Article R2121-9 of the French General Code of Local Authorities

The deliberations of the town council are recorded in a register listed and initialled by the mayor, regardless of the method of transmission of these deliberations to the prefect.

Matters coming up for deliberation during the same meeting are given an order number within the meeting.

Each sheet closing a meeting recalls the serial numbers of the deliberations taken and includes the list of members present and a place for the signature of the mayor and the secretary or secretaries of the meeting.

The sheets on which the deliberations are transcribed bear the name of the municipality and the date of the meeting of the municipal council. They are numbered.

The use of permanent paper for the sheets intended for recording the deliberations is required.The printing ink must be stable over time and neutral.

All gluing is prohibited.

The numbered and initialled loose-leaf sheets are bound at the end of the year at the latest, under conditions that ensure the deliberations are legible. In municipalities with fewer than 1,000 inhabitants, the deliberations may be bound every five years. The register thus constituted includes a table by date and a table by subject of the deliberations that have taken place.

The registers are kept on paper and may also be organised on a complementary basis in digital form.

When the register is kept in digital form and the deliberations are signed electronically, the mayor and the secretary or secretaries of the meeting affix their handwritten signatures, for each meeting, to the paper register.

Original in French 🇫🇷

Article R2121-9

Les délibérations du conseil municipal sont inscrites sur un registre coté et paraphé par le maire, quel que soit le mode de transmission de ces délibérations au préfet.

Les affaires venant en délibération au cours d’une même séance reçoivent un numéro d’ordre à l’intérieur de la séance.

Chaque feuillet clôturant une séance rappelle les numéros d’ordre des délibérations prises et comporte la liste des membres présents et une place pour la signature du maire et du ou des secrétaires de séance.

Les feuillets sur lesquels sont transcrites les délibérations portent mention du nom de la commune et de la date de la séance du conseil municipal. Ils sont numérotés.

L’utilisation du papier permanent pour les feuillets destinés à l’inscription des délibérations est requise.L’encre d’impression doit être stable dans le temps et neutre.

Tout collage est prohibé.

Les feuillets mobiles numérotés et paraphés sont reliés au plus tard en fin d’année, dans des conditions assurant la lisibilité des délibérations. Dans les communes de moins de 1 000 habitants, il peut être procédé à la reliure des délibérations tous les cinq ans. Le registre ainsi constitué comprend une table par date et une table par objet des délibérations intervenues.

La tenue des registres est assurée sur papier et peut également être organisée à titre complémentaire sur support numérique.

Lorsque la tenue du registre est organisée sur support numérique et que les délibérations sont signées électroniquement, le maire et le ou les secrétaires de séance apposent leur signature manuscrite, pour chaque séance, sur le registre papier.