Article R322-55-4 of the French Insurance Code

I.-The company’s Articles of Association determine the rules governing the convening and deliberations of the Board of Directors or the Supervisory Board.

1° If the Board of Directors has not met for more than two months, at least one third of the members of the Board may ask the Chairman to convene a meeting to discuss a specific agenda. The Chief Executive Officer may also ask the Chairman to convene the Board of Directors on a specific agenda.

The Chairman is bound by requests made to him under the two preceding paragraphs.

2° The Chairman of the Supervisory Board must convene a meeting of the Board on a date no later than fifteen days after a reasoned request to do so has been made by at least one member of the Management Board or at least one third of the members of the Supervisory Board.

If the request is not acted upon, the authors of the request may convene the meeting themselves, indicating the agenda for the meeting.

II – The Board of Directors or the Supervisory Board may only validly deliberate if at least half of its members are present. Any clause to the contrary is deemed unwritten.

Unless otherwise stipulated in the Articles of Association, members who take part in the meeting by videoconference or telecommunication are deemed to be present. Such video-conferencing or telecommunication means must meet technical characteristics enabling members to be identified and guaranteeing their effective participation in the meeting of the Board of Directors or the Supervisory Board, the proceedings of which are broadcast continuously. These means transmit at least the sound of the voice of the participants and meet the technical characteristics enabling the continuous and simultaneous retransmission of the deliberations.

Unless the Articles of Association provide for a greater majority, decisions are taken by a majority of the members of the Board of Directors or the Supervisory Board.

The Articles of Association may provide that decisions falling within the specific remit of the Board of Directors or the Supervisory Board relating to provisional appointments, authorisations to grant sureties, endorsements and guarantees, amendments to the Articles of Association to bring them into line with legal and regulatory provisions and the convening of General Meetings, as well as decisions to transfer the registered office to the same or an adjacent département, may be taken by written consultation of the directors.

Unless otherwise provided in the Articles of Association, the Chairman of the meeting has the casting vote in the event of a tie.

The directors or members of the Supervisory Board, as well as any person called upon to attend meetings of the Board of Directors or the Supervisory Board, are bound by discretion with regard to information of a confidential nature and given as such by the Chairman of the Board of Directors or the Chairman of the Supervisory Board.

III – An attendance register is kept which is signed by the directors or members of the Supervisory Board attending the meeting of the Board of Directors or the Supervisory Board and which lists the names of those present.

Unless otherwise stipulated in the Articles of Association, a director may authorise another director in writing to represent him at a meeting of the Board of Directors.

Each director may hold only one of the proxies received in application of the preceding paragraph at any one meeting.

The deliberations of the Board of Directors or the Supervisory Board are recorded in minutes drawn up in a special register kept at the registered office and marked and initialled either by a court judge or by the mayor of the municipality in which the registered office is located or by a deputy mayor, in the ordinary way and free of charge.

However, the minutes may be drawn up on continuously numbered loose-leaf pages, initialled in accordance with the conditions set out in the previous paragraph and bearing the seal of the initialling authority. As soon as a sheet has been completed, even partially, it must be attached to those previously used. Any addition, deletion, substitution or reversal of sheets is prohibited.

The special register may be kept and the minutes drawn up in electronic form. In this case, the minutes are signed by means of an electronic signature under the conditions provided for in article 1367 of the French Civil Code. The minutes are dated electronically using a time-stamping system that provides full guarantees of proof.

IV – The minutes of the meeting shall indicate the names of the directors or members of the Supervisory Board present or deemed to be present within the meaning of II, excused or absent. They shall record the presence or absence of persons summoned to the meeting of the Board of Directors or the Supervisory Board by virtue of a legal provision and the presence of any other person who attended all or part of the meeting. The minutes shall also mention any technical incident relating to a videoconference or the use of telecommunications equipment, where such incident disrupted the meeting.

The minutes are signed by the Chairman of the meeting and at least one director or Supervisory Board member. If the Chairman of the meeting is unable to attend, they shall be signed by at least two directors or Supervisory Board members.

The attendance register may be kept in electronic form. In this case, the register is signed by means of an electronic signature in accordance with the conditions set out in article 1367 of the French Civil Code. The register shall be dated electronically by a time-stamping method offering every guarantee of proof.

V.- Copies or extracts of the minutes of the deliberations are validly certified by the Chairman of the Board of Directors or the Supervisory Board, the Managing Director, the Deputy Managing Directors or a member of the Management Board, the Managing Director temporarily acting as Chairman or a proxy authorised for this purpose.

During the liquidation of the company, these copies or extracts are validly certified by a single liquidator.

Certification may be made by means of an electronic signature under the conditions set out in article 1367 of the French Civil Code.

VI – Sufficient proof of the number of directors or Supervisory Board members in office and of their presence at a meeting is provided by the production of a copy or extract of the minutes.

Original in French 🇫🇷

Article R322-55-4

I.-Les statuts de la société déterminent les règles relatives à la convocation et aux délibérations du conseil d’administration ou du conseil de surveillance.

1° Lorsqu’il ne s’est pas réuni depuis plus de deux mois, le tiers au moins des membres du conseil d’administration peut demander au président de convoquer celui-ci sur un ordre du jour déterminé. Le directeur général peut également demander au président de convoquer le conseil d’administration sur un ordre du jour déterminé.

Le président est lié par les demandes qui lui sont adressées en vertu des deux alinéas précédents.

2° Le président du conseil de surveillance doit convoquer le conseil à une date qui ne peut être postérieure à quinze jours lorsqu’un membre au moins du directoire ou le tiers au moins des membres du conseil de surveillance lui présentent une demande motivée en ce sens.

Si la demande est restée sans suite, ses auteurs peuvent procéder eux-mêmes à la convocation, en indiquant l’ordre du jour de la séance.

II.-Le conseil d’administration ou le conseil de surveillance ne délibère valablement que si la moitié au moins de ses membres sont présents. Toute clause contraire est réputée non écrite.

Sauf clause contraire des statuts, sont réputés présents les membres qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou de télécommunication. Ces moyens de visioconférence ou de télécommunication doivent satisfaire à des caractéristiques techniques permettant l’identification des membres et garantissant leur participation effective à la réunion du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, dont les délibérations sont retransmises de façon continue. Ces moyens transmettent au moins le son de la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

A moins que les statuts ne prévoient une majorité plus forte, les décisions sont prises à la majorité des membres du conseil d’administration ou du conseil de surveillance.

Les statuts peuvent prévoir que les décisions relevant des attributions propres du conseil d’administration ou du conseil de surveillance en matière de nomination à titre provisoire, d’autorisation de donner des cautions, avals et garanties, de modification des statuts visant à les mettre en conformité avec les dispositions législatives et réglementaires et de convocation de l’assemblée générale, ainsi que les décisions de transfert du siège social dans le même département ou dans un département limitrophe peuvent être prises par consultation écrite des administrateurs.

Sauf disposition contraire des statuts, la voix du président de séance est prépondérante en cas de partage.

Les administrateurs ou les membres du conseil de surveillance, ainsi que toute personne appelée à assister aux réunions du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, sont tenus à la discrétion à l’égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par le président du conseil d’administration ou par le président du conseil de surveillance.

III.-Il est tenu un registre de présence qui est signé par les administrateurs ou les membres du conseil de surveillance participant à la séance du conseil d’administration ou du conseil de surveillance et qui mentionne le nom des présents.

Sauf clause contraire des statuts, un administrateur peut donner, par écrit, mandat à un autre administrateur de le représenter à une séance du conseil d’administration.

Chaque administrateur ne peut disposer, au cours d’une même séance, que d’une seule des procurations reçues par application de l’alinéa précédent.

Les délibérations du conseil d’administration ou du conseil de surveillance sont constatées par des procès-verbaux établis sur un registre spécial tenu au siège social et coté et paraphé soit par un juge du tribunal judiciaire, soit par le maire de la commune du siège social ou un adjoint au maire, dans la forme ordinaire et sans frais.

Toutefois, les procès-verbaux peuvent être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité, paraphées dans les conditions prévues à l’alinéa précédent et revêtues du sceau de l’autorité qui les a paraphées. Dès qu’une feuille a été remplie, même partiellement, elle doit être jointe à celles précédemment utilisées. Toute addition, suppression, substitution ou interversion de feuilles est interdite.

Le registre spécial peut être tenu et les procès-verbaux établis sous forme électronique. Dans ce cas, les procès-verbaux sont signés au moyen d’une signature électronique dans les conditions prévues à l’article 1367 du code civil. Les procès-verbaux sont datés de façon électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve.

IV.-Le procès-verbal de la séance indique le nom des administrateurs ou des membres du conseil de surveillance présents ou réputés présents au sens du II, excusés ou absents. Il fait état de la présence ou de l’absence des personnes convoquées à la réunion du conseil d’administration ou du conseil de surveillance en vertu d’une disposition légale et de la présence de toute autre personne ayant assisté à tout ou partie de la réunion. Il fait également état de la survenance éventuelle d’un incident technique relatif à une visioconférence ou à l’usage des moyens de télécommunication, lorsque cet incident a perturbé le déroulement de la séance.

Le procès-verbal est revêtu de la signature du président de séance et d’au moins un administrateur ou un membre du conseil de surveillance. En cas d’empêchement du président de séance, il est signé par deux administrateurs ou membres du conseil de surveillance au moins.

Le registre de présence peut être tenu sous forme électronique. Dans ce cas, le registre est signé au moyen d’une signature électronique dans les conditions prévues à l’article 1367 du code civil. Le registre est daté de façon électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve.

V.-Les copies ou extraits de procès-verbaux des délibérations sont valablement certifiés par le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, le directeur général, les directeurs généraux délégués ou un membre du directoire, l’administrateur délégué temporairement dans les fonctions de président ou un fondé de pouvoir habilité à cet effet.

Au cours de la liquidation de la société, ces copies ou extraits sont valablement certifiés par un seul liquidateur.

La certification peut se faire au moyen d’une signature électronique dans les conditions prévues à l’article 1367 du code civil.

VI.-Il est suffisamment justifié du nombre des administrateurs ou des membres du conseil de surveillance en exercice ainsi que de leur présence à une séance par la production d’une copie ou d’un extrait du procès-verbal.