement est dû en raison de la seule acceptation de la cession de créance, acte d’acceptation de la cession signé par l’ordonnateur (28).

(27) Le bordereau de cession ou de nantissement n’a pas à être produit au comptable assignataire.

(28) L’acceptation de la cession de créance oblige la personne publique à payer intégralement le cessionnaire sans lui opposer aucune exception tirée de ses rapports avec l’entreprise cédée et notamment de la manière dont elle a exécuté le marché.

41613. Paiement au cédant (ou au titulaire du marché ou au sous- traitant à l’initiative du nantissement)

Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l’établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine,

ou

Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine.

4162. Paiement dans le cadre d’une délégation de créances afférente à un marché public

41621. Paiement à un délégataire du titulaire du marché ou du sous-traitant ayant droit au paiement direct

416211. Pièces communes

Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense par l’ordonnateur.

416212. Pièces particulières

– convention de délégation entre la personne publique, le titulaire du marché ou le sous-traitant ayant droit au paiement direct et le délégataire ;

– pièce justificative produite par le délégant établissant que la cession (ou le nantissement) dont sa créance a fait l’objet ne fait pas obstacle à la réalisation de la délégation ou que son montant a été réduit afin que la délégation soit possible ;

ou

– certificat attestant que cette créance n’a été ni cédée, ni nantie.

41622. Paiement à un délégataire sous-traitant de second rang

416221. Pièces communes

Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense par l’ordonnateur.

416222. Pièces particulières

1. Pièces justificatives relatives à la demande du sous-traitant de 1er rang définies à la rubrique 414.

2. Convention de délégation.

3. Document établi par le sous-traitant de 1er rang indiquant la somme à verser au sous-traitant de 2ᵉ rang, cette somme ne pouvant pas dépasser la limite du montant reconnu comme étant dû au sous-traitant de 1er rang.

4. Pièce justificative produite par le délégant établissant que la cession (ou le nantissement) dont sa créance a fait l’objet ne fait pas obstacle à la réalisation de la délégation ou que son montant a été réduit afin que la délégation soit possible,

ou

Certificat attestant que cette créance n’a été ni cédée, ni nantie.

4163. Paiement à un factor

41631. Dans le cadre d’une cession ou d’un nantissement (paragraphe B de l’annexe F de la présente liste)

Pièces justificatives prévues aux rubriques 41611 et 416121, pièces 1 à 4.

41632. Dans le cadre subrogation (paragraphe A de l’annexe F de la présente liste)

1. Pièces justificatives du paiement des marchés selon les modalités de présentation de la dépense par l’ordonnateur.

2. Mention subrogative réglementaire portée sur la demande de paiement (mémoire, facture, situation de travaux…) dans les conditions fixées au paragraphe A de l’annexe F du présent décret.

3. En cas de pluralité d’oppositions, quittance subrogative datée.

417. Paiement en situation exceptionnelle

4171. Paiement en situation d’urgence

41711. Réquisition d’une entreprise

1. Arrêté de réquisition de l’entreprise.

2. Le cas échéant, pièces justificatives prévues par l’arrêté.

3. Facture ou mémoire.

41712. Marchés exécutés en situation d’urgence impérieuse

1. Marché ou échange des courriers entre la personne publique et l’entreprise.

2. Le cas échéant, pièces prévues dans le marché ou dans l’échange de courriers.

3. Facture ou mémoire.

4172. Paiement dans le cadre d’une transaction

1. Délibération autorisant la transaction, sauf pour les établissements publics de santé (EPS).

2. Transaction.

3. Si la transaction met fin au marché, pièces justificatives prévue à la rubrique 412225 (29).

(29) Lorsque la transaction intègre les opérations de solde du marché, il n’est pas exigé d’autres pièces pour procéder à son paiement.

4173. Paiement en cas d’exécution aux frais et risques du titulaire (mise en régie des prestations d’un marché public) (30)

1. Décision de mise en régie aux frais et risques du titulaire.

2. Constat des travaux exécutés avant la mise en régie.

3. Décompte(s) afférent(s) aux travaux exécutés après la mise en régie.

(30) L’exécution aux frais et risques du titulaire (mise en régie) se définit comme le moyen offert à l’acheteur public pour dessaisir son cocontractant de ses prérogatives et poursuivre l’exécution des prestations aux risques et périls du cocontractant défaillant en utilisant ses propres moyens humains et matériels.

418. Autres marchés publics spécifiques

4181. Transports scolaires

41811. Versement à l’autorité organisatrice de ” second rang ” ou à l’autorité compétente en cas de modification du périmètre urbain

418111. Premier paiement

1. Convention fixant les conditions de financement des services de transport dont la responsabilité est transférée.

2. Délibération autorisant l’ordonnateur à passer la convention.

3. Délibérations des assemblées délibérantes de l’autorité organisatrice délégante et de l’autorité organisatrice de second rang délégataire approuvant la convention

4. Etat liquidatif.

418112. Autres paiements

Etat liquidatif.

41812. Versement au titulaire du marché public passé par l’autorité organisatrice de second rang

Pièces énumérées à la rubrique 412.

4182. Marché public de crédit-bail

41821. Crédit-bail immobilier

418211. Exécution du marché

4182111. Premier paiement

1. Marché, avec le cas échéant mention d’inscription au fichier immobilier et mentionnant, en particulier, les droits acquis par le bailleur de l’immeuble.

2. Etat-réponse attestant l’absence d’inscription hypothécaire (31).

3. Décompte ou facture.

(31) Etat-réponse délivré dans les conditions énoncées à la rubrique acquisitions immobilières.

4182112. Autres paiements

Décompte.

418212. Reprise d’un marché de crédit-bail (32)

1. Contrat de cession et du marché de crédit-bail.

2. Etat-réponse attestant l’absence d’inscription hypothécaire (33).

3. Décompte.

(32) La collectivité se substitue par cession au premier preneur.

(33) Etat-réponse délivré dans les conditions énoncées à la rubrique acquisitions immobilières.

418213. Indemnité versée par le preneur en cas de résiliation de marché

1. Acte portant résiliation du marché.

2. Décompte appliquant la clause contractuelle portant pénalités,

ou

Indemnité fixée par le juge.

418214. Prolongation du marché de crédit-bail

Document matérialisant les modifications apportées au marché avec, le cas échéant, la mention de publication au fichier immobilier.

418215. Réalisation de la promesse de vente

1. Décision de l’assemblée délibérante autorisant la levée de l’option.

2. Décompte portant mention des paiements effectués et de la valeur résiduelle fixée par référence au marché.

3. Etat-réponse attestant l’absence d’inscription hypothécaire.

41822. Crédit bail mobilier

418221. Exécution du marché

4182211. Premier paiement

1. Marché.

2. Décompte.

4182212. Autres paiements

Décompte.

418222. Reprise d’un marché de crédit-bail

4182221. Premier paiement

1. Contrat de cession et marché de crédit-bail.

2. Décompte.

4182222. Autres paiements

Décompte.

418223. Indemnité versée par le preneur en cas de résiliation de marché

1. Délibération autorisant la résiliation.

2. Décompte appliquant la clause contractuelle portant pénalités,

Ou indemnité fixée par le juge.

418224. Prolongation du marché de crédit-bail

Document matérialisant les modifications apportées au marché.

418225. Réalisation de la promesse de vente

1. Décision de l’assemblée délibérante autorisant la levée de l’option.

2. Décompte portant mention des paiements effectués et de la valeur résiduelle fixée par référence au marché.

4183. Marché public d’assurance

41831. Première prime

1. Marché d’assurance.

2. Avis de paiement de l’assureur.

41832. Autres primes

Avis de paiement de l’assureur.

41833. Modification des clauses du marché

1. Si la modification résulte de dispositions légales, décompte de révision.

2. Si la modification résulte de la volonté des contractants, marché d’assurance modifié ou document matérialisant les modifications apportées au marché et avis de paiement.

4184. Paiement d’opérations réalisées sous mandat

41841. Paiement de la rémunération du mandataire

1. Convention de mandat.

2. Décompte.

41842. Financement des opérations effectuées par le mandataire

418421. Lorsque le mandataire est un organisme non doté d’un comptable public

4184211. Avances

a) Premier paiement

Convention de mandat et, le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées à la convention.

b) Autres paiements

Décompte des opérations et de leur montant justifiant l’utilisation de la dernière avance versée, accompagné des pièces justificatives prévues aux rubriques concernées de la présente liste selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations

4184212. Remboursement des débours

a) Premier paiement

1. Convention de mandat et, le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées à la convention.

2. Décompte des opérations effectuées accompagné des pièces justificatives prévues aux rubriques concernées de la présente liste selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations.

b) Autres paiements

Décompte des opérations effectuées accompagné des pièces justificatives prévues aux rubriques concernées de la présente liste selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations.

418422. Lorsque le mandataire est un organisme doté d’un comptable public

4184221. Avances

a) Premier paiement

1. Convention de mandat et, le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées à la convention.

2. Le cas échéant, délibération fixant le montant de l’avance et ses bases de calcul.

b) Autres paiements

Décompte des opérations et de leur montant justifiant l’utilisation de l’avant-dernière avance, accompagné d’une attestation du comptable certifiant que les paiements effectués par lui sont appuyés des pièces justificatives correspondantes prévues par la présente liste et qu’il est en possession de toutes les pièces afférentes à ces opérations.

4184222. Remboursement des débours

a) Premier paiement

1. Convention de mandat et, le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées à la convention.

2. Décompte des opérations effectuées.

b) Autres paiements

Décompte des opérations effectuées.

4185. Marché d’émission de cartes d’achat

41851. Premier paiement du marché d’émission de cartes d’achat

1. Marché d’émission de cartes d’achat.

2. Le cas échéant, marché exécuté par cartes d’achat.

3. Le cas échéant, annexes du contrat ayant des incidences financières.

4. Relevé d’opérations relatif à la créance à payer à l’émetteur.

5. Le cas échéant, toutes pièces justificatives définies dans les documents contractuels.

6. Le cas échéant, facture de la prestation d’émission de cartes d’achat.

41852. Paiements suivants du marché d’émission de cartes d’achat

1. Relevés d’opérations relatifs à la créance à payer à l’émetteur.

2. Le cas échéant, facture de la prestation d’émission de cartes d’achat.

419. Les marchés de partenariat (34)

(34) Les mentions obligatoires devant figurer dans les marchés de partenariat sont décrites à l’annexe H de la présente liste.

4191. Pièces générales

1. Marché de partenariat comportant les mentions obligatoires décrites à l’annexe H y compris un échéancier des paiements.

2. Certificat attestant que les conditions du versement de la rémunération sont remplies.

3. Mémoire ou facture.

4192. Pièces particulières

1. Le cas échéant, pièces justificatives définies dans le marché de partenariat, lorsqu’elles emportent des conséquences financières.

2. Le cas échéant, acte constatant la prise de possession de l’ouvrage.

3. En cas de versement d’avance prévu dans le marché, marché de partenariat.

4. En cas de versement d’acompte, état liquidatif.

5. En cas de sous-traitance, caution personnelle et solidaire d’un organisme financier (ou délégation du maître de l’ouvrage au sous-traitant à concurrence du montant des prestations exécutées par le sous-traitant).

6. En cas de marché de partenariat conclu par un groupement de commande, convention constitutive du groupement.

7. En cas de subvention du marché de partenariat, échéancier de versement et écrit fixant les modalités de versement.

8. En cas de versement de primes aux candidats, règlement de la consultation ou avis d’appel public à la concurrence prévoyant les modalités d’allocation de primes et état liquidatif par bénéficiaire.

9. En cas de défaillance du titulaire du marché, document constatant le transfert des contrats passés par le partenaire privé vers la personne publique.

4193. Paiement en cas de cession de créance ou de nantissement

41931. Paiement à un établissement de crédit ou paiement à un organisme de financement dans le cadre d’une cession prévue aux articles L. 214-169 et suivants du code monétaire et financier.

1. Pièces énumérées aux rubriques 4191 et 4192.

2. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine (35).

3. Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec avis de réception, ou tout autre moyen permettant de donner date certaine.

4. En cas de cession en application de l’article L. 313-29-1 du code monétaire et financier, attestation de la personne publique constatant la réalisation des investissements.

(35) Le bordereau de cession ou de nantissement n’a pas à être produit au comptable assignataire.

41932. Paiement au cédant (ou au titulaire du contrat)

Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l’établissement de crédit ou l’organisme de financement par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine,

ou

Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine.

42. Les contrats de concession (36) (37)

(36) Le régime juridique des contrats de concession est fixé par le code de la commande publique et par les articles L. 1411-1 et suivants du code général des collectivités territoriales.

(37) Les mentions obligatoires devant figurer dans les contrats de concession sont décrites à l’annexe J de la présente liste.

421. Pièces générales des contrats de concession

1. Contrat de concession, et le cas échéant, cahier des charges.

2. Le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées au contrat, ordre de service, ayant des incidences financières.

3. Le cas échéant, pièces justificatives prévues dans le contrat, lorsqu’elles emportent des conséquences financières.

4. Facture ou mémoire du concessionnaire.

422. Pièces des contrats de concession déléguant un service public dans le domaine de l’eau potable, de l’assainissement et du traitement des ordures ménagères et autres déchets

1. Pièces énumérées à la rubrique 421.

2. L’avis du DDFiP ou du DRFiP sur la durée du contrat, si elle dépasse 20 ans (38).

(38) Les contrats de la présente rubrique ne peuvent avoir une durée supérieure à 20 ans sauf examen préalable du DDFiP/DRFiP (articles L. 3114-8 et D. 3114-3 du code de la commande publique).

423. Paiement à des tiers substitués au créancier initial

4231. Pièces communes

Pièces énumérées aux rubriques 421 et 422 selon l’objet du contrat.

4232. Paiement des créances afférentes à une cession ou à un nantissement de créances de droit commun

1. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine (39).

2. Lorsque le paiement est dû en raison de la seule acceptation de la cession de créance, acte d’acceptation de la cession par l’ordonnateur.

(39) Le bordereau de cession ou de nantissement n’a pas à être produit au comptable assignataire.

4233. Paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d’un nantissement dans le cadre d’une cession de créance prévue aux articles L. 313-23 et suivants du code monétaire et financier

1. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine (40).

2. Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec avis de réception, ou tout autre moyen permettant de donner date certaine.

(40) Le bordereau de cession ou de nantissement n’a pas à être produit au comptable assignataire.

4234. Paiement au cédant (ou au titulaire de la concession)

Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l’établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine,

ou

Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine.

4235. Paiement dans le cadre d’une délégation de créance afférente à un contrat de concession

1. Pièces énumérées aux rubriques 421 et 422 selon l’objet du contrat à l’origine de la créance.

2. Convention de délégation de créance.

424. Les groupements d’autorités cédantes (41)

(41) Articles L. 3112-1 à L. 3112-4 du code de la commande publique

4241. Pièces à fournir dans tous les cas

Convention constitutive du groupement.

4242. Pièces à fournir selon les cas

42421. Cas où chaque membre du groupement exécute sa propre partie

Pièces énumérées aux rubriques 421 et 422 selon les modalités de présentation de la dépense à l’ordonnateur.

42422. Cas où le coordonnateur exécute le contrat au nom de l’ensemble des membres du groupement

424221. En cas de participation aux débours du coordonnateur

1. Pièces énumérées aux rubriques 421 et 422 selon les modalités de présentation de la dépense par l’ordonnateur.

2. Demande du coordonnateur lorsque la convention constitutive ne prévoit pas le montant et les modalités du versement de la participation.

424222. En cas de remboursement

1. Pièces énumérées aux rubriques 421 et 422 selon les modalités de présentation de la dépense par l’ordonnateur.

2. Etat liquidatif ou décompte établi par le coordonnateur.

425. Paiement dans le cadre d’une transaction

1. Délibération, ou décision du directeur de l’établissement public de santé, autorisant la transaction.

2. Transaction.